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2003年6月〜2007年5月 
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アポイント編1:取引先に商談の約束を取りつける

よく使うビジネスメールの一つに、アポイントを取るためのメールがあります。
一見簡単そうに見えますが、先方にとって必要な情報を簡潔明瞭に記したメールには、なかなか出会えないものです。
それどころか、この人にはもう会いたくないという印象を与える不遜なメールも少なくありません。

今回は、アポイントメントメールの中でも難易度の低い事例、既に取引のある相手に商談の約束を取り付けるメールを作ってみましょう。

取引先との商談アポメール作成 5つの成功ポイント
 

今回のメール作成のポイントを、5つ挙げてみます。

1.件名に、目的・希望時期・同行者を具体的に記す
以前にも書きましたが、件名は【】で括ると受信箱で目立ちます。さらに【面談のお願い】や【面談希望】から書き始めると内容も一目で分かります。続けて、この商談の目的と、上司やエキスパートなど同行者を明らかにすることで、このメールへの関心を高めることができます。同時に、希望時期も明らかにしましょう。

2.名乗る時には、ご購入商品名・サービス名を添える。
先方に「その他大勢」の取引先だと思われている場合には、メールの冒頭で、個人名や社名を名乗っただけではピンとこないかもしれません。そこで、相手に馴染みのあるご購入商品やサービスの名前を添えれば、先方の記憶もよみがえりやすいでしょう。

3.冒頭のあいさつで、直近のお取り引きなどにふれてお礼をする
あいさつで「いつもお世話になっております」とただ書くだけでは、印象が薄いと思います。直近に取引や商談をいただいたことはもちろんのこと、勉強会などでお会いしたことがあれば、その時のお礼と印象を書き添えることで謝意がさらに伝わるでしょう。

4.本文では、商談の目的と、具体的な提案内容を簡潔に記す
目的が不明な面談依頼ほど困るものはありません。何か不利な話や面倒な話を持ち込まれるのではと勘ぐられないためにも、商談の目的を明らかにいたしましょう。そして、その商談が、どんなメリットを先方にもたらすのかも具体的かつ簡潔に書き添えたいものです。

5.候補日時を、できる限り複数挙げておく
不要なメールのやりとりは、それだけで煩わしくなるもの。面談をお願いする商談内容が重要であり、さらに同行者に役職者が含まれている場合は、先方もしかるべき役職者を同席させるべく調整してくださるはずですから、日時の調整がスムースに行えるように、あらかじめ当方全員が参加できる候補日時をなるべく多く列挙しておきましょう。

それでは、さっそく作ってみましょう。

取引先との商談アポイントメールの実例
 
●件名:【面談希望】2月上旬に新商品内見で部長と伺いたいと存じます


▼本文
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XXX株式会社
システム開発部 課長
大山田 一郎様

 まだまだ寒い日々が続きますが、いかがお過ごしでしょうか?

 いつも貴社物流システムの開発と運用でお世話になっております
○×△産業株式会社システム営業部の鈴木好夢仁です。

 昨年暮れの弊社システムセミナーには、
お忙しい中ご参加いただき本当にありがとうございました。

 大山田様に、セミナーの後で熱心なご質問をいただきました際に、
内々に予告させていただきました新製品がいよいよ完成致しました。

 来る2月末に正式発表となる運びです。

 貴社におけます同新製品導入のメリットは、
まさに大山田様のリクエストにお応えできるものと確信致します。。

  1) 運用コスト30%減が見込まれます。
2) 専門の運用要員は不要です。
3) 貴社の他のシステムと簡単に連携できます。


そこで発表前に、弊社部長の小夢田が、御社に伺って、
大山田様に、ぜひ内見いただきたいと申しております。

 期末を控えて、大変お忙しいことと存じますが、
もし2月上旬にお時間をいただけますようでしたら、
部長の小夢田と私の二人でデモに参上させていただきます。

     
 

 貴社ご関係者の日程調整でお手間をおかけしないため、
以下の日時をあらかじめ予定させていただきました。

2月2,3,4日の 午後、
7,8,9日の 午前・午後

 あるいはご希望日時をご連絡いただきましたらすぐに再調整いたします。

 発表前ですが、大山田様には新製品をご評価いただき、
貴社の経営革新のお手伝いができればと考えております。

 ぜひとも、ご面談の機会をいただけますよう
心からお願い申し上げます。


♪ユビキタス社会を応援します!!
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
鈴木好夢仁 COMZINE SUZUKI  mailto:info@xxxxxx.com

 ○×△産業株式会社
http://www.xxxxxx.com/xxxxx.html
──────────────────────────
〒100-0000 ○×県○○××市○×町
TEL 03(****)**** FAX03(****)****
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

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すでにお取引のある相手先ではありますが、さらに強固な関係を築く機会ともなります。
新商品をご紹介するご連絡も、万全の体勢でのぞみましょう!

 
久米信行(くめ・のぶゆき)プロフィール

1963年

東京都墨田区生まれ

1987年

慶應義塾大学 経済学部卒業

1987年

イマジニア株式会社入社 ファミコンゲーム開発

1988年

日興證券(株)入社 資産運用・相続診断システム開発

1991年

久米繊維工業(株)代表取締役に就任

1995年

ティーシャツ・ギャラクシー(株)設立 代表取締役
(現ティーギャラクシー・ドット・コム(株))

 

このほか、(社)ソフト化経済センター客員研究員、(社)東京商工会議所 IT推進委員会委員、(株)カレン 社外取締役などを務める。

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イラスト/小湊好治 Top of the page
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