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単語登録しておくと便利な決まり文句集

単語登録機能を上手に使おう!
かな漢字変換ソフトの単語用例登録機能をうまく活用すれば、メールを「思考の速さ」で打つことができます。
まずは、よく使うあいさつや自分の情報を事前登録することから始めて、メールを打ちながら登録項目を増やしていきましょう。
登録する時の操作法については、お使いの変換システムのマニュアルやヘルプ画面を見ていただくとして、ここではその活用法をご紹介します。

始まりのあいさつ

メールの受発信先、目的などはさまざまであっても、不思議と、始まりと終わりのあいさつは共通してくるものです。
ですから、単語登録しておくと、すぐに役立ちます。私がよく使う冒頭のあいさつは、

こんにちは! 久米繊維工業/T-GALAXY.COMの久米 信行です。
こんにちは! 縁尋奇妙メールの久米 信行です。
こんにちは! AllAboutJapan Tシャツガイドのくめのぶゆきです。
こんにちは! 久米 信行です。
こんにちは! くめです。

などで、メール相手と用途によって使い分けています。そのすぐ後に続く一文としては、

さっそくのご返信ありがとうございます。
うれしいメールをありがとうございます。
うれしいお問合せありがとうございます。
貴重なアドバイスに感謝いたします。

などで、こうしたあいさつは、「こ」「こん」や「あ」「あり」と入力すれば変換できるように単語登録しています。

所属団体名と自分の名前の登録

メールでは、所属団体名と自分の名前は、一番よく使うはずです。
私の場合なら、「く」と入力して、変換キーを押すたびに

久米 信行
久米繊維工業(株)
久米繊維/T-GALAXY.COMの久米 信行です。

などと一気に変換、表示されるように設定してあります。

住所・電話番号などの連絡先

会社名、姓名の他には、住所や電話番号も使うことが多いでしょう。
もちろん、電子署名にしっかり記載することも大切ですが、初めての訪問を受ける時に、メール文中に住所や電話番号を記載することがよくあります。インターネットで買い物や予約をする時の情報入力でも、こうした事前登録は役立ちます。
例えば、「じ」と一文字入力して、変換キーを押すたびに

東京都墨田区太平××-6
会社の住所は東京都墨田区太平××-6です。
最寄り駅はJR総武線、地下鉄半蔵門線錦糸町駅で北口下車5分です。
太平四丁目交差点(蔵前橋通り×四つ目通り)角にございます。

と住所に関連した情報が次々に表示されます。また、「で」と入力、変換すれば、

03-3625-××××
電話番号は、03-3625-××××(代)です。
電話は03-3625-××××(代) FAXは03-3621-××××(直)です。

などと、たちまち変換されます。また、待ち合わせの時には、携帯電話の番号をお知らせすることが多いでしょう。「け」と入力するだけで

私の携帯電話番号は090-××××-××××です。

と前後の文章つきで変換されるようにすれば便利です。

URLやメールアドレスも

ホームページのURLやメールアドレスは、長い上に打ち間違いも多いので、必ず単語登録をしておくようにしましょう。
例えば、「ゆ」と入力すれば

http://t-galaxy.com/
私たちのホームページのURLは>>> http://t-galaxy.com/

「め」と入力すれば

◯◯◯◯◯@t-galaxy.com
私のメールアドレスは、◯◯◯◯◯@t-galaxy.comです。

と変換されるようにしております。

さらに、自社ホームページの中でよく使うURLを個別に登録しています。
例えば「あんないず」と入力すれば「http://t-galaxy.com/company/mbisyoku.htm」などに変換されるようにしています。
同様に、「みつもり」「かたろぐ」などと入力すれば、該当ページのURLがたちどころに表示されるわけです。
個人のホームページも、同様に登録すると良いでしょう。

終わりのあいさつ

もちろん、終わりのあいさつも登録します。

どうもありがとうございました。
これをご縁に今後ともご高導のほどよろしくお願いいたします。
お近くにいらっしゃる時は、ぜひお立ち寄りくださいませ。

など、十種類ほどを使い分けて、単語登録しています。

本当のことを言えば、こうした大切なあいさつをいわば手抜きで入力することに、ささやかな罪の意識を感じます。一字ずつ打つのに比べて、心がこもらなくなる気もするのです。
そこで私は、単語変換と同時に表示されるあいさつを「目で追って心で復唱」しています。もちろん、その心の声が相手に直接届くはずはありません。それでも心で言葉にすることで、親しみの心や感謝の心が相手に伝わると信じています。

一見すると、メールを速く打つこととメールに心をこめることは、矛盾するように見えます。しかし、感謝の気持ちは心の中で一瞬にして生まれるものです。その気持ちを言葉にするのも一瞬でできるのです。この心の速度にメール受発信の速度を合わせられればと、いつも心がけています。慣れてくれば、ほとんど思考するスピードでメールを打てるようになるはずです。

返信が一瞬で終わる数行のメールであっても、心をこめることができるようになります。心と言葉とを瞬時に同期させることが、メール道の極意です。

久米信行(くめ・のぶゆき)プロフィール

1963年

東京都墨田区生まれ

1987年

慶應義塾大学 経済学部卒業

1987年

イマジニア株式会社入社 ファミコンゲーム開発

1988年

日興證券(株)入社 資産運用・相続診断システム開発

1991年

久米繊維工業(株)代表取締役に就任

1995年

ティーシャツ・ギャラクシー(株)設立 代表取締役
(現ティーギャラクシー・ドット・コム(株))

 

このほか、(社)ソフト化経済センター客員研究員、(社)東京商工会議所 IT推進委員会委員、(株)カレン 社外取締役などを務める。

 
 
イラスト/小湊好治 Top of the page

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