Web会議を遅延させたくない
Web会議で遅延が起こる原因は何だろうか
Web会議で遅延が起こった時にはどのような改善ポイントがあるのだろうか
Web会議でよく起こるトラブルの1つは、映像や音声の遅延です。遅延が発生すると、Web会議の進行が妨げられます。また、相手の印象も悪くなる恐れがあります。
そのため、Web会議を行う前に対策を講じて、なるべく遅延が発生しないよう努めたいものです。
本記事では、Web会議で遅延が起こる原因とその改善ポイントを紹介します。
Web会議で遅延が起こる3つの原因
ここでは、Web会議で遅延が起こる原因を３つ紹介していきます。
①通信環境の不備
Web会議で遅延が起こる原因の1つ目は通信環境の不備です。
Web会議では、インターネット回線を通じて映像や音声などのデータをやり取りします。そのため、通信環境に不備があればデータのやり取りに支障が生じ、遅延が起こります。
通信環境に影響を与えるのは、インターネット回線の安定性だけではありません。無線LAN機器やLANケーブルの規格も通信環境に影響を与えます。
さらに、使用している回線帯域やデータ通信量の契約状況によっても影響される可能性があります。
いずれにしても、Web会議で遅延が発生している場合には、通信環境に影響を与えている要素がないか確認しておきましょう。
②Web会議システムの問題
Web会議で遅延が起こる原因の2つ目はWeb会議システムの問題です。
Web会議には、Web会議システムが使われます。このWeb会議システムに問題があることで、Web会議に遅延が起こっている可能性があります。
Web会議システムを提供している会社のホームページなどを確認し、使用しているWeb会議システムにトラブルが発生していないか調べましょう。
もしくは、使用しているWeb会議システム自体が、遅延が多く評判の悪いシステムかもしれません。
遅延対策がなされているかは、Web会議システムを選ぶ時の重要なポイントの1つです。近年では、遅延対策がなされているWeb会議システムも多く存在します。
場合によっては、Web会議システムのプランやシステムそのものを見直す必要もあるかもしれません。
③端末のスペック不足
Web会議で遅延が起こる原因の3つ目は端末のスペック不足です。
Web会議では、映像や音声などの膨大なデータを一度にやりとりすることから、端末には大きな負荷をかけてしまいます。
そのため端末がスペック不足だとデータを処理しきれず、遅延の原因になり得ます。
端末の処理能力は、CPUやメモリにより決まります。アプリケーションにより推奨スペックが異なるので、使用するアプリケーションに適した端末を選択しましょう。
また、PCやスマートフォンの端末だけでなく、外付けのスピーカーやカメラに問題があっても、遅延が起こる可能性があります。
外付けのスピーカーやカメラを利用する場合は、それらのスペックにも注意しましょう。
Web会議で遅延が起こった時の4つの改善ポイント
ここでは、Web会議で遅延が起こった時の改善ポイントを４つ紹介していきます。
①画質・カメラ・マイクの調整
Web会議で遅延が起こった時の1つ目の改善ポイントは画質・カメラ・マイクの調整です。
高い画質の映像やクリアな音声を確保できるWeb会議システムを使えば、参加者は気持ちよくWeb会議に参加できることでしょう。
しかし、高い画質やクリアな音声を確保するには、多くのリソースを必要とします。その結果、速度低下や処理落ちなどが発生しては意味がありません。
映像は特にデータ使用量が増えがちで、長時間の会議で映像の乱れが発生するとトラブルの元になりかねません。
そのため、遅延が発生した場合には、画質を低下させてリソースを確保することで、遅延が解決する可能性があります。
また、カメラをつける必要がない参加者に対しては、カメラオフを呼びかけましょう。
②不要なアプリの停止
Web会議で遅延が起こった時の2つ目の改善ポイントは不要なアプリの停止です。
不要なアプリによって想定以上のリソースが使われていた場合、Web会議システムの接続処理に影響を及ぼす可能性があります。
また、社内LANにおいてOSのアップデート、ファイルの転送、セキュリティソフトの更新などが行われていた場合、それもリソースが使われる要因となります。
そのため、Web会議前にはネットワーク上でどのようなアプリやシステムが起動しているか確認しましょう。
不要なアプリやシステムが起動していたら、停止することでリソースを確保できます。
また、社内システムのアップデートやシステム更新があるとわかっている時間帯には、最初からWeb会議を開かない方が賢明です。
③有線LANの使用
Web会議で遅延が起こった時の3つ目の改善ポイントは有線LANの使用です。
一般的に、無線LANよりも有線LANの方が通信環境が安定しやすい傾向があります。無線LANは電波を使うため、どうしても外部状況の影響を受けやすいからです。
無線LANにはコストや省スペースなどの面でメリットがあります。また、最近の無線LANは技術が進化して、通信環境が安定してきています。
それでも、有線LANと比べるとやはり通信環境の安定性では劣ります。
特に、Web会議が長時間に及ぶと想定される場合は、通信環境の安定性がより重視されます。そのため、有線LANによる接続がベターです。
④有料版システムへの変更
Web会議で遅延が起こった時の4つ目の改善ポイントは有料版システムへの変更です。
Web会議システムの中には、無料版と有料版を用意しているものも多く存在します。その場合、無料版の方がスペックが劣っていることが普通です。
具体的に無料版では、一度に会議に参加できる人数や利用時間、通信量に対する利用制限があり、限定的にしか使えないようになっていることが多いと言えます。
そのため、無料版のWeb会議システムを使っていて不便さを感じる場合には、有料版に切り替えることで遅延が改善される可能性があります。
Web会議システムの導入時にも、将来的に無料版から有料版に切り替えることを前提に選ぶと良いでしょう。
まとめ
本記事では、Web会議で遅延が起こる原因とその改善ポイントを紹介しました。
Web会議は、新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、急速に普及しています。
Web会議には遠方の方ともコミュニケーションが取れるなどメリットも多数存在します。しかし、遅延を発生させることで会議が中断されたり、中止となったりしないような事前準備が大切です。
本記事を参考にして、遅延がなく参加者にとって快適なWeb会議を開催してください。
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