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急加速する「国税関係書類のスキャナー保存」とは
急加速する「国税関係書類のスキャナー保存」とは

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2015年と2016年の税制改正により、2年連続で「電子帳簿保存法」が改正されました。これにより国税関係書類(契約書、領収書、請求書、納品書など)を紙ではなく、スキャンデータで保存することが現実的な選択肢になりました。これは単純にコスト削減に繋がるだけでなく、企業の経営戦略とも深く関係します。文書保存についての経緯を振り返りながら、「e-文書法対応」のメリット、導入への注意点を検証してみましょう。

なかなか普及しなかった「e-文書」の歴史

これまで紙で保存するしかなかった国税関係書類が、スキャンデータでも保存がOKになる――文書保存の管理者からすれば、ようやくここまで来たかと感慨ひとしおかもしれません。それほど、「e-文書」の歩みは遅いものでした。コンピューターの普及にともない、まず1998年に「電子帳簿保存法」が施行されました。これは、従来の帳簿(総勘定元帳)をコンピューターシステムによるデータに置き換えることを容認するものでした。しかし、ソフトウェアに求められる改ざん防止の条件が厳しすぎるため、この段階ではほとんど普及しませんでした。

2005年、電子文書法、いわゆる「e-文書法」が施行されます。企業はたくさんの法律によってさまざまな文書の保存を義務づけられています。「e-文書法」は、あらゆる文書について、紙だけでなく、電子的データで保存することも容認するものでした。その目的は、文書保存にかかるコストを削減し、企業間の電子取引を促進することです。ところが企業がもっとも期待していた国税関係書類(契約書、領収書、請求書、納品書等)については、「e-文書法」が施行されても、事実上、スキャナー保存は「不可」の状態が続きます。

図:国税関係書類(契約書、領収書、請求書、納品書など)をスキャンデータで保存

その理由は、「e-文書法」制定と同時に行われた「電子帳簿保存法」の一部改正にありました。まず「電子署名が必要」という規定です。この電子署名とは「実印の押印」と同等の重要度があるものです。国税関係書類の保存は重要な業務ですが、「すべての書類に代表者自らが目を通す」というのはいかにも非現実的でした。

もう一つは、契約書、領収書、請求書、納品書等の書類については、額面3万円未満の書類のみスキャンしたものを保存できる(それ以上のものは従来と同じ紙の保存)という規定です。完全移行であれば、実行する価値も高いといえますが、金額によって業務フローが2分割されるようでは、かえって手間が増えかねません。

次ページ 2度の法改正で「文書のスキャナー保存」が現実的に

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