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第23回 第１章 心がまえ
第15項 コピーペーストして良い部分・悪い部分
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■第１章 心がまえ
第１５項
コピーペーストして良い部分・悪い部分
〜元気のよいあいさつと、余韻を感じる結びが大切。
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■もちろん、理想は「手打ち」。しかし現実は...。
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できることなら.....
せっかく、相手が一文字一文字、打ってくれたメールには、
こちらも、「アナログ魂」を使って、同じように時間をかけて
「手打ち」でお返しをしたいところです。
何年か前のように、受信箱を開けても「わずか2〜3通」しか届いていな
かったような「のどかな時代」でしたら、それも許されたことでしょう。
＠ ＠ ＠
ところが、これからは....一日100通以上メールを受け取り、そのうち
半分に返信しなければならないような過酷な「ｅメール社会」
残念ながら、そんな悠長なことを言ってはいられません。
たとえば、仕事に差し支えないであろう時間割の限界を考えて、
1日のどこか2〜3時間を使って、50通に返信にするとしますと....
なんと、1通あたり、平均すれば2〜3分で返さなくてはなりません。
＠ ＠ ＠
これは、私も日々実践していることですが....
かなり忙しい作業になります。
なぜ、わずかの時間で、数多く返信できるかと言えば、
返信の中身が、アポイントメントや、よくある問合せの回答など、
定型的なやりとりが多いからです。
その時、似たような返信を、毎回、個別に打っていたのでは、
とても間に合いません。
やはり、効率化のために、お問合せ別、要件別の、文例集を用意してお
いて、メールにコピーペーストする「デジタル才」が必要でしょう。
そうでなければ、電話やＦＡＸ以上に、応対の効率が落ちてしまいます。
■しかし、いかにも定型文ではガッカリ。
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ところが、効率最優先で「デジタル才」を使いすぎて....
たとえば「相手の名前だけを自動的に差し込んだ自動応答メール」等を
むやみに発信するのも「考えもの」です。
＠ ＠ ＠
あこがれの企業、マスコミ、有名人にメールを出したことがある人ならば
きっと「ガッカリ経験」がおありでしょう。
検索エンジンを使って、あこがれの相手の連絡先を調べて、さらに文章を
煮詰めて、メールを打つには、手間と勇気とエネルギーが必要です。
ところが....
大企業、大マスコミ、有名人サイトの多くは、いかにも自動応答、あるいは
文例集からコピーしましたという定型文が返って来ることが多く、
腹が立つより何より....がっかりします。
もちろん返信メールが来ないことよりはマシですが.....
自動応答が仮に許されるとすれば、インターネット・ショッピングの時に
「たしかに注文メールをいただきました」と確認をお返しする時ぐらいでは
ないでしょうか？
■数行で済むような、短い文ならばなるべく手打ち＋単語登録で
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そこで、まずは、日々、数十通の返信に追われる私も....
短い返信ですむ場合は、文例集など使わずに、そのまま「手打ち」で
書いています。
＠ ＠ ＠
もちろん、便利なワープロの単語登録を使って....
「こ」と入力して変換すると「こんにちは！くめです！」になるという
裏ワザぐらいは使います。
少し、後ろめたい気分になることもありますが....
変換と同時に、頭の中で「こんにちは！くめです！」と復唱すると、
心がこもるような気がいたします。
＠ ＠ ＠
ブラインドタッチを、お好みの練習ソフトで何ヶ月から練習しつつ、
上記の単語登録を併用しながら、メールを書き連ねているうちに、
不思議と、ほとんどしゃべるスピードで打てるようになります。
短い文章では、いちいち文例集を開いて、探して、コピーするよりも、
「手打ち」の方が「結果的に速い」のです。
もちろん「手打ち」の方が、心がこもるでしょう。
■よくある質問への回答や、状況別の手紙の、本文は文例集で
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しかし、少し長めで、なおかつ同じ内容のメールを、繰り返し出すよう
になったら、文例集は必須です。
私の場合も、関心のあるホームページ＝会社や個人を見つけた時に、
はじめてお出しする会社紹介、自己紹介メールからはじまって、
例えば....名刺交換お礼、ご来社お礼、取材お礼...などのお礼メールや
メールマガジン、ホームページのご案内.....等々の状況別文例集を、
用意していおります。
＠ ＠ ＠
使い方としては....
まずは、いただいたメールの返信ボタンを押すやいなや、
あらかじめ開いておいた文例集のフォルダの中からふさわしいものを開き、
その本文を、メールにコピーペーストします。
■文のはじめの第一印象が大切
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そして、冒頭のお名前を、書き足します。
ただし、そのまま出すことは、絶対にいたしません。
＠ ＠ ＠
「こんにちは。久米繊維工業/T-GALAXY.COMの久米 信行です。
うれしいメールをありがとうございます。」
というごあいさつの後の、2〜3行、1文節は...
その相手の方だけに捧げる「特別な対話文」を書き足します。
＠ ＠ ＠
例えば、実際に面談した後でのメールでしたら...
「先ほど、○○様が何気なくおっしゃった、○○○○という言葉が
心に残っております。大変勉強になりました。」
「さきほど、ご一緒にいただいた○○料理は美味しかったですね。
またご同行させてください。」
「先日、お持ちいただいたデザインには、本当に感動しました。
私も欲しくなってしまいました。」
など、その時に印象に残ったことで、相手も気持ちよくなるような
言葉を添えたいものです。
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また、はじめての方からのお問合せでしたら....
まず、その方がどんな方であるか、署名などをみながら推察します。
もちろん、ホームページがあれば、それを見て、理解を深めます。
「お問合せありがとうございました。
さっそく、署名にございました○○様のホームページも拝見
させていただきましたが、」
...として、その後は、
「貴社はすばらしい事業でご発展をされていますね。」
「すばらしいデザインを作られていますね。」
...と、お褒めして、
「私たちの○○と接点がありそうで、すばらしいお付き合いに
なるのではないかと、今から楽しみにいたしております。」
などと、このメールをきっかけに「縁が広がって欲しい」との
素直な気持ちを語られては、いかがでしょう。
その上で....
「それではご質問にお答えします。」とコピーペースト文を
はじめれば、人のぬくもりが感じられ、親しみがわくのではない
でしょうか？
■文末の余韻が残るように
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たとえ、本文をコピーした場合であっても、
メールを読んだ後に残る「余韻」さえあれば....
それは「生き生きとした顔の見える」メールになります。
そして、何か行動を起こしてみたくもなります。
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例えば、まだ、弊社にいらっしゃったことが無い方でしたら、
こんな一文を書き添えることがあります。
「お近くにお立ち寄りの際は、ぜひ遊びにきてくださいませ。
ちょっと表に出せない秘蔵Ｔシャツなどもあります！
また、この界隈には、こんな知られざる名店も多いので、
Ｂ級グルメランチでもご一緒いたしましょう。
タイムスリップしたような昔ながらの珈琲店もありますよ。
Http://www.t-galaxy.com/zine/menu/company/mbisyoku.htm 」
などと書かれていれば、ちょっと訪ねてみたくなるかもしれません
＠ ＠ ＠
もちろん、共通の趣味などの話題があれば
「ＰＳ 最近、行ってますか？
私は、先日、河口湖で40cmを上げました。
もちろんまぐれです？！」
などと書き足されていれば、その話題で、メールのキャッチボールが
はじまり、盛り上がるかもしれません。
そして、次の機会に、受信箱にその人の名前を見つけた時には、
これまでのメールの文面はもちろんのこと、時には、顔や声までも、
思い起こしていただけるでしょう。
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