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SmartCloud®SmartManual®

機能

制作

PDFで簡単ブック作成!大事な書き込みは消さずに改版!
    【全アプリ共通】
  • マニュアルやカタログ、研修資料などのドキュメント(PDF)を簡単に電子化できます。
    • 「SmartManual」では電子化したコンテンツを"ブック"と呼びます。
  • 製本設定を記録し、複数のPDFを一括で登録することが可能です。オプションE
  • ブックには目次やリンク、動画や音声の組み込みが可能です。
  • ドキュメント改版時に以前のブックの付加設定や書き込み情報を引き継ぐので、更新の手間を省略できます。

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配信

ブックは常に自動で最新化!複雑な配信体系にも対応!
    【全アプリ共通】
  • ブックは、自動で最新状態に更新されるので、人が手作業で差し替える場合に比べコストを大幅に削減し、管理効率化ができます。
  • ブック毎に属性を定義し、階層構造で管理、配信します。さらに利用者別、コンテンツ別に配信時間や閲覧権限などをきめ細かく設定できるので、大量コンテンツを的確に配信可能です。


  • 【Androidアプリ・Windowsアプリ】
  • 端末アプリ側では日々設定時刻になると自動的にサーバーと通信し、ブックの更新(差分更新)とログ収集を行うため、更新忘れを防ぎます。(手動更新も可能です。)
    • 「SmartManual」ではブックの更新とログ収集を合わせて"集配信"と呼びます。
  • また、端末アプリ側では一定間隔でサーバーと通信を行い、新規配信ブックなどがある場合にはメッセージで通知します。その場で手動更新すれば、新規配信のブックを即参照できます。


  • 【Webアプリ】
  • Webブラウザーから都度サーバーへアクセスしてブックを閲覧する利用形態となるため、集配信を行わずに常に最新ドキュメントを閲覧できます。

配信状況管理画面

配信設定状況一覧画面

1.配信予約、2.配信(ダウンロード)、3.閲覧、4.配信停止

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閲覧

豊富な閲覧機能で見やすく分かりやすい。
紙の良さを残し、電子化の特性を生かしたペーパーレス化。
【全アプリ共通】
(1) ブックの表示
  • ジャンル・カテゴリ・ブックという3階層のメニューをたどって、目的のブックが見つけやすく設計されています。
  • ジャンルに対して親ジャンルを追加して、より階層の深いドキュメント管理を行うことも可能です。オプションE
  • また、よく使うブック・ページはお気に入りに登録しておくことでログイン後すぐにアクセスできます。
    • 【Webアプリ】Webブラウザーのブックマーク(お気に入り)に登録しておくことで、よく使うブックにアクセスできます。
(2) 多彩な表現方法
  • テキストだけでなく、動画や音声の配信も可能なため、効果的なプレゼンや理解促進に役立てることができます。
(3) 閲覧期間の制御
  • ブックには閲覧期間を時分単位で設定できるので、誤って古い情報を参照してしまうことを防ぎます。


【Androidアプリ・Windowsアプリ】
(4) オフラインで閲覧可能
  • 配信時にブックがすべてスマートデバイス上にダウンロードされるため、閲覧時の通信状況を気にすることなくご利用いただけます。
  • ブックの参照方式は「オンライン参照型」に設定することも可能です。(セキュリティー上スマートデバイスにデータを保存したくない、ダウンロードタイミングにより最新版のブックを参照しないケースを防ぎたい、などの場合にご利用ください。)
  • 一定期間センターとの通信が行われなかった場合は、紛失等の可能性が考えられるため、“ログインロック”を行います。

セキュリティー機能の詳細

(5) ブック更新情報のお知らせ
  • ログイン画面や“What's New”でブックが更新されたことをお知らせします。
(6) ブックへの書き込みと共有
  • ブックにアンダーラインを引いたりメモを入力でき、紙の良さを残しています。
    • 【Androidアプリ】アンダーラインやメモはユーザー間でも共有して参照できます。
(7) チェックシート機能
  • Webフォーム形式のチェックシートを作成し、ユーザーが回答することができます。
  • 回答時には、画像や動画を添付することも可能です。
(8) ブックへのファイル添付
  • ブックにWordやExcelなどのOffice文書のファイルなどを複数添付することができます。


【Windowsアプリ】
(9) ブックの印刷
  • 管理者が許可したブックは、書き込み(メモやアンダーライン)がある状態で印刷できます。
  • 印刷時にはヘッダー・フッターにユーザー名や印刷日時などが印刷されます。

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ログ活用

ログで閲覧状況を把握し、コメントは業務改善に活用!
【Androidアプリ・Windowsアプリ】
  • スマートデバイスでのコンテンツ閲覧状況や書き込み内容などが記録された利用ログを、管理者用PCにCSV形式でダウンロードし、ブックの利用実態を把握できます。
  • 利用実態を把握することで、課題を的確に捉えたコンテンツ改良や業務の効率化が可能となります。

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ユーザー管理

管理者権限やブックの閲覧権限をきめ細かく設定!
    【全アプリ共通】
  • 管理者側の権限は、制作担当や配信担当など業務の役割に応じて5つに分かれており、設定する管理者権限に応じて利用機能を制限することが可能です。
  • また、閲覧者側では、ブックの閲覧対象に応じて各ユーザーのブック参照可否を設定できるため、1台のスマートデバイスを複数名で利用する場合でも、細やかな閲覧制御が可能です。


  • 【Androidアプリ・Windowsアプリ】
  • MDMを併用しているなどの理由でログイン認証を省略したい場合は、オートログイン機能をご利用可能です。オプションE

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セキュリティー

充実のセキュリティー機能で重要文書の利用も安心!

ご安心してお使いいただくため、さまざまなセキュリティー機能を搭載しています。

【全アプリ共通】
(1) ログイン認証
  • 端末アプリ起動時にログインIDとパスワードによる認証を行います。
(2) 自動ログアウト
  • 一定時間、端末操作が無い場合は、端末アプリから強制的にログアウトします。
(3) アカウントロック
  • 一定回数、連続でログインに失敗した場合、ログイン画面をロックして端末紛失時などの不正利用を防止します。
(4) 端末認証
  • 管理者が承認した端末のみが接続されるようにすることで、他の端末による「なりすまし」や不正利用を防止します。
(5) 監査ログオプションE
  • 管理システムにおける操作内容を記録し、いつ誰がどのような操作を行ったか確認できます。


【Androidアプリ・Windowsアプリ】
(6) ブックの暗号化
  • ドキュメントは、ブックにする際に独自形式に変換され、さらに暗号化された状態でスマートデバイス上に配信されます。
(7) ログインロック
  • 一定期間、センターとの通信が行われなかった場合、ログイン画面をロックして端末紛失時などの不正利用を防止します。
(8) オンライン参照
  • データを端末にダウンロードせず、サーバーのデータを参照します。
(9) 端末データ削除
  • 管理者側で特定の端末内にあるデータを削除できます。(次回通信時に削除)


【Androidアプリ】
(10) ブックパスワードオプションE
  • 管理者側でブック毎にパスワードを設定可能です。閲覧者はブックパスワードを入力しないと当該ブックを閲覧できません。


  • ご利用形態により一部機能に差異がございます。詳細はお問い合わせください。

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