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第33回 第2章 事前準備
第02項 メールアドレスの使い分け
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■第2章 事前準備
第2項
メールアドレスの使い分け
〜「永久」個人アドレスこそが、縁をつなぐ「命綱」
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■アドレスをどう使い分けるか
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会社でも、自宅でも、さらにはプライベートで、ケータイでもメールを
使うようになると、その受発信は混乱しがちです。
公私ともどもメールに追われながら、重要な連絡を見落とすことなども
たびたび起こりそうです。
そこで、メールアドレスをどのように準備し、設定し、使い分けるかが
重要になってきます。
■まずは「永久」個人アドレスを持とう
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一番、重要なポイントのひとつは、個人として一生涯使う覚悟のメール
アドレス=「永久」個人アドレスを一つ確保するということです。
もちろん「会社の経費」ではなく「自腹」で取得します!
引っ越しても、転職しても、とにかくこのメールアドレスに出せば、
いつでもコンタクトできるアドレスを用意するのです。
これによって、人事異動や転職などを機会に、なにかと変わることの多い
住所や電話番号以上に!便利なのです。
一度育んだ縁を、引き続き大切にすることができるのです。
@ @ @
ところが.....実際には、メールアドレスが、コロコロ変わる人が多い
のは、困ったことです。
「縁尋奇妙メール」は、お送りしていた過去の経験からいたしますと、
毎年、数パーセントはアドレスが変わって届かなくなるのです。
■所属団体のアドレスは、意外に変わるもの
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なぜか、企業、官公庁、大学など、大きな所属団体のアドレスは、よく
変わるようです。
@ @ @
これは、昨今、転職をする人が増えたという理由ばかりではありません。
いくつかの大企業では、所属部署名まで、メールアドレスに明記されて
いますので、人事異動や、組織変更ごとに変わって、とても不便です。
人事異動のたびに、いつのまにか、楽しみにしていたメールマガジンが
届かなくなったり、縁者から見て「音信不通」になったりしているので
しょうが、当人は、忙しいと「それに気付かない」かもしれません。
@ @ @
また、企業合併、団体統廃合ばやりのご時世では、団体名それ自体が
変わることも、珍しくありません。
企業30年説を信じるかどうかはともかく、リタイア後までも続く、数十年
のおつきあいを、メールで築こうとするなら、所属団体のアドレスは、
適当だとは思えません。
■「永久」個人アドレスを選ぶ時の注意
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また、なんらかの事情で個人メールアドレスを変更した場合にも、
「目に見えないトラブル」が発生しています。
たとえば、ブロードバンドの高速回線に切り換えたり、もっと安い接続
業者に変えたという場合などが、考えられます。
一見すると、安価で快適な環境と引き換えに、ご自身が「行方不明」に
なっていることにお気づきですか?
@ @ @
さて、そんなパーマネント個人アドレスを持つ時に重要なのは、何より
接続業者選びですが.....
インターネットの接続料は、今や、世界的に見ても、十分に割安で、
しかも、どの接続業者を見ても、大きな差額はありません。
@ @ @
ですから、目先の接続料の安さよりも、その接続業者の実力と本気度を
はかることが重要でしょう。
1)現在、将来のサービスレベルは十分か?
回線速度やウイルス対応など現在の必須サービスはもちろん、
動画や音声などのサービスに対応していけるか気になります。
2)過当競争の中で、設備投資と経営を存続できるかどうか?
既に競争に敗れてなくなったり、統合されたプロバイダーは
数知れませんし、これからはもっと厳しくなるのです。
3)本業として、永続しようという気概があるか?
経営基盤はしっかりしていても、あまり儲からないので、
売却してしまった例も多くみられます。
ですから、株価が高い、大手の通信会社や、大手のコンピュータメーカー
が本気で運営している、会員数がトップクラスの接続業者の中から選ぶの
が、面白みこそないかもしれませんが「無難」でしょう。
結果として、そうした接続業者のサービスを見ると、アクセスポイントが
多く、全国全世界で使える上、迷惑メールやウイルス対応などのサービス
も平均以上に充実しているようです。
■会社のアドレスから個人アドレスへの転送を活用
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私の場合は、今や、「永久」個人アドレスを、ビジネスでも活用しており
ます。
アドレスが一つならば、メールソフト内の検索や、メールの振り分けも
しやすいからです。
メール縁者のアドレスを拝見しても、企業のトップでありながら、しかも
「メールの達人」でありながら、個人メール一本でやりとりをしている方
が多くいらっしゃいます。
@ @ @
しかしながら、会社の規約や公私のけじめから、ビジネスメールは会社の
アドレスを使い、会社のパソコンで受発信するケースが多いでしょう。
@ @ @
しかし、自宅や出先でも、メールを見たいというニーズもあるはずです。
そこで、会社のアドレスあてに来たメールを、個人のアドレス、さらには
ケータイメールのアドレスに転送するサービスを活用するのも一法です。
これならば、自宅でも、出先でも、メールを読んで返信することもできる
でしょう。
@ @ @
例えば、急ぎで返事が欲しい相手からの緊急メールに対して、休日の自宅
から、しかも個人アドレスで返信が来ると、感激するものです。
きっと...
「自宅で、しかもプライベートタイムも自分に対応してくれている!」
という信頼感を持っていただけるでしょう。
また、その後のやりとりで、個人の趣味的な話題などもはさめば、仕事の
領域を超えて、個人的に縁を深められる可能性もあるわけです。
■自宅パソコン、個人アドレスへの転送時の注意点
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ただし、この場合、注意する必要があるのは.....
自宅からの返信メールに、相手が返信すると、会社で使っているメール
ソフトに、対話の記録=ログが残らない場合があることです。
そこで、メールを返信する際に、あて先のCC:欄に、自分の会社アドレス
を入れておいて、同報しておくと良いでしょう。
そうすれば、その返信内容も、発信者こそお客様名ではなく、自分の名前
にはなりますが、記録を残すことができます。
@ @ @
また、先方には、メールの文末に
「これは自宅から返信しておりますので、恐れ入りますが、
ご返信は、会社のアドレス ****@****.co.jpあてにお願いします。」
と、入れておくのも一法です。
そうすれば、本格的な仕事のやりとりは、またビジネス用のアドレスに
届くことでしょう。
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あるいは、自宅やケータイからは、簡単な回答だけにとどめて、
翌日あらためて、会社アドレスから本格的な回答をするのも良いでしょう。
■番外編:フリーアドレスは信用されない
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ちなみに、接続業者のメールアドレスとは別に「無料」で手に入れること
ができる、いわゆる「フリーアドレス」は使わない方が良いでしょう。
昨今、インターネット業者や通販店舗では、フリーメールのアドレスを
使っている人には「あやしい人が多い」と思われているからです。
例えば、オンラインショッピングやアンケートでも、相手にしてもらえない
ことが多々あります。
確かに、こうしたフリーアドレスから届くメールには、いわゆる無許可の
広告メールや、ウイルスメールが多いのも事実です。そこで、読む前に
消されるフィルターをかけられてしまうこともあります。
信用を失いたくなかったら、通常のメールのやりとりでは使わない方が
良いでしょう。
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