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アポイント編2:事前に情報提供=ファイル添付で商談価値を高める

アポイントメントを取り付けることができたら、限られた面談時間の中で、深い対話をするために、事前の情報提供が欠かせません。
この時、関連サイトへのリンクやファイルの添付が使われる場合も多々あります。しかし、一歩間違うと、かえって相手に手間を取らせるばかりでなく、迷惑メールにさえ間違われかねません。

今回は、アポイントメント確約のお礼を兼ねて、スマートに、面談時の予備情報を提供するためのメールを作ってみましょう。

取引先への事前情報=ファイル添付メール作成 5つのポイント
 

今回のメール作成のポイントを、5つ挙げてみます。

1.添付ファイルはできる限り避けて、メール本文に盛り込む
ファイル添付は、事前にどうしても見てもらいたい資料に限りましょう。メール本文に書けば済むような文書ファイルやリストまで、わざわざワープロや表計算文書で添付することは、多忙な相手にソフト起動の手間などかけて失礼です。面倒でも、メール本文にコピーペーストして済ませましょう。

2.添付よりも、関連サイトへのリンクを活用する。
商品説明などが関連サイトに掲載されているのであれば、その情報をわざわざファイルで添付されるよりも、そちらのサイトへリンクが張られている方が、相手にとっては親切です。必要な場合のみ、リンクをたどれば良いですし、さらに深い情報をたどることもできます。不要な添付ファイルで、相手のパソコンのハードディスク容量を奪うこともありません。


3.添付ファイルがある場合、件名にそれを明記する。
それでもファイルを添付する場合は、件名に「【面談資料添付】新商品○○ご紹介のPPTファイルをお送りします」などと明記しましょう。そうすれば、相手が事前に資料を読んでくださる確率も高まります。さらには、ウイルスファイルが添付された感染メールとも区別することができます。

4.メール冒頭で面談お礼と、日時や目的の再確認をする。
本文の冒頭では、面談予定をいただいたことに対するお礼をします。さらには、日時や場所の確認をした上で、今回の面談目的を再度明らかにしておくと良いでしょう。そして当メールで事前に必要な情報を提供すること、可能であれば事前に目を通していただきたいことをお願いします。

5.リンクやファイルに、適切な件名・要約・添付理由をつける
関連サイトにせよ添付ファイルにせよ「相手が見てくれなくて当たり前」と考えると良いでしょう。その開封率を高めるには、リンク毎、ファイル毎に、興味を惹くタイトルをつけて、簡潔な要約、さらにはこの情報を見ていただきたい理由などを数行で書き添えておくと良いでしょう。

それでは、さっそく作ってみましょう。

取引先への事前情報=ファイル添付メールの事例
 
●件名:【面談資料添付】新商品○○ご紹介のPPTファイルをお送りします。

▼本文
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×××株式会社
システム開発部 課長
大山田 一郎様

 桜の蕾も膨らんでまいりました、いかがお過ごしでしょうか?


貴社物流システムの新提案につきまして 
○月○日○時に面談のお約束をいただいた
○×△産業株式会社システム営業部の鈴木好夢仁です。

 当日は、部長の小夢田と一緒にうかがいまして
新商品○○のデモをご覧いただく予定です。

▼コスト3割減の物流革新システム○○
http://www.xxx.xxx.xxx.html

 どうぞよろしくお願いいたします。


さて、○月○日のご提案に先立ちまして、
事前に、新商品導入のメリットにつきまして
ご案内させていただければと思いメールを差し上げました。

 同新製品導入の3つのメリット

  1) 運用コスト30%減が見込まれます。
2) 専門の運用要員は不要です。
3) 貴社の他のシステムと簡単に連携できます。


同新商品についてwebではご紹介しきれない詳細情報や
大山田様のような特別なお客様に限りご説明する情報を
パワーポイントで添付させていただきました。

 ==================================================
◎×××社様向け物流革新システム○○詳細情報.PPT

   1)他社類似システムとのコスト・効果比較
2)テスト導入時のA社のシミュレーション
3)×××社様ご導入時に期待される効果
==================================================


ご面談時にさらに詳しくご説明させていただきますが、
事前にお目通しいただきましたら幸いです。

 当日は、具体的なご質問などにお答えしながら
さらに議論を深めることができればと存じます。


大山田様には、ぜひ新製品を有利なご条件で導入いただき、
貴社の経営革新につなげていただければと考えております。

 ぜひとも、添付資料をご確認いただき、
ご面談での活発なご議論をいただけますよう
心からお願い申し上げます。


♪ユビキタス社会を応援します!!
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
鈴木好夢仁 COMZINE SUZUKI  mailto:info@xxxxxx.com

 ○×△産業株式会社
http://www.xxxxxx.com/xxxxx.html
──────────────────────────
〒100-0000 ○×県○○××市○×町
TEL 03* (****)**** FAX03*(****)****
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

△△△△△△△△△△△△△△△△△△△△

 
   

プレゼンというと、当日まで手を明かさないのを良しとする方もいらっしゃるでしょう。
しかし相手からすれば、事前に適切な情報を知った上で、一回でより深い話し合いができた方が望ましいのです。その心配りを「事前情報提供メール」で示しましょう。

 
久米信行(くめ・のぶゆき)プロフィール

1963年

東京都墨田区生まれ

1987年

慶應義塾大学 経済学部卒業

1987年

イマジニア株式会社入社 ファミコンゲーム開発

1988年

日興證券(株)入社 資産運用・相続診断システム開発

1991年

久米繊維工業(株)代表取締役に就任

1995年

ティーシャツ・ギャラクシー(株)設立 代表取締役
(現ティーギャラクシー・ドット・コム(株))

 

このほか、(社)ソフト化経済センター客員研究員、(社)東京商工会議所 IT推進委員会委員、(株)カレン 社外取締役などを務める。

●『メール道』が本になりました!!  
   
NTT出版より1680円で好評発売中
お求めは全国の書店かNTT出版へ
詳細はNTT出版ホームページ 
http://www.nttpub.co.jp/vbook/
list/detail/0129.html
 
 
イラスト/小湊好治 Top of the page

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