|
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
第42回 第２章 事前準備
第11項 同報送信グループの設定
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
第11項
同報送信グループの設定
〜これぞメールならではの便利機能
================================================================
■ 同じ事を「一度に伝える」のは、面倒で高くついた
----------------------------------------------------------------
例えば、同じ内容の情報を...
全国各地のお得意先、あるいは、工場や営業所のスタッフ全員に
すぐさま伝えなければならないケースを考えてみます。
電話で伝えようとすれば、一件一件電話をかけた上で、同じ内容を、
何度も話さねばなりません。
郵便のダイレクトメールなら、書状を相手の数だけ作った上で、
封かん、宛名書きの手間をかけ、数日後に届くことになります。
その点、ＦＡＸなら、一度書いた原稿を使って、同じものを送信できる
ので良さそうですが.....やはり一箇所ずつ電話をかけて送ることに
かわりはなく、同時に、瞬時に...というわけにはいきません。
しかも、上記の３つの方法は、いずれもかなりお金がかかりそうです。
■一度の手間で、数人から数百人に送れる快適さ
----------------------------------------------------------------
ところが、電子メールは、数人〜数百人ぐらいでしたら、
ほとんど同時に、そして瞬時に送る（同報送信する）ことができます。
しかも、手間もコストも、ほとんどかかりません。
＠ ＠ ＠
同報送信をしそうなグループを考えて、
あらかじめアドレス帳に「グループ名」を登録しておけば....
メール送信時に、
その「グループ名」（例えば「全社」）を指定するだけで、
グループに登録された全アドレス（この場合なら「全社員」）に、
一斉に同報送信することができるのです。
■登録の方法はカンタン
----------------------------------------------------------------
多くのメールソフトでは、アドレス帳の機能として、
「新しいグループの設定」などのメニューが用意されています。
その設定で、行うべきことは、おおむね２つだけです。
＠ ＠ ＠
一つは、グループ名を決めて、
「お得意先」「社内管理職」などと設定すること。
もちろん、「グループ」は、いくつ作ってもかまいません。
もう一つは、現在登録されている「全アドレス」が表示されている
一覧表の中から、その「グループに加えるアドレスを選ぶ」ことです。
＠ ＠ ＠
事前準備として、この「グループ登録」をしておくことで、
日々の情報提供、情報共有が、とても簡単で、楽になるのです。
■同報送信の方法はカンタン、しかし「ＢＣＣ：」を活用のこと！
----------------------------------------------------------------
いざ、同報送信したい時には、いつもメールを出す時のように、
メール本文を書き、あて先として、同報したい「グループ名」を選ぶ
だけでＯＫです。
ただし、メールソフトによっては、
TO:や BCC:に「グループ」を指定すると、グループ内の「全アドレス」
が「相手にわかってしまう」場合があるかもしれません。
＠ ＠ ＠
宛て先に、ご自身のお名前を含む「大量のアドレス」が延々と列挙された
メールを、目にしたことがあるでしょう。
プライバシーの観点からすれば、これは大問題です。
ぜひ気をつけてください。
＠ ＠ ＠
そこで、私は「習慣」として、グループあて同報送信をする場合は、
TO:には【自分自身のアドレス】を、
BCC:には【グループのアドレス】を指定して送るようにしています。
＠ ＠ ＠
例えば、「お得意先」グループに、メールを同報送信する場合には、
TO: 久米 信行
BCC: お得意先
...という、あて先指定をするのです。
■社内で使うなら、こんなグループ同報
----------------------------------------------------------------
こんなに簡単で便利な「グループ同報送信」機能でありますが....
むしろ、創造力を試されるのは、どんなグループを登録して、
どんな使い方をするかでしょう。
＠ ＠ ＠
私の場合は...
「社員全員向け」同報グループを、全社員に、何かを直接伝えたい時や、
役立つ情報を転送して、共有するときなどに使っています。
数十人規模ぐらいまでの企業ならば、社長や役員のみならず、全社員が
緊急のトラブルや、深刻なクレームなど活用できるケースを決めて活用、
できると良いでしょう。
大企業であれば、事業部単位で、所属する部門単位で、同様の活用法が
できるはずです。
＠ ＠ ＠
本来なら、グループウエアやイントラネットといった、専用の情報共有
ツールを使えばいいのかもしれませんが...
同報グループを使いこなせば、、メールソフトだけでも、かなりのこと
ができると思います。
■社外で使うなら、こんなグループ同報
----------------------------------------------------------------
社外なら、お客様向けの「グループ同報送信」が中心になるでしょう。
お客様のタイプの数だけ、同報グループが考えられるはずです。
例えば、
「○○素材が好きなお客様」
「毎年、お中元シーズンに購入されるお客様」
「売れ筋情報に敏感なお客様」
「とにかく低価格のものが好きなお客様」など...
お客様のタイプ別に合ったタイムリーな情報を、ちょっとしたメール
マガジン・チラシ仕立てにして送れば、きっと効果的なはずです。
＠ ＠ ＠
大げさなデータベースなど使わずとも、メールや電話の会話で、
そのお客様の好みや、購買のパターンがわかった時点で、
それぞれ、あてはまる「同報送信グループ」に登録しておけば良いのです。
もちろん、あるお客様が、複数のグループに登録されても、
まったく問題はありません。（そんなお客様こそ上得意客です！）
＠ ＠ ＠
ただし、くれぐれも、お客様に送信される時は、グループアドレスを
【ＢＣＣ：】に入れますことをお忘れなく！
他のお客様や、おと草木のアドレスまで全部表示されて....
お怒りを買って...逆効果になるかもしれません！！
|
|
|
|
|
