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在宅勤務を考える2 ITシステム編
在宅勤務を考える2 ITシステム編

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在宅勤務制度は、子育て支援(育児休職)や介護離職防止、BCP対策として効果的です。しかし、在宅勤務制度を導入するには、インターネット回線を介して、離れた拠点で仕事をするメンバー同士が滞りなく仕事ができる環境が必要。そのためには、セキュリティーやマネジメント、コミュニケーションの観点でITシステムを見直す必要があります。

経営視点から重要性が高まる在宅勤務

保育所や幼稚園・保育士の不足により、小さな子どもを抱える女性の職場復帰が難しいという議論が高まっており、日々テレビなどでも注目を集めています。

従業員が出社できなくなる状態は、なにも育児に限りません。介助者や介護施設の不足も社会問題になっており、身内の介護のため、やむなく退職する介護離職者は年間10万人ともいわれています。企業が投資し、育ててきた従業員が現場を離れざるを得ないシーンが多数あるのです。

企業、従業員の双方に不利益をもたらしますが、その問題についての一つの選択肢があります。「在宅勤務制度」です。例えば、週5日は出社できなくても、週2日は在宅勤務にして、出勤する3日間はヘルパーに介護を依頼するような形でも従業員にとっては就労を継続の道が開けます。

さらには在宅勤務制度を導入することで、従業員のライフスタイルをより充実させたものとすることができるかもしれません。

地震などの自然災害、テロなどの事件・事故、疫病の流行などが起こった場合、従業員が出社できず、自宅待機となった場合のBCP(事業継続計画)対策という側面もあるでしょう。

経営層もこうした施策に興味を持ち始めており、ビジネス戦略の一環に盛り込まれるかもしれません。幸い、在宅勤務を実現するための技術や環境は整いつつあります。情報システム部においても、そのような経営層の要求に応えられるよう課題を整理しておくとよいでしょう。

こうした社会的な要請だけでなく、グローバル経済における日本企業の役割や立ち位置の変化に対応する意味でも、これまで常識または正しいとされてきた経営戦略の見直しが求められています。

働き方、企業経営の考え方を変える必要があります。

実現するためにクリアしなくてはいけない課題

在宅勤務を実現するためには、ハードやソフトといった技術面と、ルールの策定などポリシー面で課題がいくつかあります。しかし、それらを策定する前提として情報システム部が考慮しなければならないのが「セキュリティー対策」です。

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セキュリティー

昨今、情報漏えい事件が大きく報道され、社会問題となっています。多く企業が、記録メディアへのデータ保存を制限し、データ持ち出しや紙資料の持ち出しを禁止するなど、対策を実施しています。

では、社外でデータを取り扱う在宅勤務ではどのように対応していけばよいのでしょうか。

在宅勤務で、個人所有のパソコンで作業を認める場合は、USBメモリーやSDカードなどのディスクメディア、メール、クラウドサービスでデータを持ち出すことになりますが、漏えいのリスクが伴います。また内部犯行も無視できません。

また、個人所有のパソコンを利用した場合、OSのセキュリティーアップデートや最新のウイルス対策が施されていないとリスクは更に増します。

情報システム部では、利用者に対するポリシーの策定、それらを遵守させるための技術的な対策をバランスよく策定し、実行しなければなりません。

セキュリティー事故の発生を想定した対応手順をあらかじめ準備しておくとともに、従業員にセキュリティー遵守の教育を行うことも大切です。

具体的には、社内ネットワークと通信する際の暗号化通信はもちろん、端末を特定するなど適切にアクセス認証を行います。端末が一定レベル以上のセキュリティー対策が実施されているか、検疫なども行う必要があります。アクセス状況や操作内容を記録しておくログシステムなども検討が求められるでしょう。

マネジメント

在宅勤務では、労働時間の管理など、いかにマネジメントするかも課題となります。始業・終業をメールで報告する企業があるようですが、場合によってはオンラインで利用できる勤怠システムを導入すればより効率的です。タイムカードの機能をクラウドで実現するSaaSサービスなら、在宅勤務する従業員の勤務時間を管理できます。

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コミュニケーション

在宅勤務のデメリットとして「コミュニケーション不足」に陥りやすいということが懸念されています。職場では口頭の二言三言で済む内容をメールでやりとりするのは大変です。また、実際の職場では何気なく行われる雑談を通して情報を得る機会も多いのです。

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しかし、こういったコミュニケーション不足も、社内SNS、共有フォルダー、スケジューラー、Web会議システムといったITツールを利用することで、解消できます。

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