「法令の要件」「セキュリティー」「業務の最適化」に注意を
各種ICT事業者から文書のスキャナー保存に焦点を当てたアプリケーションや、システムがリリースされています。その市場は今後さらに拡大すると見込まれます。当然、自前のシステムを構築する企業もあるでしょう。
文書のスキャナー保存を推進するにあたって、情報システム部が注意すべき点として何があるのでしょうか。
まずは、「法令の要件」と「セキュリティー」への配慮です。国税関係書類のスキャナー保存は、勝手に行うことはできません。紙保存からスキャナー保存へ切り替える３カ月以上前に、管轄の税務署に「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」を提出する必要があります。手続きの詳細については、国税庁のWEBサイトで確認できます。
また、法令の要件は抑えておく必要があります。例えば真実性の確保のために、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴の保存、入力者とその監督者の記録が定められています。また可視性の確保のために、国税関係帳簿との関連性をわかりやすくし、整然とした形式を保ち、速やかな出力が可能であること、検索しやすいことが定められています。
保存しようとする文書のセキュリティーが重要なのは言うまでもありません。情報へのアクセス制限とアクセスログの管理の徹底により、流出や滅失を防止するのはもちろんのこと、本人認証の導入も検討の必要があるでしょう。
さらに、実のあるシステムにするために、「業務の最適化」が重要です。紙保存時代は、「文書にはライフサイクルがある」といわれていました。すなわち、(1)作製・発生、(2)保管、(3)利用・活用、(4)保存、(5)廃棄という５つのフェーズです。現実には、紙に記された情報をコンピューターに入力し、その入力内容の最終チェックが終われば、以後の情報管理はもっぱらコンピューター上で行われ、文書の原紙は一時保管を経て、保存期間が満了するまで倉庫等で廃棄を待つというのが一般的な流れではないでしょうか。これがe-文書時代になると当然、変化するはずです。
企業によっては文書の保存期間を延長したり、永久に廃棄せず保持し続ける可能性もあります。これまで多くの企業が持っていた「早く廃棄したい」という切迫感から解放され、文書のライフサイクルや文書保存ポリシーの再定義が必要になるかもしれません。これまでの流れにとらわれず、経営戦略と連動した新しい文書保存のルールを築き上げていく――そんな積極的な取り組みが重要になるのではないでしょうか。
