なくて七クセと言いますが、メールにおいても、差出人が知らず知らずのうちに相手に迷惑をかけている困ったクセを、しばしば見かけることがあります。その代表例が「文字化けメールのクセ」。中でもやっかいなのは「部分文字化けのクセ」です。
もしも、全文が「文字化けメール」であれば「メールが読めません」という返信で、差出人は、その過ちを知ることができます。ところが「部分文字化けメール」では、文全体の意味は何となく伝わってしまうので、わざわざ受信者が差出人に文字化けを知らせてくれない場合が多いのです。ですから差出人はいつまでたっても「部分文字化けメールのクセ」に気づかないことになります。

もう一つ困ったことに、部分文字化けメールは、マッキントッシュを使いこなすデザイン名人や、ワープロが得意なビジネス文書達人から届く場合が少なくありません。これは、マッキントッシュやワープロ専用ソフト・専用機に特有の「機種依存文字」が「文字化け」の主な元凶だからです。メール以外では達人級というIT活用に自信満々の差出人に、たかが「部分文字化け」の注意をするのは気が引けるものです。そのため、当人はそのクセに気づかないまま文字化けメールを出し続けてしまうことになります。
そこで、今回はITが得意なビジネスパーソンであっても、ついつい出してしまいがちな文字化けメールのクセと、その対策について考えてみましょう。

ビジネスメールの冒頭には、相手先の宛名と会社名を表記するケースが少なくありません。また、文末に添える自身の署名にも会社名が入ることが多いでしょう。こうした場合は、○○○○株式会社、有限会社□□□□などと、略さずに表記するのが基本です。

しかし、例えば「かぶしきがいしゃ」と入力した途端に、ワープロが「（株）」と勝手に略した表記に変換してしまう経験を、誰もがお持ちでしょう。こんな時に困るのは、（株）を、うっかり全角一文字の記号文字、それもワープロ機種に依存した文字に変換してしまうことです。いわば、企業の顔とも言える会社名に文字化け文字を冠しては、とても失礼にあたります。
そこで失礼な「社名文字化け」を避けるためにも、会社名をメール冒頭の宛名や、文末の署名に表記する場合は、できるだけ略式表記をするのを避けましょう。どうしても略して表記したい場合には、ワープロで変換をしないで、例えば「（」＋「株」＋「）」と、全角かっこと漢字を一つ一つ打った方が確実です。そうすれば、うっかり記号文字に変換してしまうミスも避けられるでしょう。
また、署名に必須の電話番号を表記する際によく使われる、「TEL.」や「（代）」という略字も、ワープロに頼らず、一文字ずつ同じ方法で打つ方が確実です。ただし郵便番号の表記で使われる「〒」については文字化けをしませんので、使ってもよいでしょう。

もちろん、メール本文にも無意識のうちに「部分文字化けグセ」は現れます。中でも、気づかないうちに使ってしまいがちな「文字化け記号」を挙げるとするなら、上位には「半角記号」の数々が並ぶでしょう。半角記号とは、鍵カッコ、濁点、半濁点、長音符、句読点、中黒（もちろん全て半角）などです。

うっかり使ってしまうのは半角の中黒でしょう。中黒は、例えば「ジョン・レノン」というように外国人の姓名や「インフォメーション・テクノロジー」といった複合語を区切る場合、あるいは最近では複数の単語を併記したい時に使う区切り記号です。ビジネス文書のみならずメールを読みやすくすることにも役立つ大切な記号です。中黒は、全角で表記されていれば問題なく使うことができます。しかし同じ中黒でも「半角の中黒」は文字化けしてしまいます。通常は、JISキーボードの「め」のキーを押すと、全角で候補表示されるはずですが、うっかりもう一度漢字変換キーを押してしまうと半角になってしまう場合もあるようです。また漢字変換ソフトの設定によっては、最初に半角で変換されることもあるので、全角中黒に変換されるように直しておきましょう。

それから「半角記号」と同様に「半角カナ」も文字化けしてしまうので注意が必要です。半角カナは、例えば「インターネット」「メール」といったカタカナ表記の外来語を、ワープロ専用ソフトで変換するときに、うっかり半角にしてしまうケースが多いようです。ビジネス文書作成に慣れている人は、表示できる文字数が少ない場合にあえて半角カナを使うこともあるようですが、メールでは文字化けするのでやめましょう。また、WindowsXPに付属するMS-IMEを始めとして、多くの「かな漢字変換システム」は、変換候補一覧に「半角カナ」を表示させないように設定できますので上手に活用いたしましょう。
その他、年月日を記す時の大正、昭和といった元号や、メートル、グラム、パーセントといった単位を短く記す単位記号なども文字化けの原因となります。メールを打つときには、こうした特殊な記号を使わないように注意いたしましょう。

今回は「部分文字化けグセ」の傾向と対策をご紹介いたしましたが、多くの場合、メール本文をワープロソフトで作ってから、コピーペーストすることが原因となります。ワープロソフトは多機能であるがゆえに、知らず知らずのうちに「機種依存文字」を使った独自の変換や、文書整形をしてしまうことが多いからです(機種依存文字について詳しく知りたい方は、TETSUROさんのホームページにある「機種依存文字劇場」が分かりやすいので、ご参照ください。)。

ですから、私は、通常の連絡メールの発信、返信は、メールソフト上で直接文書作成して対応しています。また清書が必要な少し長めの文書については、MK-Editorというフリーのテキストエディタを活用しています。慣れれば、下書き→清書というプロセスを省くことと、ワープロソフトで余計な文書整形や修飾をしないことの効率性を体感できるでしょう。その上、シンプルなテキストデータほど互換性が高く、文字化けすることもなく、多くの人が読むことができるのです。