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収集から廃棄まで全工程をサポート マイナンバー管理ソリューションの実力
収集から廃棄まで全工程をサポート マイナンバー管理ソリューションの実力

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NTTコムウェアのマイナンバー管理ソリューションは、強固なセキュリティーに対応したクラウドを活用し、マイナンバーを適切かつ低コストで管理することができるソリューションです。すでに流通・小売、運輸、教育機関、通信、金融など500社以上の幅広い業種・業界において導入・活用されています。収集・管理・廃棄まで、マイナンバー管理の全工程に対応している本ソリューションの特長と導入のメリットについてご紹介します。

企業のマイナンバー対応を柔軟に実現

今年からスタートしたマイナンバー制度に対応するためには、まず自社の業務プロセスやITの状況を見極め、自社にとって適切な業務フローをデザインする必要があります。その際、見逃してはいけないポイントが2つあります。「誰が収集するか」「誰を管理するか」です。

まず、「誰がマイナンバーを収集し、システムに入力するか」について、代行業者に依頼するのか、それとも自社で行うのかを、事前に検討する必要があります。自社で行う場合でも、業務集約部門なのか、本人が入力するのか、企業規模や業種、ICT環境によって、異なる収集・入力のパターンに対応することが必要です。事業所や雇用形態などによって異なる手法を組み合わせて、収集や入力を行うケースも少なくありません。

弊社のマイナンバー管理ソリューションは、画面からの入力、CSVファイルでの一括アップロードを提供しています。入力項目が少なく、操作が簡単なところも特長の1つです。

マイナンバー入力のイメージ マイナンバー入力のイメージ

マイナンバー入力のイメージ

次に、「誰のマイナンバーを管理するか」です。一口に従業員と言っても、正社員・契約社員・パート・アルバイト、それらの扶養家族など、その形態は多様で、同じ人事・給与システムで管理していないケースも多々あります。さらに、個人事業主のような社外の支払先についてもマイナンバーを管理することが求められますが、こうした社外の対象者については「取引先」としてマスターを用意しており、従業員よりも管理項目を抑えたほか、個人番号・法人番号も管理できるようになっています。

複数の従業員タイプ、取引先も一緒に管理するには、複数のシステムと容易につながることが重要です。従業員の情報を人事・給与システム、社外の支払先を経理システムで管理している企業は多いことでしょう。その場合、マイナンバー管理の仕組みは両方のシステムと連携する必要があります。

マイナンバー管理ソリューションは専用の入力フォーマットがあるわけではありません。マッピング機能を活用すれば、既存システムの出力ファイルをそのまま取り込むことができ、既存システムを改修する必要がありません。項目の並び順を変更したり、不要な項目を削除したりすることができます。「社員種別コード」ひとつを取り上げても、システムによってコード値は違うものです。コード値の差分については、マッピング機能で設定しておくと、ファイル取り込み時に自動的にコード値変換が行われます。

お客さまのICT環境によっては、API連携機能も提供しており、既存の業務フローを変更せずにマイナンバーを収集・管理することができます。

マッピング機能のイメージマッピング機能のイメージ

マッピング機能のイメージ

人的リスクの軽減も考慮した強固なセキュリティー

マイナンバーを加えた個人情報は特定個人情報と呼ばれ、企業には厳格な管理が求められるため、それらのセキュリティーを担保することがすべての企業にとって必須要件となります。

マイナンバー管理ソリューションは、強固なセキュリティー環境でサービスを提供しています。通信インフラやクラウドサービスの分野で、NTTコムウェアが長年にわたって培った技術やノウハウは、マイナンバー管理ソリューションに注ぎ込まれています。個人情報保護委員会の定めたガイドラインの安全管理措置にのっとり、データセンターやサーバー、ネットワーク、ウイルス対策などにおいて高度なセキュリティーを追求しています。加えて、管理画面では、アクセスログを簡単に参照できる機能も備えています。「誰が何の目的で、誰のマイナンバーにアクセスしたか」を記録として保存するだけでなく、すぐに確認することができます。不正な利用がないか定期的に確認できるだけでなく、不正に対する抑止効果を高め、人的セキュリティーのリスクを軽減します。

強固なセキュリティー機能強固なセキュリティー機能

強固なセキュリティー機能

マイナンバーの収集・入力、給与計算、印刷など、マイナンバー関連の業務は多岐にわたるため、外部に委託する企業も多いかと思います。マイナンバーの取り扱いを外部委託する企業は、委託先を監督する責任があります。弊社のマイナンバー管理ソリューションでは、細かな権限設定が可能で、業務委託先で参照可能な情報の範囲を制限することや、操作できる機能を限定することもできます。アクセスログ参照機能と細かな権限設定により、委託先での適正なマイナンバー管理・運用をサポートします。

マイナンバーを管理する上では、在籍している従業員や新たに雇用する従業員だけでなく、マイナンバーを入力した後に退職する従業員にも気を配る必要があります。従業員が退職した場合、速やかにマイナンバーを廃棄することが義務づけられているからです。弊社のマイナンバー管理ソリューションでは、従業員が退職する、扶養家族が扶養から外れるといった状況が生じた場合、一定期間経過後にマイナンバーが自動廃棄されます。その廃棄結果についてはレポート出力されるため、「いつ、誰のマイナンバーが廃棄されたか」を確認することができます。こうした機能により、ガイドラインへの確実な対応をサポートし、セキュリティーリスクを軽減します。

トータルでマイナンバー対応をサポート

弊社のマイナンバー管理ソリューションは、企業のマイナンバー管理を安全に実施するクラウドサービスです。加えて、収集代行や印刷などの専門分野を持つパートナー企業とのアライアンスにより、マイナンバー対応のためのトータルソリューションを提供しています。初期設定サポートサービスも提供しており、マイナンバー対応をスムーズに始めることができます。

今後、マイナンバーの用途は広く拡大していくと予想されており、マイナンバーを活用した新しいサービスが続々と生れる可能性もあります。すでに、こうした将来のビジネスチャンスに備える意図で、マイナンバー対応を進めている企業も存在します。そういった企業を含めた、幅広い業種業態のマイナンバー管理業務に向き合うことで、NTTコムウェアはマイナンバー管理ソリューションを今後も進化させてまいります。

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