COMWARE PLUS プラス・サムシングを大切なお客さまへ

メールマガジンのご登録
ポスト
        
        

今どきのサテライトオフィスは設置スタイルも特徴的

ただし、最近のサテライトオフィスは、様々な設置形態があります。地方や郊外の企業が都心で働ける場所を確保するために簡単なオフィスを構えるケースや、営業担当が顧客への訪問時に直行・直帰して効率化を図るために都心の企業が都心に設置するケース、最新の設備を低コストで得る事で生産性向上に特化するケースなどがあります。
また、自然豊かな場所にサテライトオフィスを設置する例もあります。こうしたオフィスには、そこで働く社員の生産性を高め、創造性を十分に発揮できる環境となることが期待されています。IターンやUターンの就職も視野に入れながら、徳島県などは、サテライトオフィスの誘致を積極的に進めています。

コワーキングスペースやシェアオフィスを利用するというのも1つの方法です。社員ごとにサテライトオフィスが必要な場所が異なることもあるでしょう。しかしニーズを満たすためにサテライトオフィスを次々と設置するのはコスト的に現実的ではありません。通常のコワーキングスペースを活用して、利用できる拠点を増やすのです。 法人向けやエグゼクティブ層向けのシェアオフィスのサービスも提供されています。更に、最新のIoT機器やウエアラブルデバイス、3Dプリンターやデジタル工作機器などの開発環境が完備されたオフィスを共用する事も可能です。あるいは、副業として勤務する社員を受け入れるのに役立つ場合もあります。

JR東日本では、テレワーク用のシェアオフィスを駅ナカに設ける実証実験も行いました。東京駅、新宿駅、品川駅構内に電話ボックスのような仕事スペースを設置。Webで予約して、無料で利用できるようにしました。移動中に気軽に利用できるようになるかもしれません。
オフィスの中にサテライトオフィスを設置する企業もあります。大企業のように各地に拠点がある企業が、本社や支社の一部をサテライトオフィスとして活用するパターンです。他の支社や支店、営業所などから来た人が、そのまま本社や支社の中に設置されたサテライトオフィスで仕事をできるようにしているのです。 また、サテライトオフィスを利用する社員側では、いつも同じサテライトオフィスを使うばかりではなく、「ノマドワーカー」的に、複数のサテライトオフィスを活用する方法もあります。このように、サテライトオフィスは設置スタイルも利用方法も様々です。各企業の状況やニーズ、導入する目的に応じて選択していくことが重要です。

サテライトオフィス運用で必要なICT

サテライトオフィスの運用にはICTの活用が不可欠です。場所を作るだけでは有効に機能しません。少なくとも以下のようなICT環境を整えたいものです。

今の時代、モバイルデバイスは必須です。しかし重いPCを持ち運ぶのは大変なので、できるだけ軽く、それでいて頑丈なモバイルPCが必要でしょう。クラウド型のコミュニケーションツールも重要です。サテライトオフィスなどを活用したリモートワークでは、本社オフィスの社員と顔を合わせて話す機会が減るため、どうしても社員間の情報格差や意思伝達に食い違いが生じがちです。どの社員がどこにいても適切な情報共有、意見交換や意思決定ができるように、チャットツールやWeb会議、グループウェアなどの導入と習熟も必要でしょう。

出退勤管理のためのツールも必要です。働く場所が一定でなければアナログなタイムカードで管理するのは難しいと考えられます。仕事を始めた時間、終わった時間を管理できるツールの導入が必要となるでしょう。

電話も、従来の内線電話からスマートフォンを活用した内線電話システムへの移行が進む可能性があります。どこでも働けるようになるため、固定電話の前に座っている時間がほとんどなくなり、それに伴い、サテライトオフィスにかかってきた電話を、本人が不在時にはスマートフォンに転送するなどして、内線電話として受けられる仕組みも重要になります。

ペーパーレスの実現もサテライトオフィスの活用では重要な意味を持ちます。どこでも働ける環境作りのためには、紙の資料などを持ち歩かなくても仕事ができるようにすることも大切です。サテライトオフィスの活用とペーパーレス化を同時に進めていくことを心がけておくと良いでしょう。

セキュリティーにも気を配らなければなりません。従来であればオフィス内でのみPCを使用し、オフィス内だけで繋がる社内ネットワークでデータのやり取りをしていたため情報漏えいリスクはある程度抑えられていたかもしれません。しかしサテライトオフィスを活用すると日々PCを持ち運ぶことになります。つまり電車の網棚に置き忘れるなど、PCを紛失して誰かにデータを見られてしまうリスクが生じるのです。万が一PCを紛失した場合にもデータが漏れないように、ストレージの暗号化や手元のPC側にはデータを残さず作業できるシンクライアントの導入などを検討する必要があります。社会的信用を一気に失いかねない情報漏えい。リスクを軽減するためにもセキュリティーツールの活用も必要でしょう。

社員の自分らしい働き方の実現のためにサテライトオフィスの活用

サテライトオフィスのメリット、さまざまなサテライトオフィスの形式、そしてサテライトオフィスを運用するために必要なICTについて解説しました。

サテライトオフィスは社員の多様な働き方を支える手段の1つです。同じくリモートワークとして注目される働き方に在宅勤務がありますが、在宅勤務は実施するのが意外と難しいケースもあります。働き方改革が推し進められる中、国もサテライトオフィスの活用を後押ししています。総務省が選定した地方公共団体の施設などの利用を通してサテライトオフィスでのお試し勤務ができる「おためしサテライトオフィス」という取り組みを総務省は展開しています。働き方改革の推進、社員の自分らしい働き方の実現のためにもサテライトオフィスという選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。

204_zu02.png

サテライトオフィスの設置とあわせて、在宅勤務やモバイルワークを活用することで、多様な働き方を実現できます

2019/2/5

この記事のPDFをダウンロードする

ビジネスに役立つ情報を メールマガジンのご登録

ポスト

事例紹介

スマートフォン用リンク

エバンジェリストが語るICTの未来

スマートフォン用リンク

ページトップへ

トップへ