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 第41回 第2章 事前準備
  第10項 アドレス帳のバックアップをお忘れなく
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 第10項

 アドレス帳のバックアップをお忘れなく

 〜いざという時に備える!3つの方法

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■ 無くしたら一番困るデータファイル=アドレス帳
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誰もが「一度は経験」して、しばし呆然、涙するのは...

パソコンの中にある大切なデータファイルを壊してしまう消してしまう
という「悲劇」です。

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そんな時、もし一つだけデータファイルが助かるとしたら...

私が選ぶのは...おつきあいがあった方とのメールアドレス帳でしょう。

「メールアドレス」こそ
「メール道」「メール縁」の生命線なのです。

ここまで、メールでのやりとりが「あたりまえ」になりますと...
メールアドレス帳が壊れた次の瞬間から「困った」と実感するはずです。

        @      @      @

「名刺フォルダがあればいいじゃないか」...と思う方もいるでしょう。

しかし、数百人、時には数千人のメールアドレスを、
一件ずつ、間違いなく打っていくのは「至難の業」!。

そして「苦痛」以外のなにものでもありません。

        @      @      @

それから、その時になってはじめて....

実は、名刺交換をしていない「メールだけのおつきあい」の方も多い!
...ことに気づくはずです。

ふだんはメールでのやりとりに慣れていたため、他の連絡方法を知らない
という方が、結構、いらっしゃるものです!

頼みの綱、以前に受け取ったメールについているはず「電子署名」も、
アドレス帳と一緒に壊れている!ので使えません。



■バックアップの方法1:テキスト(CSV)形式で保存
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アドレス帳をなくして、こわして泣きたくなかったら....
データのバックアップが欠かせません。

毎週末、毎月末など、バックアップの日を決めて、しっかりパソコンの
「外部」にデータを保存したいものです。

        @      @      @

ほとんどのメールソフトでは、アドレス帳のデータを...
テキスト(CSV)形式など、多くのソフトが読めるデータ形式で
「書き出し」「エキスポート」できるはずです。

メールソフト独自の「アドレス帳データ形式」よりも、
こうした「汎用性のあるファイル形式」で保存した方が、
年賀状ソフト、携帯電話ソフトなどにも、流用できて便利です。

        @      @      @

アドレス帳のデータは小さなものですので、フロッピーディスクや、
メモリーカードでも十分保存できます。

そのバックアップファイルをどこにしまっておくかも問題ですが、
私の場合は、会社や家庭の耐火金庫にしまってあります。

そこまで厳重ではなくとも、鍵のかかる机の引き出しなどに入れて
おけば良いでしょう。



■バックアップの方法2:自宅や携帯用パソコンにも入れておく
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自宅などでも、会社とは別のパソコンでメールを使うようになると、
そのこと自体が、アドレス帳のバックアップになります。

また、昨今は、会社用、自宅用の他に、携帯用のパソコンを持ち歩く
人もいらっしゃるはずです。

これによって、2ヶ所、3ヶ所に、しかも別々のパソコンに、大事な
アドレス帳が保管されますので、安心です。

        @      @      @

おそらく、それらのメールソフトやアドレス帳は共用するでしょうから、
一番使用頻度の高いパソコンの最新のアドレス帳をコピーして使うこと
になりましょう。

その場合、バックアップ用のフロッピーなどを持ち歩くことも多くなる
でしょうが、阪神淡路大震災の時には、それを持ち歩いていたことで、
貴重なデータが救われた事例も多かったようです。

もちろん、携帯電話やPDAなどに、アドレス帳を移しておくことで、
さらに安全性は高まります。



■バックアップの方法3:外部のサーバーにも入れておく
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例えば、私が日々お出ししている縁尋奇妙メールのサーバーには、
750名を超える縁者の方々が、自ら登録してくださったアドレスが
蓄積されています。

どうしても、アドレス帳のバックアップがなくてこまった時には、
どこかのパソコン経由で、このサーバーに接続して...

「アドレス帳が壊れたので、最新の連絡先をメールしてください」

というお願いメールを一斉に出そうと考えております?!

(もちろんそんな事が起きないように努力しますが)

        @      @      @

メールマガジンを、お世話になっている方に、発行されている方なら
いざという時、同じ方法が取れるはずです。

ただし、多くのメールマガジン発行サイトは、プライバシーの問題で、
誰が登録されているか、発行者には知らされない仕組みになっています。

そこで、メルマガ発行サイトや、読者に、事情をよく説明された上で、
「これまでご縁の深かった、希望者だけが、連絡先を伝える」形式に
すれば、了承が得られるかもしれません。

        @      @      @

また、メルマガを発行していない方であっても...

私が愛用しているニフティなどの大手プロバイダなら、サーバー上の
同報グループなどに、大切なアドレスをコピーして登録しておくことが
できます。

そうすれば、万一の時は「一斉のお願いメール」を簡単に発信できる
でしょう。



■パソコンはガラスの器
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いずれにせよ...

パソコンや、そのデータを守るハードディスクは、きわめてデリケート
で壊れやすい機械であることを忘れてはなりません。

特にノートパソコンを使っている人は、ちょっと落としただけで...
何もかもが台無しになるのです。

        @      @      @

パソコンに慣れれば、トラブルがなくなるわけでもありません。

ベテランの縁者からも、パソコンやオペレーションソフトの入れ替えの
時に「データを壊した」という「悲しいメール」が届くことも多いのです。

        @      @      @

その上...くやしいかな...
昨今は、あらゆるところからウイルスが飛び込んでくる恐れがあります。

ウイルス感染で、ねらわれやすいファイルは、「アドレス帳」なのです。

        @      @      @

また、今のところ、家庭では...1台のパソコン家族で共用するケースも
多いでしょう。

自分以外の家族が触って、メチャクチャにされやすいということも、
「心しておきたい」ものです。

        @      @      @

くれぐれも「転ばぬ先のバックアップ」をお忘れなきよう。


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