2度の法改正で「文書のスキャナー保存」が現実的に
結局、「e-文書法」のメリットは骨抜きにされ、その結果、2014年度になっても、国税庁によるスキャナー保存承認件数はたったの152件でした。※ その状況を変えるべく、2015年、さらに2016年の二度にわたる税制改正で、国は「電子帳簿保存法」を改正し、ようやく「e-文書法」の理念が生かされるようになりました。そのポイントは次のとおりです。
※出典：国税庁 平成26年度「電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況」より
企業側から強く要望していたこれらの法改正により、いよいよ「e-文書法」に対応した「文書のスキャナー保存」の環境が整ったのです。
コストだけでなく、企業競争力の強化につながる
「e-文書法」に対応した文書のスキャナー保存によって、企業はどう変わるのでしょうか。まずはコストの削減です。国税関係書類は保存期間が7年と長く、置き場所を確保し続けることは企業にとって負担です。
それが電磁的記録に置き換えられるのであれば大きなコスト削減になります。倉庫費用のみならず、整理やファイリング、収納、経年管理という手間も、システム導入により大幅にカットできます。ただしシステム導入などの初期費用や、アプリケーションやタイムスタンプの利用料など、新たな費用発生には注意する必要があります。
電子化には、コスト削減以外のメリットがあります。紙の保存ルールが変わることで、これまでの業務フローを抜本的に見直しでき、稼働削減につながることです。万一、紙情報を確認しなくてはならないとき、検索可能な状態で電子化されていれば、紙での保存より、はるかに早く元の情報にアクセスできるでしょう。
こうしたスピード感は、サービスの質を高め、顧客満足度向上につながります。当然、電子化により、アクセス権を設定し、情報を共有したり、逆に隠したりすることも容易に設定できます。「コンピューター情報の漏えいリスク」が騒がれていますが、現時点では紙情報のほうが、はるかに漏えいリスクが高いことは間違いないでしょう。
しかしこれまで、文書保存の業務を変える取り組みは、制約も多く消極的なものだったのではないでしょうか。「重くて、かさばり、扱いにくい『紙』での保存はイヤだけれど、法律で定められているので仕方なくやっている」というのが、企業におけるさまざまな文書管理担当者の本音ではなかったかと思われます。
それが、紙での保存や管理から解放され、情報として活用できるようになるとしたら、そうしたことへの積極的な取り組みがサービスの質を上げ、企業競争力の向上に寄与する可能性があります。恩恵は大企業のみならず、中小企業にももたらされるでしょう。
領収書、請求書、納品書といった国税関係書類は、ポジションに関係なく、多くの従業員が関係する身近なものです。それだけに機能的なシステムを導入すれば、多くの人が肌でメリットを感じ、モチベーションがアップするはずです。文書のスキャナー保存は、企業が行わねばならない一つの作業にすぎませんが、経営戦略にまでつながっていることを認識し、積極的に取り組むべきでしょう。
「法令の要件」「セキュリティー」「業務の最適化」に注意を
