フルクラウドによるシステム更改を決断

「新システムは霞が関のなかで最先端と言えます。業務効率化と働き方改革の実現を追求するという本来の更改目的に即したものであり、かつ、セキュリティ対策、長年の懸念であった耐災害性を大幅に強化できました」（坂本氏）

2022年1月4日、文部科学省の行政情報システムはフルクラウドとなった。ファイルサーバー、メッセージング、メールシステムはNTTコムウェアが提案したBox、Slack、Microsoft 365に置き換えられ、一新された。
霞が関と地方拠点を合わせた3,700ユーザーにはタブレットとしても利用できるPC1台とスマートフォン1台が貸与された。
省庁特有の事情で年末年始の実質6日間という短い期間しか業務システムを止めることができないなか、2022年1月4日にサービスインを完了。構築開始から約9か月という短期間での実施だった。
NTTコムウェアは旧システムの導入・保守運用も支援しており、その経験を踏まえ文部科学省が抱えていた課題解決に向けて新システムのフルクラウドへの移行を提案した。

幅広いサイバーセキュリティ・情報化推進室の担当領域

今回のフルクラウドによる更改をリードしたサイバーセキュリティ・情報化推進室は、省の所掌事務に係る情報化の推進、省の情報システムに関する企画立案、省及び省の関係機関における情報システム改革及びサイバーセキュリティの確保、といった業務を担当し、PMOとして省内各局課が取り組むDXへの支援及び助言も行っている。

今回フルクラウドで更改された行政情報システムは、省内ネットワーク、職員用端末、クラウドストレージ、業務支援システム・ツール等で構成される文部科学省の基幹システムである。
行政事務の本質は、公文書管理のルールに基づく文書の作成・整理・保存に体現されるが、文書の作成過程における合意形成や意思決定プロセスにおいて行政情報システムが重要な役割を果たし、職員間、省庁間、有識者をはじめとするステークホルダーとの間で行われる膨大なコミュニケーションを効率化している。

システムデザインを徹底したエンドユーザー目線で実施

今回のシステム更改は、職員が雑務から解放され、人にしかできない政策の企画立案などの重要な仕事に集中でき、かつ働き方を自由に選択できるようにすることで、仕事にやり甲斐を感じ幸せになれる環境を実現していくという大きな目標があった。そのために、業務自動化やリモートワークをはじめ、行政情報システムの全体デザインを熟慮した。
「長時間勤務を抑制し、多様な働き方を支援できるしくみはどんなものがあるのか、それを支えるためのシステムはどのようなものが最適なのか、という議論を若手を中心に重ねていたところにコロナ禍があり、本格的なリモートワークを実体験したことで大きな進展がありました」（坂本氏）

そして、システム部門が陥りがちな、新しく立派なシステムを導入することが目的とならないよう、システム更改はあくまで手段であって目的ではないということを改めて強く意識しつつ、従来とは異なるアプローチでシステムデザインを検討し、業務改善・働き方改革と一体で計画を推し進めた。システム部門の役割は実際のエンドユーザーである職員の意見を丁寧に集め、全体のシステムデザインに活かすことであるとした一方で、すべての意見を平均的に取り入れても改革につながらないため、改革に向けた強い理念を持ちシステム全体を俯瞰して見ることのできる複数のキーマンに取り纏めを任せ、システムに一本筋の通った一貫性のある思想を持たせるように配慮した。
「システム更改の内容が省全体の改革に寄与するか、省改革・コンプライアンス室や省内有志の協力も得て事前に評価してもらいました」（坂本氏）

エンドユーザーの行動や意識の変化が明らかに