現場の課題「ややこしい進捗管理・報連相」を解決！フィールドコラボの特長とは？

はじめに現場がどのような状態か考えてみましょう。現場管理者は、電話やメール、チャットなどさまざまなコミュニケーションツールを使って作業者からの報告を受けたり、相談事項への回答を行ったりします。また、1つの現場ではなく、同時に複数の現場をかけもちすることも多く、限られた時間内に対応することに苦慮しているのが実情です。現場管理者からは、「現場からあがってきた煩雑な情報を整理するのが大変」、「管理者への報告に手間がかかり、本来すべき現場管理に時間が割けない」、「現場毎にいくつものツールを使い分けるのが面倒」、「そもそもツールの導入で苦労している」といった声がよく聞かれます。

こうした現場管理における困りごとの根本原因は、「シーンごとにツールを使い分ける」「ややこしい進捗管理・報連相」を行っていることです。そして、この問題は、「現場管理者と作業者のコミュニケーションツールの統合」によって解決できると考えています。

現場管理者と作業者のコミュニケーションツールを統合することで実現できることは、次のようなことです。

• 各担当者が使いやすいツールを使うことで、情報入力が簡単に
• 蓄積された過去情報を整理・可視化することで、情報把握が簡単に
• ツールの習熟がラクになり、現場導入のハードルが低減
• ツールが減ることで、連絡の確認漏れを低減

フィールドコラボは現場管理者と作業者の間のコミュニケーションのすべてを統合し、集まった情報は閲覧・確認しやすい形で自動的に整理します。現場管理者には「これだけを見れば現場のすべてがわかる仕組み」、作業者には使いやすく「現場からの報連相を便利に、気軽に行える仕組み」を実現しています。

フィールドコラボは3つの特長を持っています。

特長1：現場のツールと情報を1か所に集約

現場業務に必要なコミュニケーションツールと情報をひとまとめにし、現場からの情報を一元管理できます。ツールを統合することで管理業務全体の効率化を実現します。

特長2：現場の報連相がリアルタイムに自動整理

進捗・報告・証跡写真・資料などの情報が1か所にまとめられ、作業ごとに自然に情報が整理されていきます。情報を整理する稼働を削減します。

特長3：簡単な操作で現場定着が進みやすい

作業者は、利用するアプリの起動や簡易な業務報告をチャットツールのみで実施可能です。チャットという単一のUIで必要な操作を完結させることができ、ITツールに不慣れな人でも使いやすくなっていることで、現場導入をスムーズに行えます。

3つの特長をもったフィールドコラボを導入することで、「ややこしい進捗管理・報連相」の問題を解決し、現場管理者と作業者のより良いコミュニケーションを実現します。

4つの導入効果を実感！働き方にも変化　～事例紹介～

NTTコミュニケーションズは、全国規模でお客さまのネットワーク設備メンテナンスを毎日20～30拠点で行っています。管理者とオペレータ(現場管理者と同義。以下「オペレータ」と称します。)とがオフィスの統制ルームに集合して工事の集約管理を実施しています。これまで複数の現場が同時並行で進行する一方で、オペレータと現場の作業者とのやりとりはすべて電話であったため、やりとりにおいて大きく2つの課題がありました。
1つめはオペレータと作業者の通話時間が長引く傾向にあることです。話し中、他の拠点の作業者が現場で指示待ち状態となります。場合によっては、作業者がオペレータへの確認を行わず、独自に判断して作業を実施してしまうということが発生していました。
2つめは工事の進捗は進捗管理表への記入で行っていましたが、電話で報告を受けたオペレータが手入力するため、電話が重なる繁忙時には記入や更新漏れが発生することがありました。このように管理作業の生産性は決して高いとは言えず、トラブルのリスクを抱えていました。

こうした課題を解消するために、フィールドコラボの導入を決定しました。電話をすべてチャットに置き換え、同時に写真や映像を用いたコミュニケーションを積極的に活用するように業務を変更したことで、4つの導入効果がありました。

導入効果1：

電話で伝えることが難しかった現場状況を写真や映像で伝えられるようになったことで、オペレータの状況把握が正確かつ迅速になりました。

導入効果2：

オペレータが非同期に複数の工事現場の管理ができるようになったことで、作業者の指示待ち時間が短縮しました。

導入効果3：

作業現場の様子をリアルタイムに共有できるようになったことで、トラブル発生時の指示や危険な作業を避ける指示などが迅速に出せるようになり、安全性を高めることができるようになりました。

