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第34回 第２章 事前準備
第03項 電子署名づくりの基本
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■第２章 事前準備
第３項
電子署名づくりの基本
〜うまく作れば名刺代わりになり重宝される
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■電子署名は名刺代わり
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こと日本においては、名刺をお互いに交換せずに始まる、商談はありえ
ないでしょう。
お互いの名刺を「読む」ところから「おつきあい」がはじまります。
また、電話をかけるときには、まず自己紹介。
自らの所属役職を、名前と一緒に告げなければ、失礼にあたるでしょう。
＠ ＠ ＠
メールにおいては、電子署名が、名刺や自己紹介のかわりになります。
■電子署名を作らずにメールをはじめる人たち
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ところが.....残念なことに、電子署名のついていないメールを送って
くる人が、いまだに多いのです。
それも、実際お会いした時や、電話でお話しした時には、ていねいで、
ご立派なご対応をされる方のメールにも、なぜか「署名がない」ことが
あるのは驚きです。
おそらく、メールをはじめるときに電子署名の大切を教えてくださる方が
いらっしゃらなかったのでしょう。
そして、電子署名を作る前に、メール発信を、はじめてしまったのかも
しれません。
事前に作って、登録しておけば、あとは自動的にメールに追加されるので
簡単なことなのですが...
もったいないことです。
■電子署名は名刺よりも便利
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電子署名は、うまく使えば、名刺よりもはるかに便利なのです。
＠ ＠ ＠
もともと、メールを活用すれば、返信する時に宛名書きも必要なく、
届いたメールの送信者を簡単にアドレス帳に登録しておくこともできま
すので「名刺不要」の世界です。
しかし、時には、電話をしたり、郵送したり....とメール以外の方法で
連絡をとりたいこともあるでしょう。
そんな時に、受信箱に、署名つきメールが入っているとわかっていれば、
名刺ホルダーをめくって１枚１枚探す必要がありません。
メールソフトの検索機能を使って「差出人名」を入力すれば、たちまち
相手がくださったメールが複数見つかるはずです。
そのメールを開いて、文末の電子署名を見れば、住所や電話番号などが
わかるということになります。
＠ ＠ ＠
また、異動や移転のニュースも、いちいち連絡ハガキを出さずとも、
お知らせメールで十分ですし、最新メールに最新の電子署名をつけてお
けば「音信不通」になることもないでしょう。
■電子署名に、まず書くべきこと
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まずは、必要最低限の、簡単な電子署名を作ってみましょう。
もちろん、ビジネス用途ならば、名刺に書くことは、すべて記します。
以下の７点セットは必須項目と言えるでしょう。
1）氏 名
（漢字で書き、読み方が難しければフリガナか英字表記も）
2）会社名
（知名度が低い場合は業種やキャッチコピーを書くことも）
3）部課名・役職名
（特に、大きな組織の人は詳しく書く）
4）郵便番号・住所
（最寄り駅や目印、案内地図のＵＲＬを書くと親切）
5）電話・ＦＡＸ
（携帯電話を書く人も）
6）メールアドレス
（緊急用のケータイアドレスを書く人も）
7）会社のホームページアドレス
（大組織なら所属部署や、主力商品のアドレスなども併記する）
■電子署名だとわかるようにデザインする
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上記の７点セットのデータがそろったら、罫線などを使って、それを
美しくレイアウトする必要があります。
文字だけで、署名を作ればわかりますが、それは、味気なく、また目立
たないものになってしまいます。
たとえ、名前の上段、下段に、シンプルな罫線を一本入れるだけでも、
かなり読みやすくなるはずです。
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罫線や記号などの使い方には、個性が表われます。
適度に使えば、美しく個性的になりますが...
使いすぎますと、逆に読みづらく、下品に見えることがありますので、
ご注意ください。
メールマガジン発行主や、オンラインショップ店長など、メールの達人
から送られてくる電子署名に注目して、デザインしてみると良いでしょう。
■それだけにはとどまらない活用法
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もちろん、電子署名は、名刺よりも、もっと深い活用法が可能です。
ホームページやメールマガジンとの連携など、インターネットならでは
の方法と合わせて、究める価値があります。
そこで、次回より、電子署名をもっと積極的に活用する方法を、事例を
まじえながらご紹介いたします。
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