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第32回 第2章 事前準備
第01項 名前はどう設定?
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■第2章 事前準備
第1項
名前はどう設定?
〜読まずに消されやすい「発信者名」とは
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■事前準備が大切なわけ
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第1章の「心がまえ」編に、半年以上も、おつきあいいただきまして、
どうもありがとうございました。
今日からはじまる第2章では、メールを受発信する前に、
ご愛用のパソコンやメールソフトに事前登録しておくべきことなどを
中心として、ご案内いたします。
@ @ @
この事前準備は、地味な作業ですが、とても大切です。
なぜなら、準備さえ、きっちり整えれば...
1)相手の受信箱で、自分のメールが埋もれることなく
2) メールを送るたびに、さりげない名刺・会社案内交換にもなり
3)メール受発信が、お互いにスムーズに行える
...からです。
@ @ @
しかし、残念なことに、メールに初心者に限って、こうした事前準備
を整えずに、いきなりメールをはじめているように見受けられます。
そこで、この章では、今一度、メールソフトの初期設定などを、見直
してみましょう。
■メールソフトの送信者「名前」設定をしないと最悪
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まず、第一に大切なのは、送信者、すなわちご自身の「名前」設定です。
メールソフトに、あらかじめ登録した「名前」が、
送信相手の受信箱で「送信者名」として表示されるのです。
@ @ @
何も設定しないと、メールアドレスがそのまま表示されることに、
なります。これが、おそらく最悪のケースです。
メールアドレスから、自分の名前、顔まで思い出してもらうことは
とても難しいのです。
本当は知り合いなのに、誰か見知らぬ人から届いた未承諾広告メール
(ジャンクメールやスパムメールと呼ばれます)に見えて、
読まずに消されてしまうかもしれません。
@ @ @
ところが、恐ろしいことに、昨今メールを始めたとおぼしき方を中心に
「メールアドレスのみ表示派」が、数多く見受けられるのです。
■送信者名設定「各流派」の長短所
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さて、私の受信箱を見渡しますと、送信者名は驚くほどバラバラです。
よくあるパターンを見ながら、長短所を考えてみます。
◎1 会社・所属団体名だけ
例)(株)○○コーポレーション、○○事務局
有名企業なら、まだ安心感があるかもしれませんが、
無名企業なら、少しあやしい感じがします。
いずれにせよ、ダイレクトメールと思われやすいですし、
返信しても、きちんと対応されるかどうか不安な感じです。
◎2 会社・所属団体名+所属部署名
例)○○株式会社 法人営業部
1のケースよりは、具体的であるものの、
どうしても、売り込み目的のメールに見えるでしょう。
また、この会社は、個々人にアドレスを持たない
風通しの悪い組織だと勘ぐられるかもしれません。
◎3 会社・所属団体名+名前
例)□□物産/田中 一郎、田中 一郎@□□物産
まだお付き合いの浅いビジネスパートナー向けには
最適な方法かもしれません。
ビジネス電話でも、社名と名前を1セットで名乗るのが礼儀
ですが、それと同じことです。
(電話で、いきなり名前だけ名乗る方がいらっしゃいますが
もちろん「自分が思っているほど有名」ではないわけです。)
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特に.....幸か不幸か、田中、鈴木など、ありがちな姓名の方や、
業種的に毎日の取引ではなく、年に数回スポットで取引をする
=毎日のようにメールをやりとりするわけではない=場合などは、
団体と名前をセットでお知らせした方が、早く思い出してもらえ、
せっかく出したメールを消されずに済むはずです。
@ @ @
また「田中 一郎@□□物産」といったネット方言を使うと
堅い会社、人には嫌われるかもしれません。
オーソドックスに「□□物産/田中 一郎」といった
「会社名/名前」の表記が 無難です。
もちろん、(株)などは不要でしょう。
@ @ @
ただし、メールソフトによっては、発信者登録の
「姓」のところに「会社名」、「名」のところに「個人名」
を登録するなどの、ウラ技が必要な場合もあります。
◎4 名前だけ表記
例)田中 一郎
一番オーソドックスな方法は、名前だけ表記するパターンです。
インターネットは個人中心の個人間メディアでありますので、
それが自然だとも思えます。
しかし、珍しい名前や良く知っている名前の場合や
日々のメール交換で個人的関係が出来上がっている場合を除けば、
今後「メールを読まずに消去される率」が高まるかもしれません。
特に、おつきあいが浅い、あるいは、先方のおつきあいが広い、
ビジネスパートナー向けには、団体名/名前の連名表記が
無難でありましょう。
@ @ @
ただし「メール道」を一歩進めて、
個人同士、あるいは家族ぐるみでの
深いおつきあいができるようになったり、
良く存じ上げている縁者向けに
商売っ気の少ない、あるいは趣味のメールマガジンや
メーリングリストのやりとりをするならば、
会社名表記は、逆に不自然です。
メール道の究極は.....公私混同・お役立ちの結果として
気が付けばビジネスにも結びつくということでしょうから、
そこまで行けば、所属団体名は不要でしょう。
@ @ @
また、上級者ならば、会社で使うメールアドレス・
メールソフトと、自宅でつかうものの、名前設定を変えて
使いわけるのも良いでしょう。
■ ローマ字か?漢字か?
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私の受信箱にある送信者名のうち半数はローマ字による英文表記です。
もちろん、グローバルに活躍されている縁者が多いので、その比率が
高いのでありましょうが...
一見すると、そうする必要が少ない人までが、英文表記をしている
ことに気づきます。
@ @ @
過密状態のメール受信箱では、もちろん目立った方が良いのです。
その点で、やはり「表音文字の英字」より、「表意文字の漢字」
の方が有利だと思います。
ですから、海外とのメールのやりとりが無いか、少ないのであれば、
漢字名がお勧めだと思います。
私も、そんな理由で漢字名を使っています。
@ @ @
また、なぜか、送信者名がローマ字表記の方は、電子署名にも
漢字の表記がない方が多いのです。
名刺交換がないまま、メールでのお付き合いということも、
今後は多分にありえるのですが...
例えば、年賀状を出したり、ビジネス文書を作ったり する時に、
英字派の人の名前を、どんな漢字で書けば良いか困ることがあります。
やはり、日本人向けには、漢字を使うのが良いと思います。
■姓名の間は、半角あるいは全角あけると読みやすい
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それから、細かいことですが.....
漢字名を使う、もう一つの利点は、メールソフトの「アドレス帳追加」
機能を使った時に、姓名が逆にならずに登録される点です。
この機能をうまく働かせるためにも、
また見た瞬間に、姓名の区別を、わかりやすくするためにも、
姓名の間を、「田中 一郎」というように一文字空けましょう!
意外にも、姓名を続けて書いている送信名が多いのです!
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たとえば「田中一郎」よりも「田中 一郎」 の方が 読みやすいですし、
「田 中一郎」さんと間違えられずにすみましょう。
■結論は姓名あけて漢字表記。そして所属名を題名や本文冒頭で名乗る
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私が、お薦めしたいのは...
日本人の相手向きには、漢字で個人の姓名を「久米 信行」と登録する
方法です。
個人が主人公になるネット社会に敬意を表したいのです。
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ただし、初対面や、おつきあいの浅い方には、
メールのタイトルで「□□物産/田中から○○の件につきまして」
などと追加情報を添えると良いでしょう。
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また、おつきあいが深まった人であっても、
ビジネス用途のメールなら、本文の出だしで、
「こんにちは!□□物産/田中 一郎です。」
と所属名入りで名乗るようにする心配りをすれば、
相手を戸惑わせることはないでしょう。
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