在宅勤務実現のために検討すべき事項と対策

会社に出社して仕事をするのと違って、在宅勤務はインターネットを介するコミュニケーション、勤怠管理が必要になります。それらを実現してこそ、スムーズな在宅勤務が可能となります。

個人認証技術とネットワーク環境

リモートワークを可能にするには、インターネット経由で外部から社内のイントラネットにアクセスする必要があります。社内ネットワークに外部からの出入口をつけることになるので、不正アクセスなどへの対策は必須です。

ログインIDや電子証明書による認証、詳細なアクセス制御、ファイアウォールによる防御やネットワーク監視といった技術的な対策を行います。

シンクライアント

情報漏えいリスクを低減させるには、データを外部へ持ち出さないことが1番です。そこで注目したいのが、シンクライアントシステムです。

サーバーで実行した画面情報を表示する仕組みであり、利用端末上にデータが残りません。またシンクライアント専用端末以外にも、既存のパソコンをシンクライアントとして利用できるソリューションもあります。スマートフォンやタブレット型端末などをクライアントとすることもできます。

クラウドサービス

会社でSaaSのようなパブリッククラウドサービスを導入しているならば、自宅からも同様に利用することができます。

クラウドサービスによってスケジュール管理、メール、専用SNS、共有フォルダーを備えるなどの差異がありますが、Web型のサービスであるため、会社で行うのと遜色のない作業が可能です。

ウイルス、盗難、情報漏えい対策

データ盗難に備えた対策やウイルス対策は必須です。特に在宅勤務では、インターネットを利用する機会が多くあります。ウイルス対策ソフトは必須であり、定義ファイルを最新にします。また、OSのセキュリティーアップデートも更新が重要です。こうした対策は、従業員任せではなく、強制的に適用する技術的な対策を講じなければなりません。

シンクライアント端末の場合は、OSやアプリケーション、データは、サーバー上で管理されます。ウイルス対策もサーバーで行えますし、盗難の際も端末にデータが残らないので、情報漏えいのリスクは低減されます。

シンクライアントではない、通常のパソコンを会社から支給する場合は、会社で使うパソコンと同等のウイルス対策、情報漏えい対策が必要です。営業が会社支給のノートPCを社外に持ち出して使うケースと同じように考えて、在宅勤務用の対策を検討するのも手です。

個人所有のパソコンを利用する場合、リスクが高いソフトを利用させない、社内ネットワークへ接続する場合は、検疫ソリューションを利用する。業務データを端末へ保存する場合は、必ず暗号化するなど、セキュリティー対策が必須となるでしょう。大企業のWebサイトを見ていてもウイルスに感染する時代です。感染する可能性を前提とした対策が重要です。

勤怠管理

当然、「在宅勤務で勤怠管理はどうするのか？」といった疑問も湧くでしょう。そんなときは、勤怠管理機能を備えているクラウドサービスが便利です。簡単にいえば、出社、退社時に打刻するタイムカードのクラウド版です。在宅勤務者にとっては、仕事開始時の打刻から終了時の打刻の間が、勤務時間として計算されます。

在宅勤務は仕事とプライベートの場が同じになりますので、「今からは仕事の時間」と意識することは重要です。パソコンやスマートフォンの画面からタイムカードに打刻すれば、ビジネスのオンとオフの切り替えにもなるでしょう。

コミュニケーションツール

企業などで導入されているグループウェアにはメール、掲示板、チャット、スケジュール共有など多くのツールを備えていますが、在宅勤務では大いに役に立ちます。

在宅環境でもグループウェアにアクセスして、スケジュール共有機能で上司の不在を知ることができ、帰社の時間に合わせて連絡するなど、予定のすり合わせができます。

例えば、あるプロジェクトをチームで進めているケースでは、チームのメンバー同士の細かいコミュニケーションがスムーズな進行に大きく機能します。在宅環境であっても、チャットや社内SNS機能を活用すれば、オフィスで顔を合わせているのと同じように、こまめに連絡をしたり、意見、アイデアを伝えたりできます。

また、Web会議機能を使えば、複数メンバーでの打ち合わせが可能で、共有フォルダーに入れた同一の資料を閲覧しながらコミュニケーションを取ることができます。

なかには、勤務時間はパソコンのテレビ会議システムをオンラインにして、チームが互いの顔を見ながら仕事ができる環境を作るようにしている企業もあるようです。