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事例紹介:株式会社コクヨ様
事例紹介:株式会社コクヨ様

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文具、オフィス家具の製造、販売から、オフィス空間のデザイン・コンサルテーションまで、オフィスにまつわる幅広い事業を展開されているコクヨ様。 オフィスを「コミュニケーション活性の場」と捉え、従業員同士が活発に交流し合い、生産性向上を実現するための「働く環境作り」に注力されているコクヨ様では、ICTを有効に活用したコミュニケーション活性化に取り組まれています。その一環として導入したのが、NTTコムウェアのビジネス向けメッセンジャー「シャナイン®TALK」でした。

コクヨ様では一部の営業部門と設計部門で、シャナイン®TALKをご利用いただいております。シャナイン®TALKは、チャット感覚で、上下関係を意識することなくメッセージを送受信できるため、コミュニケーションが活性化します。オフィスの設備を構築する際も、他の現場にいる先輩や上司、同僚からのアドバイスを迅速に受けられるようになりました。

導入効果 1

情報漏えい・不正利用を防止
シャナイン®TALKはクローズドなクラウドサービスで、業務専用の入り口を用意。管理者によるメンバー登録や端末承認機能等、高いセキュリティーを担保。社内限定のため、社外への誤送信による情報漏えいの心配もなくなりました。

導入効果 2

コミュニケーションの“質”と “スピード”を向上
チャット感覚でメールよりも気軽に、効率よくメッセージが送信できます。また、簡単な操作でグループ間のリアルタイムなコミュニケーションも可能です。絵柄のついたスタンプを利用すると、“気持ち”を伝えることもできます。

導入効果 3

スピーディーなやりとりで、 トラブルにも迅速に対応
顧客企業での工事が土日になることも珍しくはありません。土日の作業中にトラブルが発生した際、シャナイン®TALKで相談すると、他の現場で働いているメンバーが即座にアドバイスを返してくれるため、迅速な対応が可能になりました。

今、コミュニケーションに求められるのは、“質”と“スピード”

蔭山 英樹氏
コクヨ株式会社
ファニチャー事業本部
部長

 コクヨ様の法人向け営業部門では、オフィス環境のコンサルティング、提案から構築、運用まで、顧客企業のオフィス環境の創造、改善に取り組んでいます。個人が自分専用の席を持たないフリーアドレスや、自宅や外にいてもオフィスと同じような環境で働けるモバイルワークなど、新しいテクノロジーを活用したワークスタイルを積極的に導入し、自ら実践を重ねながら、顧客企業に提案を行っています。

 これまでコクヨ様では、顧客企業のニーズや状況などを、朝の会議やメール、報告書などで、上司や同僚と共有していました。しかし、情報共有の範囲が限られる、リアルタイムなやりとりができない等、コミュニケーションの“質”と“スピード”に課題をもたれていました。
部長の蔭山英樹様は、「お客さまの企業規模が大きいと、複数のメンバーで対応します。そこで課題になるのは、情報を属人化しないこと。担当者と上司の間だけでなく、多くのメンバーにも見えるようにしたい。お客さまに対して私たちのチーム全体で取り組み、今まで以上に最適な新しいオフィス空間を提案していきたいと考えました」と語ります。

企業向けセキュリティーが導入の鍵

 このような課題を抱えていた約1年前、NTTドコモ様から提案を受けたのが、NTTコムウェアのメッセンジャー「シャナイン®TALK」でした。当時は、ちょうどスマートフォンが社内に浸透した時期。シャナイン®TALKを使えば、社外にいてもリアルタイムに、チャット感覚でメンバー同士のメッセージのやり取りが可能になります。端末にはパソコンやスマートフォン、タブレットなど、その場所で使っている最適なデバイスが選択できます。提案を受けたコクヨ様では、数ヵ月のトライアル期間を経て、シャナイン®TALKが「ワークスタイルの変革」の切り札となると判断し、導入に踏み切りました。

 ツールの選定にあたっては、ビジネスで利用することを考慮し、特にセキュリティーが重視されました。シャナイン®TALKはクローズドなクラウドサービスなので、社内のメンバーだけが利用できます。メールのように、送信先を間違えて、社外の人に機密データを送ってしまうようなトラブルを回避できます。

 またスマートフォンの待ち受け画面に、新着メッセージが表示される際も、メッセージの内容は表示されません。これも、第三者に情報が見られないための対策の一つです。

ツールとしての“気軽さ”が多対多のコミュニケーションを促進

 属人化を避けるには、多人数との情報共有が必要です。電話は、相手が出ないと要件が伝えられません。また、通話相手との1対1の関係になります。一方メールはグループ全員に送ることもできますが、全員が読んでいるという意識があるため、気軽には返信しにくいこともあります。
「シャナイン®TALKのいいところは、敷居の低さです。全員に対して気軽に質問を送信できますし、答える側も気軽に返信できます。多対多のコミュニケーションが円滑に行えます。
またシャナイン®TALKは多数に送るのが簡単で、リストから選ぶだけでメンバーを追加できます。電話番号やメールアドレスがわからなくても、名前や顔写真を見ながら選択していくだけで送り先を選択でき、グループを作るのが早くなりました」(蔭山様)

望月 美希氏
コクヨ株式会社
ファニチャー事業本部
法人営業担当

 シャナイン®TALKの運用には、社会人1年目となる望月美希様が担当になりました。望月様は、「シャナイン®TALKは、上司や先輩に、気軽に質問できるのがいい」と評価されています。新人は、小さな疑問を一つずつ解決しながら、スキルを身に付けてベテランになっていきます。しかし小さな疑問を、上司に対面やメールで聞くのは気が引けていたそうです。

「シャナイン®TALKなら、メンバー全員に対して、簡単な操作で質問を投稿できます。するとメンバーの誰かが、すぐに質問に答えてくれるのです。投稿するのは質問だけではありません。取り組んでいた案件が受注できたときは、うれしくてすぐに上司や同僚に伝えたいのですが、メールだと長々とした報告になりがちですし、書くのにも時間がかかります。しかし、シャナイン®TALKならすぐに投稿できます。大事な用件も、すぐに本題に入れます。メールは、『お疲れ様です』から始まって、『よろしくお願いいたします』で終わるようなマナーがありますが、シャナイン®TALKなら、『○○の案件、受注しました』と前置きなどを入れずにいきなり本題を書き込めます。また上下関係をあまり意識せずに済むところもシャナイン®TALKならではと思います」(望月様)

 シャナイン®TALKは「質問や報告に答える側も楽しい」と蔭山様はいいます。「受注報告を受けたとき、上司も部下に対して、その成果を評価していると伝えたいと思うもの。ですが、メールでは『了解です』とか『おめでとう』などの形式的な言葉を返しがち。しかしシャナイン®TALKなら、絵柄のついたスタンプで返せるので気持ちも伝わります。また『どの絵柄が一番気持ちを伝えられるかな』なんて考えていると、モチベーションが上がります。
 投稿の敷居が低く、気軽に返信ができるので、思わず大阪弁が出たりもします。そういう雰囲気も、コミュニケーションの円滑化に役立っています」

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