導入効果4：

チャットでやりとりしている情報のすべてがフィールドコラボに集約され、進捗管理表が自動的に更新・反映されるため、作業全体を俯瞰して管理できるようになりました。

このように、情報集約と指示がすばやく行えるようになり、全体の作業効率が向上しました。特にオペレータと作業者の間で作業前、作業後の意識合わせがとても効率的になりました。従来の電話による口頭での指示では現場の状況や指示を伝えきれず、間違いが発生しやすくなっていましたが、写真や映像が使えるようになったことで正確で具体的な報告と指示のやりとりができるようになったことを実感しています。

フィールドコラボはコミュニケーションツールと進捗管理ツールが一体となっているため、意識して情報管理をしなくても自然と情報が集約されます。また、作業者にとっては一般的なチャットと変わらないUIなので、初めて使っても、1時間ほどで使いこなせるようになっています。フィールドコラボの導入からそれほど時間が経過していなくても、その効果は現場で実感されており、習熟が進めばより一層高い効果が見込めると期待しています。さらに、管理者の働き方にも変化が出てきています。従来、管理者は統制ルームで品質管理、統制のまとめなどの作業を行っていましたが、現在では出張先や統制ルーム以外のオフィスでも進捗管理ができ、柔軟な働き方を実現しています。

NTTコムウェアとは導入前から運用方法の検討で協力し、製品の改善要望にも応えてもらいました。今後もさらなる安全性・生産性の向上をめざしていきます。

フィールドコラボと連携！現場に利便性をもたらすi-Reporterとは？

現場帳票電子化システムとして広く利用されている「i-Reporter」は、保守・メンテナンスの分野はもちろんですが、製造業、建築・建設、物流など幅広い業種で採用されています。2024年2月、フィールドコラボの作業者向けツールとして連携しました。i-Reporterを使えば、使い慣れた点検用紙などのレイアウトをそっくりそのまま再現して、タブレットやスマートフォンで報連相が可能です。

i-Reporterには、入力のしやすさ・正確さを追求した32種類のデジタルインプットが用意されており、紙で発生しがちな入力漏れやミスを防止し、素早い報告書作成が可能になります。キーボード入力、選択式の日付、候補から1つ選ぶなどの入力補助機能に加え、計測器から直接データを読み込むことや、音声で入力することもできます。さらにその場で写真を撮影して組み込むことや、手書きメモを残すこともできます。
i-Reporterは紙の帳票と同じレイアウトで、同じように入力できるため、紙に慣れている作業者にも抵抗なく受け入れられています。また、入力されたデータはサーバーに一元管理されるので、紙では難しかったデータの共有や過去データの検索が容易になるなど、現場にこれまでにない利便性をもたらします。管理者の観点からは、登録されたデータをリアルタイムで確認できるためスピーディな意思決定に役立ちます。さらにCSVやExcel、PDFなどへ自動出力することで他業務へ展開するなど二次活用も可能です。

脱！ややこしい進捗管理・報連相！のススメ

フィールドコラボとi-Reporterの連携が生まれたのは、「チャットから帳票を用いて現場の作業報告をしたい」というユーザーからの意見がきっかけでした。しかし、チャットとi-Reporterを別々に利用してしまうと、もともとの課題の原点であるツールと情報がバラバラになるという問題に戻ってしまいます。そこで現場管理者へ情報を集約し整理するという考え方はそのままに、チャットを軸として帳票を使えるように仕組みを整えました。
チャットに帳票入力ボタンを追加し、i-Reporterが自動的に起動できるようにしました。この帳票の起動にも工夫があります。複数の帳票の中から該当の帳票を探し出すことにも手間がかかっているというユーザーからの意見があり、フィールドコラボが持つ案件管理という機能を使い、作業に応じた帳票が起動できるようにシステム側でサポートしました。
作業者は現場の作業報告のため、チャットからi-Reporterの帳票を簡単に利用することができ、現場管理者はフィールドコラボ上で案件ごとに整理された現場実績を確認することができます。i-Reporterとの連携により、作業者にとっても現場管理者にとっても大きく利便性が向上しました。

「ややこしい進捗管理・報連相」で情報がバラバラになるという課題に頭を悩ませていて、かつ、独自の帳票を活用したいという方々には、「脱！ややこしい進捗管理・報連相」を実現するために、フィールドコラボとi-Reporterの組み合わせ導入をお勧めします。

2024/08/30

• ※ 商品およびサービスの内容は、予告なく変更する場合がありますので、あらかじめご了承ください。
• ※ 「フィールドコラボ」は、NTTコムウェア株式会社の登録商標です。
• ※ 「i-Reporter」は、株式会社シムトップスの登録商標です。
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