最初に、Web会議の資料共有機能とは何かを紹介します。資料共有機能とは、ホスト以外に操作権限を与えることで参加者もドキュメントの編集が可能になるものです。

資料共有と似た機能に、画面共有機能があります。これは、ホスト側で表示している画面をそのまま共有する機能のことです。

例えば、自分のPCでプレゼンテーション用のスライドを用意している場合、それを他のWeb会議参加者に対しても表示できます。

ほとんどのWeb会議システムには、画面共有機能がついています。それを活用すれば画面共有ができます。

ただし、資料共有と違って参加者による編集は行えません。

ここでは、Web会議で資料共有を行うメリットを以下の順に紹介します。

• 資料の同時編集も可能
• 資料を自分のペースで閲覧できる
• マルチデバイスに対応

資料の同時編集も可能

Web会議で資料共有を行うメリットの1つ目は、資料の同時編集も可能であることです。

プレゼンターの設定により、資料の同時編集が可能なツールも存在します。それをWeb会議で活用すれば、リアルタイムで資料を同時編集しながら会議を進めていくことも可能です。

こうすることで、今議論している内容、もしくは決定した内容を反映させて、複数のメンバーで資料を編集していくことができます。

議事録作成もスムーズになりますので便利です。

資料を自分のペースで閲覧できる

Web会議で資料共有を行うメリットの2つ目は、資料を自分のペースで閲覧できることです。

会議の参加者にはまず最後まで資料に目を通して全体像を把握してから話を聞く人や、説明者のペースに合わせる人などさまざまです。参加者は自分のペースで資料を閲覧することで、例えば先に疑問点を見つけその点について特に関心をもって話を聞くことができます。

また、自分のペースで資料を閲覧することで内容の理解が深まり、その場の議論も活発になることが期待できます。

マルチデバイスに対応

Web会議で資料共有を行うメリットの2つ目は、マルチデバイスに対応していることです。

Web会議システムの多くは、URLにアクセスするだけで会議に参加できます。PCだけでなくタブレットやスマートフォンでもWeb会議に参加できるシステムも少なくありません。

このことは、特に外出の多い業種や職種において便利な機能です。なぜなら、出先ではPCよりもモバイル端末の方が利用しやすいからです。

また、スマートフォンでも資料をピンチインなどで拡大することで、画面共有では見にくい細かい文字を読むことが可能です。

ここでは、Web会議システムで資料共有を行う時の注意点を以下の順に紹介します。

• 情報漏えい
• ネットワーク環境の整備

情報漏えい

Web会議システムで資料共有を行う時の注意点の1つ目は、情報漏えいです。

Web会議では、情報漏えいは大きなリスクの一つです。情報漏えいが発生すると、社外からの信頼を失います。会社の経営に大きな影響を与えることにもなりかねません。

Web会議システムを選ぶ時には、どのようなセキュリティ対策を実施しているか確認しましょう。

また、従業員側でも、サーバーに不要な情報は保存しないなど情報漏えいを防ぐ取り組みを心がけましょう。

なお、Web会議におけるセキュリティについては、関連コラムもご覧ください。

関連コラム：Web会議におけるセキュリティ上のリスクとその対策について解説

ネットワーク環境の整備

Web会議システムで資料共有を行う時の注意点の2つ目は、ネットワーク環境の整備です。

Web会議では、映像や音声など様々なデータのやりとりが行われます。そのため、ネットワーク環境が整備されていないとデータのやりとりがスムーズに行われません。

大人数で資料共有を行う場合、データ量が増えるため特に注意が必要です。

データのやりとりがスムーズに行われないと、音声の乱れなどが発生します。これにより、会議の快適さにも影響が出ます。

ここでは、Web会議の資料共有方式を以下の順に紹介します。

• 資料配布方式
• ホワイトボード方式
• アプリケーション共有方式

資料配布方式

Web会議の資料共有方式の1つ目は、資料配布方式です。

資料配布方式では、対面の会議で紙資料を配布するのと同じ要領で、PDFなどに変換したファイルを相手に表示させます。

データが軽いため、PCへの負荷が少なくレスポンスよく操作できることがメリットです。

ホワイトボード方式

Web会議の資料共有方式の2つ目は、ホワイトボード方式です。

ホワイトボード方式では、画面上でホワイトボードを共有します。それぞれの拠点から、ホワイトボードにテキストの書き込みやドローイングなどを行えます。

アプリケーション共有方式

Web会議の資料共有方式の3つ目は、アプリケーション共有方式です。

アプリケーション共有方式では、アプリケーションの画面を共有して、相手先からのマウスとキーボード情報を受け取ります。

これにより、相手先からもデータ変更を行うことが可能となります。ただ、PCへの負荷が高く、動作が不安定になりやすいことがデメリットです。

ここでは、Web会議で資料共有がうまくいかない時の原因と対処方法を以下の順に紹介します。

• アプリ・ブラウザのアップデート未実施
• 参加者からの資料共有が許可されていない状態
• スマートフォンとPCで異なるネットワークに接続

アプリ・ブラウザのアップデート未実施

Web会議で資料共有がうまくいかない時の原因として、アプリ・ブラウザのアップデートが実施されていないことが考えられます。

使用するWeb会議システムにおいて、ホストと参加者でバージョンが違うと不具合が生じる場合があります。

ホストも参加者も、なるべく最新のアップデートを反映させるよう心がけましょう。もちろん、端末のアップデートを欠かさず行うことも必要です。

参加者からの資料共有が許可されていない状態

Web会議で資料共有がうまくいかない時の2つ目の原因として、参加者からの資料共有が許可されていない状態であることも考えられます。

ホスト側では資料共有ができるのに参加者側では資料共有ができない場合、資料共有の権限設定に不備がないか疑ってみましょう。

もし資料共有の権限設定に不備があれば、参加者から資料共有ができるよう設定変更が必要ですので、ホスト側に依頼しましょう。

スマートフォンとPCで異なるネットワークに接続

Web会議で資料共有がうまくいかない時の3つ目の原因として、スマートフォンとPCで異なるネットワークに接続していることも考えられます。

特に、スマートフォンやタブレットとのミラーリングがうまくいかない場合、各端末を同じネットワークに接続しましょう。

例えば、PCは自宅の回線によって、スマートフォンはモバイルルーターによって接続していると、ミラーリングが機能しません。

本記事では、Web会議で資料共有を行うメリットや注意点、Web会議で資料共有がうまくいかない時の原因と対処法を紹介しました。

また、Web会議で資料共有がうまくいかない時の原因と対処方法、資料共有に便利なWeb会議システムを選ぶポイントも併せて紹介しました。

皆で同じ資料を確認しながら会議を進めたい場合や、複数の参加者で資料を編集しながら会議を進めたい場合に、資料共有は特に有効です。

また、資料共有に便利なWeb会議システムを選ぶ時には、なるべく具体的に利用シーンを想定して、それに適したシステムを選ぶと良いでしょう。

本記事を参考にして、あなたの会社でWeb会議を実施する時にも資料共有を活用して、より良いWeb会議にしてください。