現在、私もメール管理においては「超」整理法を実践しています。以前はメールソフトの自動振り分け機能を使いながら、用途別、テーマ別、差出人別などで分類していました。しかし、メールの内容も、お付き合いする人も、あまりに多種多様になったので、分類するルールを考えたり、分類したフォルダをいちいち読みにいったりすることが難しくなってしまったのです。
メールを「超」整理する際に、受信箱に何ヶ月前のメールまで残すのが適当かは、悩ましいところです。長期間残せば、遡って検索できるので便利ですが、メールソフトの起動や操作が重くなります。かといって、あまりに短期では、例えば長期に及ぶプロジェクトが動いている時に遡れなくなります。
私もいろいろ試してみましたが、今では３ヶ月分だけ受信箱に残すことにしました。「あの時のメールは」と探すときも、３ヶ月分あれば、大抵は見つかります。もちろん、一日あたりのメール数が少ない人や、１プロジェクトの期間が長い方は、もう少し長めに保管しても良いでしょう。

具体的な手順としては、

　１　毎月「超」整理の日(例えば月末や月初)を決める
　２　あらかじめ「受信箱2005」という年次保管用フォルダを作っておく
　３　受信箱の中にある３ヶ月以前のメールを、すべて選択する
　４　受信箱2005フォルダにコピーする
　５　2005年度末には「受信箱2004」フォルダを削除するかCD等にコピー

という操作を月に１回行えば良いでしょう。
この方法ならば、いざ、半年前の重要なメールを参照したい時にも、受信箱に見つからなければ「受信箱2005」を探せば見つけられるでしょう。

一方で受信メールの整理をいくら上手に行っても、ちょっと気を抜くとゴミメールだらけになるのが、当世メール事情です。掃除も大切ですが、同時にゴミを家の中に入れない知恵が大切になるでしょう。

まずは、プロバイダーが提供している迷惑メールフィルタを試してみましょう。これまでは、繰り返し迷惑メールを送ってくるメールアドレスやその題名を登録して、それを排除するものが主流でしたが、それではアドレスと題名を少しずつ変える悪質なものには対抗できませんでした。
しかし、最近は迷惑メールらしきものを学習する機能や、アドレス帳に登録されたメールしか受け付けないという機能も登場しました。これらを使いこなせば、あまり手間をかけずに、昨今はメールの７割を占めるという迷惑メールを目にすることなく別のフォルダに捨ててしまうことができるでしょう。

さらに、メールソフトにも迷惑メールフィルタがついているものが増えてきました。プロバイダーのフィルタをかいくぐって届く迷惑メールについては、メールソフトの迷惑メールボタンを押して削除していけば良いでしょう。

私の受信箱は、プロバイダー＝@niftyとメールソフト＝Thunderbirdの二重の迷惑メールフィルタのおかげで、1日400通届くうち300通を占める迷惑メールが除かれた状態で安心して開くことができるようになりました。
それから、無料メールマガジンや、ショップのお知らせメールも、ついつい安易に登録しては迷惑メール化することが多いものです。もし、読み飛ばしている自分に気づいたら、その場で解約するようにしましょう。これらのメールは読もうと思えばまた読めますし、再登録もできるのです。

さて、受信箱には、直近３ヶ月分だけの、しかも迷惑メールが取り除かれた純粋なメールだけが残りました。これで、大切なメールを読みそびれることはなくなって一安心。しかしまだ問題が残っています。
ちょっと前に読んだあのメールを、もう一度読み返したい、返信したいという時に、探せそうで探せない場合があるからです。例えば、差出人名で検索しようとしても、相手が英名やニックネームで送ってきていたら見つけられません。同様に、メールアドレスで検索しようとした時に、自宅用アドレスやフリーアドレスで送られていたら探せません。また、メールの件名にキーワードが含まれていない場合も意外に多いのです。
そこで、役立つのが、重要なメールにはラベルをつけるというメールソフトの機能です。読んだときに、後で読み返しそう、返信が必要になりそうというメールには、すかさずその場でラベルをつけると良いでしょう。

メールそれぞれにラベルがつけられる