前回の記事では、Teamsは情報共有の入口であり、実際のファイルはSharePointやOneDriveで管理されていることを紹介しました。

今回は、「OneDriveとSharePointは何が違うのですか？」という疑問に答えながら、現場で迷わない使い分けのポイントを解説します。

どちらもファイルを保存でき、共同編集も可能です。そのため「どちらを使っても同じでは？」と感じる方も少なくありません。しかし、運用を続けている企業ほど、この違いを理解することの重要性を実感しています。

• 個人で作成中の資料が、そのまま全社共有されてしまう
• 正式版がOneDriveに保存され、担当者が異動すると見つからなくなる
• 同じ資料が複数の場所に保存され、最新版が分からなくなる

こうした課題は、製品の機能不足ではなく、「どこに何を保存するか」という運用ルールが曖昧なことから生まれます。

OneDriveとSharePointは、どちらもクラウドストレージですが、目的は異なります。シンプルに言えば、

　OneDriveは「個人の作業場所」

　SharePointは「組織の共有場所」

です。重要なのは「どちらが優れているか」ではなく、「どの場面で使うか」です。

項目	OneDrive	SharePoint
主な用途	個人ファイルの保管・編集	チーム・部門での情報共有
共有範囲	個人が必要に応じて共有	チームやプロジェクト単位で共有
ファイル管理	個人が管理	管理者・チームで管理
向いている使い方	自分用の作業ファイル・下書き	部門資料・マニュアル・プロジェクト管理
アクセス権限	本人＋共有した相手	チームメンバー全員（設定による）

OneDriveとSharePointの使い分けを考えるとき、多くの企業は「どちらへ保存するか」という視点になりがちです。しかし実際の業務では、情報は一か所に留まり続けるものではありません。

例えば、企画書を作成する場合を考えてみましょう。最初は担当者がOneDriveで下書きを作成します。その後、チームメンバーと共同編集を行い、内容が固まったらSharePointへ保存して正式版として管理する、といった流れが自然です。

つまり重要なのは保存場所ではなく、「情報がどのように流れるか」を設計することです。情報管理がうまくいっている企業では、この流れが自然に定着しています。

情報共有が複雑になる大きな理由の一つが、「正式版」が決まっていないことです。OneDriveにもある、Teamsにもある、メール添付でも送っているという状態では、利用者はどれを参照すればよいか判断できません。

運用ルールとして、次のような役割分担を決めておくことをおすすめします。

情報の状態	保存場所の例
個人で作業中の資料（下書き）	OneDrive
チームで共同編集する資料	Teams（チャンネル）
正式版として保管する資料	SharePoint
社外への正式なやりとり	Outlook

これだけでも、情報の探しやすさや管理のしやすさは大きく変わります。利用者が迷わない運用こそが、安全で効率的な情報共有につながります。

OneDriveは個人に紐づいた領域のため、担当者の退職や異動の際に注意が必要です。

• 正式版がOneDriveに保存されたままだと、退職後にアクセスできなくなる
• 個人チャットで共有されたファイルは送信者のOneDriveに保存されており、退職後にリンクが切れることがある
• OneDriveから共有したリンクが有効なまま残り続けるケースがある

チームで継続的に参照するファイルは、最初からSharePointに保管しておくことで、こうしたリスクを防ぐことができます。

自社の運用について、次の項目を確認してみましょう。

• □ 正式版を保存する場所が決まっている
• □ OneDriveを共有フォルダ代わりに使っていない
• □ SharePointの管理責任者が明確になっている
• □ 同じ資料が複数の場所に保存されていない
• □ 退職・異動の際にOneDrive内のファイルを引き継ぐ手順がある
• □ 情報の保存ルールを利用者へ周知している

運用ルールは、一度決めて終わりではありません。組織変更や業務の変化に合わせて見直すことが大切です。

OneDriveとSharePointは似た機能を持つサービスではありますが、役割は異なります。OneDriveは個人が作業する場所、SharePointは組織で共有・保管する場所として使い分けることで、情報管理は大きく改善します。

また、保存場所だけでなく、「作成」「共同編集」「正式版として保管」「アーカイブ」という情報の流れ全体を意識することも重要です。

次回は、「なぜ情報共有が複雑になるのか？Microsoft 365運用で起こりやすい課題」として、情報共有の仕組みそのものを見直すポイントについて解説します。

ドコモソリューションズのMicrosoft 365運用支援

ドコモソリューションズでは、Microsoft 365環境における情報共有基盤の設計や運用改善、権限管理の見直しをご支援しています。

• OneDrive・SharePoint・Teamsの権限設定レビュー
• 情報の保存場所・運用ルール整備支援
• 退職・異動時のファイル引き継ぎフロー設計
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「情報の保存場所が整理できていない」「Microsoft 365をもっと安全かつ効率的に活用したい」といった課題がありましたら、お気軽にご相談ください。

※Microsoft 365、Teams、SharePoint、OneDrive、Copilotは米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国々における登録商標または商標です。