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面談お礼編 手書きのお礼状や電話と併用してお礼メールの印象を深めたい

無事面談が終わったら、その後、お礼を差し上げることが何より大切です。もちろん、面談直後のお礼メールが効果的なのは言うまでもありません。ブログやメルマガと併用すれば、さらに心に残るでしょう。
ただ、何もかもメールで済まそうという傾向が強い今こそ、電話や手書きのお礼状と組み合わせて、印象を深めたいものです。
今回は、面談のお礼メールを差し上げる場合、どのように手紙や電話と組み合わせれば良いかを考えてみましょう。

取引先への面談お礼=メールと手紙・電話の合わせ技 5つのポイント
 

今回のメール作成のポイントを、5つ挙げてみます。

1.お礼メールは面談直後に出す。
忙しい方ほど、毎日、数多くの取引先と面談しているはずです。面談直後、その顔や声と名前とが一致しているうちにお礼メールを送るようにしましょう。モバイルPCをお持ちなら帰りの駅や電車の中で、それ以外の人も、帰社後、帰宅後、お互いの記憶が新鮮なうちにすばやく出しましょう。

2.すぐ回答すべきことがあったら電話でフォロー
面談の際に、見積もりなどの宿題をいただいた場合は、帰社後、すぐファクスか、メール添付で回答するはずです。しかしその大切な資料も、書類の山や迷惑メールの洪水の中で見落とされる可能性も少なくありません。ぜひ、面談のお礼を兼ねて、電話で、お送りした旨をご連絡いたしましょう。

3.特別な時には、手書きのお礼状も添えたい
メール全盛のデジタル時代だからこそ、筆文字手書きのアナログお礼状が心に響きます。筆ペンでも良いので、特別な便箋にしたため、特別な封筒に美しい記念切手を貼って出しましょう。時間が無い時や、そこまで正式でない時でも、美術展などで買い求めた絵葉書に手書きのメッセージを添えて送りましょう。

4.面談の時に心に残ったひとことの感想と、追伸が大切
どんな面談でも、その時相手が一番言いたかった一言、心に残る一言があるはずです。それをきちんと聞き取って、お礼メールやお礼状で復唱しましょう。その一言に感動した旨を伝えれば、どんな美辞麗句より心に響くと思います。さらに、親しみをこめた追伸が添えられていれば、長く余韻が残るでしょう。

5.ブログやメルマガと組み合わせ、見てもらう、登録してもらう。
面談相手やその取り扱い商品に感動することがあったら、自分のブログやメールマガジンなどで、心からほめたたえたいものです。そして、お礼メールに、ブログなどでご紹介したことと、その記事のURLを添えましょう。ひょっとしたら閲覧の上、登録までしてくださって、長くて深い縁につながるかもしれません。

それでは、さっそく作ってみましょう。

取引先への事前情報=ファイル添付メールの事例
 
●件名:【面談お礼とお見積】新商品◇◇と大山田様の一言に感動しました!

▼本文

▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽▽

×××株式会社
システム開発部 課長
大山田 一郎様

 こんにちは!本日、貴重なお時間をいただきました
○×△産業株式会社システム営業部の鈴木好夢仁です。

 今日は、思いがけず、貴社の敷地に咲き誇る満開の桜を
満喫させていただきました。

 そして、春の季節にふさわしい貴社期待の新商品◇◇と、
大山田様の熱のこもった説明に心打たれました。

 「この新商品が、日本のエネルギー事情を一変する!」

 この一言が、強く耳に残りました。
帰路、部長の小夢田とも、その話で持ちきりでした。

 今後のご発展がますます楽しみです。
ありがとうございました!

■1 ご依頼のお見積もり案をファクスいたしました
───────────────────────────
さきほど、大山田様からリクエストをいただきました
弊社新物流革新システム○○のお見積もりを、
ただいまファクスさせていただきました。

 (原本も郵送いたしましたので明日には届くと存じます。)

 本日、教えていただきましたデータをもとに
費用対効果のシミュレーションも添付いたしました。

 貴社のケースでは3割以上のコスト削減効果が見込まれ、
1年以内に投資を回収できるという計算結果です。

 後ほど、お礼を兼ねてお電話をさせていただき、
ご質問などにお答えできればと考えております。

 どうぞご検討の程よろしくお願いいたします。


▼新物流革新システム○○
http://www.xxx.xxx.xxx.html


■2 新製品◇◇について私のブログでもPRいたしました
───────────────────────────
大山田課長にご説明いただいた新商品は、
わが家でも導入したくなる画期的なものでした。

 そこで、微力ながら、私もPRのお手伝いと思い、
毎日書き続けております、私のブログでも
ご紹介させていただきました。

 毎日200人ほどが訪れる小さなコミュニティですが
環境問題に関心の高い友人が多いので、
きっと話題になると思います。

 そのタイトルは、大山田様の
心に残る一言を使わせていただきました。

 よろしければ、ご高覧くださいませ。

 
▼この新商品が、日本のエネルギー事情を一変する!
http://www.xxx.xxx.xxx.html


今日は、大山田様とお会いできて、
本当に心に残る一日でした。

 これを機会に、今後ともご縁をいただき、
ご高導のほどよろしくお願いいたします。

 

 

追伸

  大山田様は、山桜がお好きとお聞きしました。

  私の郷里、○○○○は、
都心から高速で1時間の近郊ながら、
山桜が咲き乱れる花見の穴場です。

  今週末が見ごろだと、今、両親に電話で
確認をとりました。

  よろしければご家族でおでかけくださいませ。


▼○○○○花見マップ
http://www.xxx.xxx.xxx.html

♪ユビキタス社会を応援します!!
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
鈴木好夢仁 COMZINE SUZUKI  mailto:info@xxxxxx.com

 ○×△産業株式会社
http://www.xxxxxx.com/xxxxx.html
──────────────────────────
〒100-0000 ○×県○○××市○×町
TEL 03(****)**** FAX03(****)****
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

△△△△△△△△△△△△△△△△△△△△ 

   

このメールの後で、もちろん、鈴木さんは大山田課長にお電話を差し上げました。
そして、お礼の後、見積もりと付属資料についてご説明をしましたが、最後は、山桜の話で盛り上がったのは言うまでもありません。

さらに、明日、大山田課長宛てに届いた、見積もり書の原本には、郷里の山桜の美しい絵葉書が添えられていました。その裏には、鈴木さんの一所懸命なお礼メッセージが綴られていて、大山田課長の胸を打ったのです。


 
久米信行(くめ・のぶゆき)プロフィール

1963年

東京都墨田区生まれ

1987年

慶應義塾大学 経済学部卒業

1987年

イマジニア株式会社入社 ファミコンゲーム開発

1988年

日興證券(株)入社 資産運用・相続診断システム開発

1991年

久米繊維工業(株)代表取締役に就任

1995年

ティーシャツ・ギャラクシー(株)設立 代表取締役
(現ティーギャラクシー・ドット・コム(株))

 

このほか、(社)ソフト化経済センター客員研究員、(社)東京商工会議所 IT推進委員会委員、(株)カレン 社外取締役などを務める。

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詳細はNTT出版ホームページ 
http://www.nttpub.co.jp/vbook/
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イラスト/小湊好治 Top of the page

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