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第43回 第２章 事前準備
第12項 メール書式の設定
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第12項
メール書式の設定
〜「テキスト形式」「＞で引用」「サーバーには残さない」
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■まずはメール書式の設定を
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どんなメールソフトも、メール書式を自分の好きなように設定できるよ
うになっていますが.....
やっかいなのは、その「初期設定」がソフトによって違うこと
さらにやっかいなのは、その「初期設定のまま」メールを使う初心者が
かなり多いことです。
悪気こそないのですが、メールをもらった相手に迷惑がかかります。
ですから、細かい設定などは、上達してからで構いませんが、
以下の３つの設定だけは事前に必ずチェック、修正してください。
■ＨＴＭＬ形式ではなく、テキスト形式で送る
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まず気をつけたいのは、メール送信の形式です。
通常は、「ＨＴＭＬ形式」と「テキスト形式」が選べるようになって
います。
「ＨＴＭＬ形式」とは...
ホームページのように、絵や音などをメール本文に一緒に貼り付けたり、
文字の色や大きさなどデザインにこだわって送ることができる形式です。
「テキスト形式」とは...
その名の通り、文字だけを羅列して送る形式です。
＠ ＠ ＠
一見すると、「ＨＴＭＬ形式」の方が、表現力が豊かでよさそうですが..
今のところ、メールに慣れている人ほど、「テキスト形式」で送る場合が
多いようです。
＠ ＠ ＠
その理由は、いくつかありますが、
１ テキスト形式の方がデータのサイズが小さいので、
送受信が速くできる上、
保存してもハードディスクの容量を食わない
２ あえて、デザインにこだわらなくとも
文字だけで、ほとんど伝えたいことは伝わる
３ また、ＨＴＭＬメールはデザインするのに時間がかかるので、
一定時間内に、たくさんのメールを書くことができない。
４ どうしても絵や音つきで、詳しいことを伝えたければ
ファイルを添付するか、関連のホームページのＵＲＬを
メールに書いてさえおけば、見たい人は見る
...ということでしょう。
＠ ＠ ＠
時々、読みづらい小さい字、逆に大きい字で書かれたメールが届く
ことがありますが、これは初期設定の「ＨＴＭＬ形式」のままで
送っているケースです。
そんなメールを出して「初心者」だと思われないためにも...
メール送信形式は、「テキスト形式」を選んでください。
■もらったメールを引用して答える時の記号は、「＞」を使う
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メールが、手紙や電話よりも便利なのは、相手からの問合せメールの
本文をカンタンに「引用して返信」できるところです。
＠ ＠ ＠
この「引用」をうまくメール返信で使うためには、
「返信時にメール本文を残す」設定と、
「引用文の頭に「＞」の記号をつける」設定が必要になります。
＠ ＠ ＠
ソフトによっては、返信時の記号が「＞」以外にも色々選べる場合が
ありますが...一番ポピュラーなのは「＞」です。
「＞」を選んでおけば、誰もが「＞以降の分は前メールの引用だ！」
とわかるはずです。
＠ ＠ ＠
ただ「返信時にメール本文を残す」設定にした場合に注意すべきこと
があります。
同じ相手と、なんどもメールのやりとりを重ねている時には、前回、
前々回までの引用は、「削除した方が良い」のです。
しかしながら、実際には、メールの後ろにダラダラと長く残している
初心者も見受けられます。
きっと相手が読まないであろう前回、前々回分のデータまで重複して
送るのは、相手の回線やハードディスクの負荷を考えると失礼です。
文末で全文引用する場合は、今、届いた「直前のメール」だけ、引用
するようにいたしましょう。
＠ ＠ ＠
同じ理由で、誰かが送ってくれたメールマガジンなどの長文メールに
返信をする場合にも、「そのタイトル部分」だけ残して、それ以後の
部分は削除してお送りしましょう。
そのメールマガジンの主は、引用されずとも、その内容をよくご存知
なのですから。
■受信したメールは「サーバーに残さない」
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メールは、ひとたび、自分のパソコンなどに受信＝ダウンロードしたら、
会社やプロバイダのサーバーから、自動的に消えると思われがちなの
ですが.....
事前に「受信済みメールをサーバーに残さない」という設定にしていな
いと、サーバーに、メールが、どんどん溜まっていってしまいます。
＠ ＠ ＠
そこで、通常は、メールを「サーバーに残さない」という設定にいたし
ましょう。
そうすれば....
１ サーバーの最大容量オーバーで
大事なメールが届かない事態を避けられる！
２ 毎回のダウンロードに時間がかからず
時間と通信料節約になる
....わけです。
＠ ＠ ＠
ただし、
１ 大切なメールは、別途きちんとバックアップ＝保存
あるいはプリントアウトしておきましょう
パソコンが故障したり、うっかりメールを消してしまうと
何も証拠や資料が残らなくなります。
２ モバイルパソコンなどを使って、出先から簡単にメール
対応をするけれど、会社のパソコンには、全メールを保存
しておきたい場合には...
モバイルパソコンのメールソフトだけは
「サーバーに残す」設定にしておきましょう。
そうすれば、会社のパソコンで改めて受信した時に、
すべてのメールを、もう一度ダウンロードできます。
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