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メールタイトルのつけ方ひとつでも、人柄や、メール熟練度が現れるものです。
タイトルだけで、送り手の実力を見極められてしまうかもしれません。
また、せっかく出したメールを、読まずに捨てられるかもしれません。 |
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まず、一番「送ってはいけない」メールタイトルは、なんといっても
「無題=何もタイトルを入れないで送ること」です。
多くのメールソフトは、無題で送ろうとすると「本当に送ってよいか?」確認してくるはずです。
それでも、無題で送ってくるツワモノがいます。
無題が、なぜいけないかというと
1)まず、なによりも失礼にあたる
2)タイトルで判別できないので、重要度がわからない
3)ウイルスつきのメールにも見える
からです。 |
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それから、「ご連絡」といったタイトルのメールも困ります。これでは、一体、「何の」ご連絡なのか、まったくわかりません。
もともと「ご連絡」するためにメールを送っているのでしょうから、もっと具体的に書くべきでしょう。
また、こんなタイトルばかりですと.....
メールの過去ログを相手の名前で並べ替えた時に、大変困ります。
何十通のメールが、すべて「ご連絡」なので、必要なメールを、探し出すのに一苦労です。 |
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それから、時折「大変ごぶさたいたしております」というあいさつをタイトルにしたメールも目にすることがあります。
たしかに、ていねいで、人間味があるのですが、中身がわかりません。
「ごぶさたしていて、メールする」というのは、
実は何か特別な用事がある時ですから、それを書けば良いのです。
例えば、
「この度、○○営業所に転勤になりました」
「○○の会社をご存じないでしょうか?」
と用件を書けば、それは失礼ではなく、むしろ親切です。
そして、メールの冒頭で「大変ごぶさたいたしております」と書くようにすれば良いと思います。 |
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例えば、メールの相手と、待合わせの日程調整をしていて、結論が「それでは、7/31日16時に、貴社にうかがいます。」だった場合は、どんなタイトルがふさわしいでしょうか?
「待合わせの件」
「日程調整」
「7/31の件」
「7/31でいかがでしょう?」
「7/31 16時に待合わせ」
「7/31 16時に貴社に伺います」
私ならば、一番最後を選びます。
なぜなら、
1)タイトルを見ただけでも内容が伝わってメールを読まずとも良い
2)インパクトがあり、メールを見落とされる可能性が少なくなる
3)あとで、双方がメールで用件を探すときにも簡単である
と思うからです。
つまり、メールのタイトルは、そのメールの結論を、簡潔に、そして具体的に書くのが良いでしょう。 |
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ご質問メールは、返信すれば、自動的にRE:+いただいたタイトルになって便利です。
ただ、往々にして、お客様のご質問メールは素っ気無いタイトルですので、それをそのまま返信するよりも、上記の例にならって、簡潔かつ具体的に書き直してお送りしては、いかがでしょうか?
例えば.....
「RE:見積もり願います」や「見積もりのご回答」よりも
「1個○○円でお作りできます!」の方が、インパクトがありますし
「RE:在庫問合せ」や「在庫のご回答」よりも
「○○色でしたら○日までに出荷できます!」の方が親切でしょう。 |
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少しずつ、メールの相手と個人的にも親しくなり、ビジネスからちょっと外れた個人的な会話までできるようになったら、親しみをこめて、タイトルに、味付けをするのも良いかもしれません。
もちろん、いきなりビジネスメールで送っては失礼になりますので、くれぐれもご留意ください。
また、メール管理が厳しそうな会社の相手に出しては、私用メールと間違われて、ご迷惑を掛け兼ねないのでご注意を。 |
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例えば、これまでにご紹介したタイトルを、親しみをこめたバージョンに書き換えてみましょう。
「この度、○○営業所に転勤になりました」 |
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「転勤先の○○営業所でもがんばります!」
「転勤先の○○営業所でもがんばる予定?です!」
「○○に転勤!カニでも食べにきてください!」 |
「○○の会社をご存じないでしょうか?」 |
→ |
「○○の会社探しで困っています!」
「○○のヒトをご存知でしたらウレシイ!」
「お顔の広いところで○○の会社のヒトを!」 |
「7/31 16時に貴社に伺います」 |
→ |
「7/31 16時に貴社!楽しみにしています!」
「7/31 16時に久々の再会!貴社に飛んでいきます!」
「7/31 16時に貴社! 18時にいつもの屋台?」 |
「1個○○円でお作りできます!」 |
→ |
「1個○○円でサービスしちゃいます!」
「泣く泣く?1個○○円でがんばります!」
「負けました!1個○○円でいかがでしょう??」 |
「○○色でしたらご用意できます!」 |
→ |
「残念!在庫切れです。○○色なら即納ですが」
「○○色なら即納ですが、2週間あればご希望に応えます!」
「在庫切れですけど、○○色を使ってくださったら大感激」 |
メールは熟達すればするほど、個性が発揮される世界なので、模範解答はありません。
要は、メールのタイトルを見つけた相手が、思わず微笑むような、時にふきだしてくれるような即ち、自分の顔を思い出してくれてくれるような、タイトルがつけられれば最高でありましょう。
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所属 |
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久米繊維工業株式会社 代表取締役社長 |
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役職 |
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Jentle.co.jp, T−GALAXY.COM プロデューサー |
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経歴 |
1963年 |
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東京都墨田区生まれ |
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1987年 |
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慶應義塾大学 経済学部卒業 |
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1987年 |
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イマジニア株式会社入社
ファミコンゲームソフト「松本亨の株式必勝学」の企画開発・営業 |
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1988年 |
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日興證券株式会社入社
営業開発部でAI資金運用・相続診断システム
「ベストプランナー」の企画開発・研修・推進 |
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1991年 |
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久米繊維工業株式会社入社 代表取締役に就任 |
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1995年 |
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ティーシャツ・ギャラクシー株式会社 設立 代表取締役
(99年にティーギャラクシー・ドット・コム株式会社に社名変更)
異人種交歓メール「縁尋奇妙」配信開始
(97年より日経BP社WEBで連載「久米 信行が集めた経営よもやま話」) |
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1997年 |
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T-GALAXY.COMサイトで日経インターネットアワード受賞 |
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1999年 |
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日経パソコン「焦点」コラム リレー連載開始 |
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2000年 |
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社団法人 ソフト化経済センター客員研究員
社団法人 東京商工会議所 情報サービス分化会 委員 (現IT推進委員会) |
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2001年 |
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ALL ABOUT JAPANサイトで、Tシャツガイド
NPO法人 日本オーガニックコットン協会 理事 |
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2002年 |
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eメールマーケティング支援業 株式会社カレン社外取締役
NTTコムウェアのメルマガ・WEBで「メール道」連載開始 |
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2003年 |
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日経アドバンテージで「CSOを育てる」連載開始
日経PC21で「コミュニケーションの極意を学ぶメール道」連載開始 |
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