単語登録機能を上手に使おう! かな漢字変換ソフトの単語用例登録機能をうまく活用すれば、メールを「思考の速さ」で打つことができます。 まずは、よく使うあいさつや自分の情報を事前登録することから始めて、メールを打ちながら登録項目を増やしていきましょう。 登録する時の操作法については、お使いの変換システムのマニュアルやヘルプ画面を見ていただくとして、ここではその活用法をご紹介します。
メールの受発信先、目的などはさまざまであっても、不思議と、始まりと終わりのあいさつは共通してくるものです。 ですから、単語登録しておくと、すぐに役立ちます。私がよく使う冒頭のあいさつは、
などで、メール相手と用途によって使い分けています。そのすぐ後に続く一文としては、
などで、こうしたあいさつは、「こ」「こん」や「あ」「あり」と入力すれば変換できるように単語登録しています。
メールでは、所属団体名と自分の名前は、一番よく使うはずです。 私の場合なら、「く」と入力して、変換キーを押すたびに
などと一気に変換、表示されるように設定してあります。
会社名、姓名の他には、住所や電話番号も使うことが多いでしょう。 もちろん、電子署名にしっかり記載することも大切ですが、初めての訪問を受ける時に、メール文中に住所や電話番号を記載することがよくあります。インターネットで買い物や予約をする時の情報入力でも、こうした事前登録は役立ちます。 例えば、「じ」と一文字入力して、変換キーを押すたびに
と住所に関連した情報が次々に表示されます。また、「で」と入力、変換すれば、
などと、たちまち変換されます。また、待ち合わせの時には、携帯電話の番号をお知らせすることが多いでしょう。「け」と入力するだけで
と前後の文章つきで変換されるようにすれば便利です。
ホームページのURLやメールアドレスは、長い上に打ち間違いも多いので、必ず単語登録をしておくようにしましょう。 例えば、「ゆ」と入力すれば
「め」と入力すれば
と変換されるようにしております。
さらに、自社ホームページの中でよく使うURLを個別に登録しています。 例えば「あんないず」と入力すれば「http://t-galaxy.com/company/mbisyoku.htm」などに変換されるようにしています。 同様に、「みつもり」「かたろぐ」などと入力すれば、該当ページのURLがたちどころに表示されるわけです。 個人のホームページも、同様に登録すると良いでしょう。
もちろん、終わりのあいさつも登録します。
など、十種類ほどを使い分けて、単語登録しています。
本当のことを言えば、こうした大切なあいさつをいわば手抜きで入力することに、ささやかな罪の意識を感じます。一字ずつ打つのに比べて、心がこもらなくなる気もするのです。 そこで私は、単語変換と同時に表示されるあいさつを「目で追って心で復唱」しています。もちろん、その心の声が相手に直接届くはずはありません。それでも心で言葉にすることで、親しみの心や感謝の心が相手に伝わると信じています。
一見すると、メールを速く打つこととメールに心をこめることは、矛盾するように見えます。しかし、感謝の気持ちは心の中で一瞬にして生まれるものです。その気持ちを言葉にするのも一瞬でできるのです。この心の速度にメール受発信の速度を合わせられればと、いつも心がけています。慣れてくれば、ほとんど思考するスピードでメールを打てるようになるはずです。
返信が一瞬で終わる数行のメールであっても、心をこめることができるようになります。心と言葉とを瞬時に同期させることが、メール道の極意です。
1963年
東京都墨田区生まれ
1987年
慶應義塾大学 経済学部卒業
イマジニア株式会社入社 ファミコンゲーム開発
1988年
日興證券(株)入社 資産運用・相続診断システム開発
1991年
久米繊維工業(株)代表取締役に就任
1995年
ティーシャツ・ギャラクシー(株)設立 代表取締役 (現ティーギャラクシー・ドット・コム(株))
このほか、(社)ソフト化経済センター客員研究員、(社)東京商工会議所 IT推進委員会委員、(株)カレン 社外取締役などを務める。
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