その時、多くの人にとって効率的なのは、Excelなどの使い慣れた表計算ソフトを使うことでしょう。メールソフトのエクスポート機能を使って、表計算ソフトで加工可能なcsv形式でアドレス帳を保存します。いつ保存したアドレス帳ファイルかが分かるように「アドレス帳050901.csv」などの名前で保存すると良いでしょう。

メーラーのアドレス帳に保存されているデータ

それでは、いよいよシェイプUPに入ります。

◎手順１：アドレス帳を開く
表計算ソフトで、CSV形式で保存したアドレス帳ファイルを開きます。表計算ソフトなら、住所録ソフト特有の面倒な項目の照合が不要で、そのままファイルを開けるので簡単です。

アドレス帳をCSV形式で保存し、表計算ソフトで開くとこのように…

◎手順２：データ並べ替えと削除
続いて、名前順にデータを並べ替えます。そして上から名前とメールアドレスを斜め読みしていきましょう。きっと、どんなお付き合いだったかを思い出せない名前もあるはずです。そんな時は、迷わず削除するのがポイントです。ここで悩んでいては、時間が何倍もかかります。たとえ必要なアドレスを消したとしても、過去のバックUPファイルもありますので、万一の場合、後で追加すれば良いのです。覚悟を決めて、次々に削除していきましょう。
それから同じ人でありながら、別の表記名などで重複して登録されているケースも見つかるはずです。こうした場合は、最新のデータだけを残して削除しましょう。

◎手順３：必要ならば署名からデータをコピー＆ペースト
いただいたメールの署名をメモ欄にコピーしている場合は、表計算ソフトにもその項目を作れば、各項目への入力をしなくとも用が足ります。

署名をアドレス帳のメモ欄に保存します。表計算ソフトにインポートした場合、このように表示されます。

ただし、よくある名前で、メールアドレスだけでは、誰だか思い出せない場合には、所属団体名を入力すると良いでしょう。また、よく電話をかける相手、FAXを送信する相手については、それらの番号を入力しておいた方が便利です。もちろん、年賀状を出すような相手については自宅住所などの情報も重要でしょう。

こうして個別に入力をする際にも、メモ欄に保存していた署名からコピー&ペーストすれば良いので、効率良く整理できます。

◎手順４：年賀状グループ、電話帳グループ等を分類
年賀状を出し合ったり、携帯電話の番号まで教え合っている人は、アドレス帳の中でも特別深い関係でしょう。そこで、グループ分類をしておくと便利です。まずは住所や携帯電話番号の項目で並べ替えをします。すると、それぞれの項目が入力されているデータだけが上位に並ぶはずです。そこで該当するデータ行の予備の入力項目に、年賀状・携帯電話などのグループ名をまとめて入力します。一行だけ入力して後は下までドラッグすれば、１回のアクションで終わるはずです。

「携帯電話」の項目で並べ替え。

こうしてグループ分類しておけば、あとで、そのデータだけを抽出して、宛名書きソフトや、携帯電話帳管理ソフトにインポートして使うこともできます。

◎手順５：保存して、メールソフトにインポート
ここまでシェイプUPできたら、「My Document」に「アドレス帳」フォルダを作ってデータを保存しましょう。それを確認できたら、今度はメールソフトのアドレス帳を全消去して空にしておいてから、今、シェイプUPして保存したアドレス帳データをインポートしましょう。これで必要なリストだけに絞られ必要項目が追加された最新のアドレス帳を使って、効率的にメール対応をすることができます。

表計算ソフトをお持ちでない方のために、フリーソフトをひとつご紹介しましょう。

▼窓の杜より：オフィス統合ソフト「OpenOffice.org」
http://www.forest.impress.co.jp/lib/offc/document/offcsuite/openoffice.html

これを機に、アドレス帳のビルドUP、シェイプUP、バックUPの習慣を身につけましょう。続ける自信がない方は、あらかじめスケジュール帳にその予定をつけておくと良いでしょう。ついつい忘れがちな私も、その先行予定法で続けています。