サブスクリプションビジネスがうまく軌道に乗ったものの、商品・サービスや契約者の数が増えるにつれて管理業務の負荷が大きくなってしまった……。そんな悩みを抱える企業は少なくありません。

煩雑になりがちな管理業務の負荷を軽減するには、どうすればよいのでしょうか。
管理業務課題の解決に最適なソリューションについて考えます。

• サービスの提供が最優先になり管理は二の次
• 管理業務の負荷を軽減するツールに求められる機能要件とは
• サブスクリプション管理に必要な機能をオールインワンで備えたSaaS型サービス
• ユーザーはもちろん、NTTコムウェア自身もSmart Billingを活用し管理業務改善を実現

サービスの提供が最優先になり管理は二の次

近年、商品・サービスの利用期間・量に応じて料金を請求するサブスクリプション市場が目覚ましい勢いで成長しています。

必要な商品・サービスの初期費用を抑え、定額制または従量制の料金で導入できるというメリットが顧客に受け入れられ、多くのサブスクリプション事業者がビジネス規模を順調に拡大させています。
ところがビジネスの拡大に伴い、管理業務の負荷が大きくなり対応しきれないと悲鳴を上げる事業者も出始めています。

多くの事業者はサブスクリプションビジネスを始めるにあたり、商品・サービスの安定供給を優先し、利用状況や契約内容といった管理業務の仕組みを後回しにしがちです。
管理プロセスの検討、管理システムの設計・構築などに時間がかかる管理業務の仕組みが出来上がるのを待っていては、なかなかビジネスを始められないからです。

また、ビジネスがうまくいくかどうか分からない段階から、管理業務の仕組みにコストをかけられないという事情もあるでしょう。そのため、表計算ソフトのワークシートや紙の台帳など人手に頼って管理業務を行うわけですが、取り扱う商品・サービスの品揃えや契約数が増えてもこの状況を続けていれば、管理業務が追い付かなくなるのも当然です。

さらにビジネス開始後も、顧客に合わせたこまめなプライシングの変更（新たなプランの追加や、従量制サービスの提供）も必要となり、管理業務はより複雑になります。

管理業務の負荷増大は、様々な弊害をもたらします。万一、誤請求や契約情報の反映漏れを発生させると、顧客の信頼を大きく損ねることになりかねません。
管理業務に人手が割かれて顧客分析や新商品・サービスの検討に費やせなくなり、顧客のニーズに合致する商品・サービスを提供できず、結果的に顧客を失うことも考えられます。

サブスク管理業務の負荷を軽減するツールに求められる機能要件とは

管理業務の負荷を軽減するには、やはり利用状況や契約内容といった管理業務の仕組みをシステム化することが欠かせません。
では、どのようなシステムを構築すればよいのでしょうか。

よくあるのは、サブスクリプションビジネスの業務を回すための各プロセス、例えば利用状況の計測、顧客管理、料金計算、請求業務といった領域に、ツールを個別に導入してシステムを構築する方法です。

ですが、この方法では、それぞれのツールにデータ入力処理を行うようなツール間連携の仕組みを構築しなければならなかったり、ツールの機能をサブスクリプションビジネス用にカスタマイズする必要があったりするなど、相当額のコストがかかります。
また、途中に人手の作業が多数発生し、せっかくシステム化したのに管理業務が効率化できないこともあり得ます。

そこでお勧めしたいのが、サブスクリプションビジネスに必要な機能をワンストップで提供しているサブスク管理専用のツールです。

このようなツールには、キャンペーンや割引、従量課金など顧客に合わせた複雑な料金プランを容易に管理できる料金計算機能、住所や支払方法、プランの変更などの顧客に関する情報を適切に管理できる契約管理機能など、サブスクリプションの一元管理に最適な機能が備わっています。

サブスク管理に必要な機能をオールインワンで備えたSaaS型サービス

このようなサブスクリプション専用ツールの一つに、NTTコムウェアが提供する「Smart Billing」があります。

このツールは、SaaS型サービスとして提供されており、サブスクリプションビジネスに必要な商品管理から契約、課金・請求・回収、分析までの一連の業務を支援する機能を備えています。
例えば商品管理では、販売期間、課金方法、課金周期など商品・サービスに関する情報を一元管理することが可能です。契約管理では、顧客情報と請求単位の契約情報、契約ごとの割引設定などが管理できる機能が用意されています。

課金・請求については、毎月の請求額の計算や請求書の発行を自動化する機能が用意されているほか、複数の決済方法（オプション）に対応し、入金から消込までの回収業務を自動化できる機能も備えています。
さらにサブスクリプションビジネスのKPI（重要業績評価指標）を可視化して経営判断を支援する、データ分析機能も提供しています。

Smart Billingはもともと、NTTグループにおける契約〜請求にかかる一連の業務システムを開発してきた経験の中から生まれました。 操作しやすいユーザーインターフェイスを採用しており、スキルや知識がなくても扱えることが大きな特長です。

また、他のツールやシステムとの連携も含め、どのような構成で導入すべきかコンサルティングを実施するところから導入を支援するほか、管理業務プロセスの設計や運用管理者のスキルアップについてもサポートしているので、「導入したけれど、使いこなせない」といった心配もありません。

ユーザーはもちろん、NTTコムウェア自身もSmart Billingを活用し管理業務改善を実現

NTTコムウェアでは、Smart Billingに関する料金請求などの一連の管理業務において、同サービスを自社利用しています。
ただし、サービス開始時から利用していたわけではなく、当初はサブスクリプションビジネスの管理業務に課題を抱える事業者と同じように人手で管理していました。

このため、担当者不在時の対応が難しいという非効率な運用が常態化しており、契約数の増加とともに遅れやミスが多発するという問題を抱えていました。

そこでSmart Billingによる管理業務へと切り替えることにし、一部の請求業務などに利用していた基幹システムとRPA（ロボティックプロセスオートメーション）を連携させ、ほぼ手作業なく自動的に業務を回せるようにしました。

管理業務の経験がない担当者でも対応できるようになり、管理業務にかかっていた作業時間は導入前に比べて約6分の1に軽減されています。効率化された時間を使うことで新しい商品・サービスの検討に注力できるようになり、売上を伸ばすという効果も得られました。

現在、Smart Billingは多くのサブスクリプション事業者に採用されています。
MVNOサービス事業を展開するA社では、約80種もの多様な料金プランの管理を表計算ソフトによる手作業で行っており、管理業務の負荷が増大するという課題を抱えていました。

この課題を解決するために、A社はSmart Billingを導入。煩雑な料金計算〜請求業務を自動化し、新しいサービスの検討へのリソースシフトを実現しています。

Smart Billingはサブスク管理業務のベストプラクティスに基づいて開発されたツールであり、管理業務に必要な基本機能がすべてそろっています。
さらなる効率化や工夫が必要な場合も、大規模システムとの複雑な連携やサブスクリプションビジネスに関するノウハウを持った担当者が適切なアドバイス・支援を提供しています。

現状の管理業務の課題を一刻も早く解決したいという事業者様は、NTTコムウェアへぜひご相談ください。