タイトルとメールの冒頭で「結論」から書くことが、受信箱にあふれている大量のメールの中からメールを開けてもらえる、そして読んでもらう相手に親切だと感じてもらえる早道だというお話をいたしました。

はじめに「結論」を書いた後は、必要に応じて「理由」や「データ」も書きます。きっと、多くのメールは、「結論」だけでも通じるような日程調整、業務連絡の類でしょう。 しかし、時には「新規のご提案」あるいは「お断り」など、ただ結論を伝えるだけでは、カドが立ったり、説明不足となって相手に不快な印象を与えることがあるかもしれません。

そこで、「結論」「理由」「データ」の三点セットが大切なのです。

それでは、新しい提案をする場合の「三点セット」を具体的なケースで考えてみましょう。

まずは「結論」です。これは、なるべく短い文で、簡潔に説明する方が良いでしょう。 メールのタイトルは「貴社の制服にオーガニックコットン製品をお薦めします」。 そして、メールの書き出しで、ごあいさつの後、さっそく「結論」を書きます。

１）結　論 ○○社　総務部長 □□□□様 こんにちは！久米繊維工業/T-GALAXY.COMの久米 信行です。 過日は、ご来社ありがとうございました。 下町のタイ料理がお口にあったようで良かったです。 さて今回お引き合いいただきました、貴社ユニフォームに、 私たちは、無農薬有機栽培のオーガニックコットン製品をお薦めいたします。

そして、その後「理由」を書きます。もちろん、その「推奨理由」は独りよがりなものではなく、お客様のニーズに合っている説明でなければなりません。 専門用語がある場合は、その補足説明もつけた方が良いでしょう。

２）理　由 それは、ISO14001認証を取得され、エコロジー企業を 目指されている貴社の経営理念や環境方針に合い、 □□様が、いつもおっしゃっている地球に優しい素材を 使いたいというニーズに、ぴったり合った商品だからです。

そして、最後に「データ」や「補足説明」を示します。 この時、外部の信頼できる第三者機関のホームページにリンクすると有効です。メールを長くすることなく、知りたい相手には十分な情報を伝えることができます。 そのリンク先に、会員企業あるいは推奨先として自社名が挙げられていれば、上記のデータを裏付けることにもなり、より信頼していただけるでしょう。
また、提案を後押しする、前向きなデータとあわせて、先方が心配しそうな欠点についても、先回りして示しておくと、親切でしょう。

	３）データ 弊社が使っておりますオーガニックコットンは、 米国テキサス産で、米国と州の農務省の認定を受けたもの、 そしてNPO日本オーガニックコットン協会の認証商品だけを素材に使用いたしております。 ３年間、農薬や化学肥料を使わない畑で取れた有機栽培のコットンだと 認証された素材を自社製造いたしました。 　▼NPO　日本オーガニックコットン協会 　　(会員名簿　会員No.*****が弊社です。）　 　　http://www.joca.gr.jp/ オーガニックコットンと言いますと、手間暇がかかる分だけ高コストをイメージされると思います。 ご高察の通り、○％ほど割高になります。 しかしながら、その耐久性は、一般製品の○％以上長持ちすると言われております。 　▼オーガニックコットン製品の耐久性 　　http://www.…… また、グリーン調達を心がけている企業は、ユーザーの好感度が○％以上高いという調査結果もございます。 ですから、ユニフォーム選びも、ＰＲの方法次第では、企業イメージを向上させると考えられます。 　▼ グリーン調達企業のユーザー好感度 　http://www.……

そして、最後にもう一度「結論」を書きましょう。

	１）もう一度結論 ぜひ、貴社のユニフォームにオーガニックコットン製品をご採用いただきますよう、よろしくお願いいたします。 ご不明な点ございましたら、メールでも、電話でも、お気軽にお尋ねくださいませ。

おことわりする場合も三点セットの基本は変わりません。 先方のリクエストに応じられない場合には、そのボトルネックとなる障害について、きちんと説明する必要があるでしょう。

１）結　論 ○○社　営業部長 □□□□様 こんにちは！久米繊維工業/T-GALAXY.COMの久米 信行です。 過日は、ご来社ありがとうございました。 さて、先日、ご提案いただきました貴社○○の商品ですが、 残念ながら、不採用に決まりました。 熱心にご提案いただきましたのに、ご期待に応えられず 申し訳ございません。

続けて、その「理由」を書きます

２）理　由 貴社の商品を採用できませんのは、旧来より取引いたしております △△社の同等品を長年使い続けているからです。

そして、その理由が、客観的であること、妥当であることを説明するために、 必要であればデータを示します。
場合によっては、その競合する取引先のホームページにリンクすることも有効でしょう。

３）データ そして、２つの商品の価格を比較してみましても 　　貴社○○　　　　＠100円 　　□□社同等品　　＠98円 と、現在使っている商品の方が有利なのです。 　▼□□社同等品 　　http://www.……

こうして、理由とデータを示すことで、先方は、長年の取引先に勝つためには、かなりの値引きをしないといけないことが理解できるでしょう。
また、ライバルのホームページを見て、闘志を燃やすかもしれません。
それでも取引をしたいと思うならば、今度は、さらに思い切った提案メールが届くかもしれません。

最後に本音で「結論」を書きます。

もう一度結論 もし、貴社が、さらなる価格などを新提案いただけるようでしたら、 再度前向きに検討させていただきます。 どうぞご検討の程よろしくお願いいたします。 ご不明な点ございましたら、メールで、電話で、 お気軽にお尋ねくださいませ。
ただ、あいまいに断るよりも「結論」「理由」「データ」を、簡潔に明確に書いた方が有効だとおわかりいただけるでしょう。