自分も、実践はできていないながらも（すぐ冗長なメールや、きついメールになってしまう）、より短時間で“クリア”に理解してもらえるビジネスメールを心がけています。

・結論
・結論に至った理由
・その結論を受けての次の一手
　─相手にお願いしたいアクション
　─自分の動き

ただ、長く詳細に書こうと、短く淡白に書こうと、どう工夫しても相手の気分を害することは避けられない時があります（時間をかけた長いメールで、思いを込めて依頼をしていただいたのに断る場合など）。
その場合には、相手をがっかりさせないようにすることはあきらめ、先に「正直なところ、このメールであなたを落胆させてしまうことを考えると、自分は非常に心苦しい」という率直な気持ちを、冒頭に、かつ手短に（２行ほどで）書くようにしています。

▼結論の位置によって…
先に結論でずばっと言い切られた後に「ご期待に添えなかったことは本当に心苦しく…」と続けられると、何だか妙に言い訳っぽく聞こえてしまい、落胆が腹立ちになってしまうことがあります。自分の気持ちを率直に添えて結論を伝えれば「こっちもがっかりさせられたけど、相手もホントに心苦しい思いをしてるんだな」と感じられ、相手に対して苛立ちではなく親近感を感じることすらあります。

▼嬉しくない結論の前に長い文章が来ると…
それが、申し訳ないというお詫びの言葉であっても、理由であっても、長いと読んでいてイライラしてきてしまいます。それは期待していた結論とは違うらしいことがだんだん濃厚になってゆく感触が決して気持ち良いものではないのと、どこか「逃げ腰」で「潔さに欠ける」相手の姿勢を感じてしまうからかな、と思います。

事例）
【〇〇企画案】残念ながら今回は不採用になりました。素材選択が決め手でした。

Aデザイン社　〇〇〇〇さん
CC：弊社商品開発部　◇◇部長

　こんにちは！◇◇社　商品開発部の久米です。
　〇〇の企画案をありがとうございました！
　さっそく部長以下、一同、素晴らしいご提案に見入っておりました。
　しかしながら、コンペの他の３案とも秀逸で、選ぶのは困難をきわめました。

　諸々を検討した結果、他部門からの強いリクエストもあり、今回は残念な結果となりました。
　力及ばず申し訳ありません。

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　結論■残念ながら他の案が採用となりました！
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　理由１　新素材を活用した、斬新なデザイン
　理由２　見た目の美しさ、手に取った時の持ちやすさ
　理由３　工場の生産のしやすさ
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　採用案は、弊社の関係会社が新開発した素材の美点を盛り込み、これまでにないデザインと質感を　実現しております。

　今後の〇〇さんのデザインワークにも役立つと思い◎◎◎のサンプルを入手して、お送りしました。
　よろしければ、お手にとってお試しください。

　上司の◇◇ともども、〇〇さんのお仕事を敬愛しておりますので、ぜひ、次の機会に、またお知恵をいただきたく存じます。

　今後ともご高導のほどよろしくお願いいたします。

「やさしく分かりやすい結論術」は、難しいテーマですが、それぞれのメールの目的によって違うような気がします。

雑談のやりとりを楽しむようなメールだと、結論はなくても良いかなと思っています。そういう雑談メールのやりとりを許容してくれる相手かつ間柄でないと迷惑かもしれませんが。

こちらから何かを伝える目的のメールの場合は、やはり最初に結論を書くようにしています。特にビジネス関係のメールは、多少事務的であっても、確実に言いたいことが伝わるようにします。
そういう場合は、補足説明がしやすいように番号付きの箇条書きも多用します。

(1)○○のスケジュールについて
(2)○○の詳細設計書の疑問点

罫線については、メルマガほど凝ることはないですが、シンプルな罫線は、時々使っています。

「人はイメージでわからないと行動に結びつかない」という言葉がありますが、文字だけで綴るメールは、まさしくイメージの伝わりにくいツールと言えます。
そこで私は、相手がイメージしやすいように例え話を使い誤解のないように心がけています。
そしてメールを発信するときには「自分は潜水艦のようなもの。相手には見えていないし話しかける声も聞こえていない」つまり「相手は自分を理解していない」という前提で謙虚に、メールを発信しています。

潜水艦はじっとしていては、自分の位置も敵の位置もわからず動きが取れません。
メールも同様、自分から発信し、自分の立ち位置を測ることで相手との意識のギャップも埋まるのでしょう。