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COMZINEをご愛読のみなさんなら、仕事や趣味に役立つメールマガジンを、おそらく、いくつも愛読されていることと思います。読み比べられるうちに、内容もさることながら、その見た目によって読みやすさが格段に違うことにお気づきの方も多いでしょう。商談の内容を細かく書くような長いメールを書くようになったら、こうしたメールマガジンの技法が役に立ちます。
文章が長くなればなるほど、ただ「空間」をあけたり、小見出しを入れただけでは、それこそ「間伸び」してしまいます。そこで、上手なメールマガジンは、様々な工夫をしています。それは、味気ない「文字の羅列」である長いテキストメールを読みやすくするヒントの宝庫でもあるのです。
長いメールをよりいっそう読みやすくする一つのヒントは、「番号つきの箇条書き」を活用することです。
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私が、毎日、縁者の方々にお送りしているメールマガジン『縁尋奇妙』『経営よもやま話』でも、今年になってから、冒頭に要点をまとめて列挙するようにしました。
例えば、去る11月19日に配信しました、長いメールマガジンの冒頭部分をご覧ください。
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冒頭で、要点をまとめて書きましたら、本文中の小見出しにも、同じ番号をつけます。
そうすることで、要点に対して詳しい内容が分かり、一層分かりやすくなるというわけです。
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また、小見出しの中に含まれる本文であっても、必要とあらば、番号つきの箇条書きを挿入した方がわかりやすい場合があります。同じメールの中で、このように、番号つきの箇条書きが使われています。
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番号つきの箇条書きを使ったのは次のような観点からです。
１）短く簡潔に紹介したい
文中、紹介する必要はあるが、主題ではない話なので、長々と書くよりも、少ない行数で収めたい。
２）わかりやすく小分けにしたい
それぞれの内容に連続性、関連性があるが、つなげて書くと、読みづらく理解しづらいので分割した。
３）番号があると一つずつ最後まで読む
番号があると、通常の箇条書きのように、読み飛ばすのではなく、一つ一つ読んでくださる可能性が高まる。
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小見出しを、番号つきの箇条書き＝要点にまとめるためには、日頃のトレーニングが大切です。
新聞や雑誌などで誰かが書いた文章、自分がメールで書いた文章などを、箇条書きの要点にまとめる練習をしてみましょう。そうすると、箇条書きにまとめやすい文章とまとめにくい文章に分かれるはずです。総じて、箇条書きにまとめやすい文章の方が、重複や強調が少なく、読みやすい文章になっていると思います。
プロが書いた文章と、自分の文章を箇条書きにして読み比べることで、客観的に自分の文章を見ることができるようになるでしょう。そして、文章を書き出す前に、要点を列挙して、５つや７つに集約してから書くことが良い文章トレーニングになります。
回数を重ねるうちに、これまでよりも簡潔に結論から伝えられるようになりますので、ぜひ、習慣にしてみてください。こうした書き方は、メールマガジンなどを書くためのものではなく、普段、さまざまな方とやりとりをする上でも十分に役立つものです。
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