１月も後半になれば、年賀状や年賀メールの整理も終わり、本格的に今年の仕事をスタートされていることでしょう。

実は、正月明けの１〜２月はアドレス帳を見直す絶好のチャンスです。ここで、メールソフトのアドレス帳をチェックせずに放置したままでは、今年のメール生活の先行きが思いやられます。アドレス帳に見知らぬメールアドレスがあふれて「いざ出したい時に、出したい人のアドレスが見つからない」ことになるからです。

面倒がらずに、ここでぜひアドレス帳をスリムにダイエットして使い勝手の良い、役立つものに変えていきましょう。

アドレス帳を見直す時の大原則は、「名前と顔や所属が一致しない人は、思い切って消す」ということです。

これは簡単そうでいて、とても勇気がいることです。アドレスを消すと縁が切れてしまいそうに思えるからです。しかし名刺帳の厚さと営業成績が必ずしも比例しないことや、自分が転職した瞬間に、過去に集めた名刺が役立たなくなることはよく聞く話です。おそらく、日本では、半ば儀礼的に名刺交換をするので、人と会う機会されあれば、誰でも名刺が自然に増えていくからでしょう。

同様に、メールアドレスが多いことも、メール縁に恵まれていることとイコールではありません。メールソフトの基本設定で「メール送信者をアドレス帳に追加」とさえしておけば、メールアドレスは日々増えていくからです。

しかし、実際にお付き合いを深めたい相手、メールをよく交わす相手のメールアドレスは、全体の何割もないことでしょう。ですから、アドレス帳を上から眺めていって「名前と顔や所属が一致しない人は、思い切って消す」ようにしましょう。

なぜ１〜２月に「アドレス帳の見直し」がおすすめかというと、お年賀メールのやりとりが終わった後だからです。

昨今は、年賀状同様に、お年賀メールを出される方も多いはずです。アドレス帳にある方全員に出してしまう方法もあるにはありますが、決して得策ではありません。お互いに縁が薄いメールアドレスが含まれていれば、受け取った相手にはジャンクメール、迷惑メールに見えてしまうことでしょう。

ですから、ここで「アドレス帳の見直し」が必要になるのです。もしここで、仮に、大切な人のアドレスを消してしまったとしても、心配はいりません。先方から、きっとお年賀メールが届くでしょうから、再び、大切な人のアドレスがメールソフトに追加されるはずです。

お年賀メールを出しても、届かずに返ってくるケースもあるでしょう。これは、縁者のメールアドレスが変わったことによる場合が多いのです。会社のアドレスであれば、人事異動か転職、個人のアドレスであれば、プロバイダーの変更などの理由が考えられます。

いずれにせよ、その後、アドレス変更の連絡がないのであれば、残念ながら、先方から見て、ご自身があまり重要視されていないのかもしれません。そんな時は、潔くアドレス帳を消してしまうのが一つの方法です。

しかし、今後もお付き合いを続けたい人であれば、思い切って手紙か電話などを差し上げることになります。その場合は、くれぐれも失礼なく、しつこくなく、「お年賀メールが届かないので心配いたしておりました」と始めるのがよろしいでしょう。

もう一つ、１〜２月がメールアドレス整理にふさわしい理由があります。それは、年賀状です！

年賀状を交わす親しい間柄の縁者の中には、「これまでメールのやりとりがなかったが最近始めた人」も含まれているからです。最近は、年賀状にメールアドレスを書く人も増えていますので、もしアドレス帳にまだ登録されていない縁者がいれば、ぜひ追加して、すぐにごあいさつメールを出してみましょう。

また、会社のアドレスでしかやりとりをしていない方が個人のメールアドレスを年賀状に書いてくださっている時もあるでしょう。これは「もっと個人的にも仲良くしましょう」というサインです。やはり、個人アドレスをアドレス帳に追加して、あらためて年賀状お礼のごあいさつメールを出したいものです。

昨年末に、日本を代表する情報通信分野の先生から、メールアドレス変更のご案内メールをいただきました。スパムメール、ジャンクメールがあまりに増えたために、悲鳴を上げて、メールアドレスを変更するとおっしゃるのです。今後、メール道を究めて活躍される方々は、同時に、スパムにも悩まされることになるでしょう。

もし、正月明けの受信箱を見て、半分以上が招かざる相手からの未承諾広告メールだとしたら、そろそろメールアドレスの変更時期かもしれません。メールアドレスを変更しましたら、お年賀メール同様に、縁のある方々にアドレス変更のお知らせメールを出すことになるでしょう。その時、合わせて、お送りした縁者の方々から最新の「主力メールアドレス」を返信していただくと良いでしょう。

おそらく、この荒療治をいたしますと、私の体験から予想しますと、それを境に２〜３割の方とメール縁が切れてしまうかもしれません。しかし、それでもつながっている方こそ、結局のところ、生涯お付き合いをしたい縁者だとも思うのです。

メールアドレスは、結局、数よりも質、深いお付き合いができる少数の方だけをアドレス帳に明記したいものです。