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第44回 第２章 事前準備
第13項 よく使う単語の登録
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第13項
よく使う単語の登録
〜名前、住所や、よく使うあいさつを登録しつつ、心で副賞
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■かな漢字変換の単語登録をフル活用
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これからご紹介する単語登録、定型文登録は、かな漢字変換機能ソフト
のカスタマイズ機能をうまく活用して、メールをすばやく打つコツです。
まずは、よく使う単語やあいさつを事前登録することで、メールの早打
ちにチャレンジしましょう。
操作法については、使っている変換システムのマニュアルやヘルプ画面
を見ていただくとして、その活用法をご紹介します。
■まずは、所属団体名と自分の名前の登録から
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おそらく、メール文中では、この二つの名前を一番よく使うはずです。
私の場合でしたら、
「く」と入力して、変換キーを押すたびに
「久米 信行」
「久米繊維工業(株)」
「久米繊維工業/T-GALAXY.COMの久米 信行です。」
などと一気に「変換→文字入力」されるように設定してあります。
「くめせんいこぎょうかぶしきがいしゃ」
といちいち入力するより、はるかにラクで速いのです。
■住所・電話番号・携帯番号などの連絡先
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社名、姓名の他には、住所や電話番号も使うことが多いでしょう。、
もちろん、電子署名に、これらがしっかり記載されていれば、あえて
メール文中で繰り返す必要もないのですが....
買い物サイト、予約サイトなどで、情報入力する際にも、これらの情報
を事前登録しておくと役立ちます。
たとえば、
「じ」と入力して、変換キーを押すたびに
「東京都墨田区太平3-9-6」
「会社の住所は、東京都墨田区太平3-9-6です。」
「最寄り駅は JR総武線.地下鉄半蔵門線錦糸町駅で、北口下車5分です。」
「太平四丁目交差点（蔵前橋通り×四つ目通り）角にございます。」
と住所に関連した情報が表示にしたり
「で」と入力、変換すれば、
「03-3625-4188（代）」
「電話番号は、03-3625-4188（代）です」
「電話は03-3625-4188（代）FAXは03-3621-1080（直）です」
などと、たちまち変換されれば便利でしょう。
■ホームページのＵＲＬやメールアドレスも
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ＵＲＬやメールアドレスは、長い上に、打ち間違いも多いので、必ず
単語登録をしておくようにしましょう。
「ゆ」と入れれば
「http://t-galaxy.com」
「私たちのホームページのＵＲＬは>>> http://t-galaxy.com」
「め」と入れれば
「xxxxxx@xxxxx.com」
「私のメールアドレスは、xxxxxx@xxxxx.comです。」
と変換されるようにするのは基礎中の基礎です。
私の場合、自社機能別のホームページＵＲＬを単語登録しており
たとえば「あんないず」と入れれば
「http://www.t-galaxy.com/zine/menu/company/mhonsya.htm」
「http://www.t-galaxy.com/zine/menu/company/mbisyoku.htm」
と変換されるようになっています。
同様に、「みつもり」「かたろぐ」などと入れれば、
該当するページのＵＲＬがたちどころに表示されるわけです。
■始まりと終わりのあいさつは単語登録できる
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毎日１００通以上のメールを受け取り、うち数十通に返信する日々を
送って、はや数年になります。
しかしながら、その受発信先、目的などはさまざまであっても、
不思議と、始まりと終わりのあいさつは「似通っている」ものです。
「似通っている」のであれば、単語登録しない手はありません。
■冒頭のあいさつ
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私がよく使うはじまりのあいさつは、
「こんにちは！久米繊維工業/T-GALAXY.COMの久米 信行です。」
「こんにちは！Allabout Japan Ｔシャツガイドのくめのぶゆきです。」
「こんにちは！くめです。」
などですし、
その後に続く言葉は、
「さっそくのご返信ありがとうございます。」
「うれしいメールをありがとうございます。」
「うれしいお問合せありがとうございます。」
「貴重なアドバイスに感謝いたします。」
などでしょう。
こうした、いつも使う言葉は、「こ」や「あ」と入れれば変換できる
ように、単語登録をしておくと便利なはずです。
■終わりのあいさつ
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また、終わりのあいさつも、いつも似たり寄ったりです。
「どうもありがとうございました。」
「今後ともご高導のほどよろしくお願い申し上げます。」
「これをご縁にご高導のほどよろしくお願い申し上げます。」
「お近くにいらっしゃる時は、ぜひお立ち寄りくださいませ。」
など....メール相手との関係、内容に応じて、バリエーションは必要
でしょうが、それでも10種類もあれば、たいていの場合は間に合う
ような気がいたします。
ですから、これらも単語登録しておくと便利です。
■目で心で復唱することが大切です
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しかしながら.....私自身
やはり、こうして手抜きでラクをすることに、ちょっとした罪の意識を
感じますし、一字ずつ打つのに比べて、心がこもらなくなるような気も
いたします。
そこで...
（これは、多分、自己満足・自己納得の世界なのだと思いますが....）
私の場合は、単語変換でたちまち表示される言葉を「目で追って復唱」
いたしております。
もちろん、その心のつぶやきが、相手に届くはずはないのですが、
それでも、心で言葉にすることで、親しみの心や、感謝の心が伝わる
ような気がするのです。
それに、心の中で言葉にするのは、実際に話すよりもすばやくできる
ので、メール返信時間に遅れが出ることはありません。
慣れてくれば、単語登録など駆使すれば、考えるのとほとんど同じスピ
ードで打てるようになります。
そして、たとえ、数行のメールでも、心を込めることができるように
なります。
これこそ、メールの世界の奥深さなのです。
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