コロナ騒動以降、できる限りテレワークを活用することで「密」を避けることが求められています。
どうしてもテレワークに移行できない業務もありますが、よく見直してみると、実は在宅勤務に切り替えられる業務も残っているはずです。
NTTコムウェアでは、従来から業務のシステム化・SaaS化などを着実に進めていたことが功を奏し、コロナ禍の緊急事態宣言に迅速に対応することができました。
スムーズなテレワーク移行が実現できた、その要因について詳しくご紹介します。
- 急務となったテレワーク整備を阻む障壁とは
- SaaSによるシステム化が威力を発揮
- 1か月足らずで全社的なテレワークを実施できたワケ
- 業務のSaaS化が全社テレワークの早期整備に寄与
- テレワーク構築ノウハウと請求業務の知見をプラスしてお客さまをサポート
急務となったテレワーク整備を阻む障壁とは
働き方改革が求められるなか、フレキシブルな働き方を実現する手段の一つとして期待されているテレワークですが、本格的な導入に踏み切った企業は限定的でした。
また、育児や介護など特殊な事情がない限り、テレワークが認められていなかった節もあります。
ところが、新型コロナウイルスの拡大に伴い、テレワーク環境の整備が急務となりました。
このとき、すでにテレワークの基盤が整っていた企業はスムーズにテレワークの全社展開に乗り出すことができましたが、一方で、様々な理由からテレワークが実施できずオフィス出社を余儀なくされた企業も少なくありません。
現状の体制に危機感を抱きつつも、まだテレワークを導入できていない企業、あるいは導入したものの課題が生じている企業は、どうすればいいのでしょうか。
まずは、何がテレワークの障壁となっているのか整理してみましょう。
紙の種類
請求書を印刷して送付したり、稟議書類を共有したりと、紙や人の手を必要とする業務が残っている。これにより、いわゆる「ハンコ出社」をせざるを得ない状況に。
セキュリティ
顧客情報や契約情報などの重要データを、インターネットを介して取り扱うことになるため、情報漏えいなどが心配。 また、紙と押印をやめてOfficeソフトなどの電子データでやりとりすると、改ざんや操作ミスによる意図しない変更の恐れがあり、内部統制上の懸念が残る。
IT環境
ペーパーレス化やセキュリティに精通した、いわゆるIT人材が少ない、もしくは全くいない。 また、IT環境を整えたとしても、抵抗なくスムーズに業務を置き換えられるか心配。
SaaSによるシステム化が威力を発揮
紙の書類からの脱却、セキュリティの担保を両立するための方法としてNTTコムウェアでは、SaaSを活用して極力手作業をシステム化することをお勧めしています。
手作業や属人的な作業をシステム化することで、業務を標準化し、「いつでも」「どこでも」「誰でも」業務が行えるようになるため、もし担当者が病気で対応できない場合など、不測の事態が起こっても事業継続が可能になります。
そしてデータがクラウド上で保管されるため、PCが盗難に遭った場合でも情報漏えいのリスクを軽減することができます。
また、Officeソフトではデータの改ざんを検知するのが困難ですが、システム化することで細かな更新記録やログを残すことができるため、それを社内に周知するだけでも抑止効果が期待できます。
また、これらの機能を実装するためにシステムを独自開発する選択肢もありますが、時間もコストもかかるため現実的とは言い切れません。
契約してすぐに使用開始できるSaaSであれば、素早く手軽に導入ができます。
また、多くのSaaS事業者はサイバーセキュリティを重要視した取り組みやメンテナンスを行っているため、自前でシステムを運用するよりも安全な場合があり、さらに常に最新のシステムを使うことができます。
上記のように、業務のシステム化を進めていくことでテレワークの早期導入や定着化に一歩近づくはずです。
SaaSを活用することによるメリットや効果について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
SaaS活用でシステムの保守運用から解放！
ITサービスの分野で、ここ数年よく見聞きするのがSaaS（サース、またはサーズ）という言葉。SaaSとは、「Software as a Service」の略であり、…
1か月足らずで全社的なテレワークを実施できたワケ
現在では、全社的なテレワーク運用を実現しているNTTコムウェアですが、以前までの働き方は、多くの会社と同じようにオフィス出社を前提としたものでした。
では、なぜNTTコムウェアは、テレワークの迅速な整備を実現できたのでしょうか。
NTTコムウェアは、サブスクリプションビジネスの管理業務をトータルでサポートする「Smart Billing」をSaaS型で提供しており、フレキシブルに働ける環境づくりの一環として自社運営にもSmart Billingを適用していました。
これにより、SaaSの汎用的な画面操作を通して業務を実行できるようになり、出社ができない環境でも業務の実施が可能になりました。
さらに、サブスクリプションビジネスの領域にとどまらず、勤怠管理業務や契約業務、さらにはリモートデスクトップの導入など、働き方改革の一環として様々な業務のシステム化・SaaS化を進めていました。
また、コロナ禍前からすでに子育てや介護などの事情を抱える社員を対象にテレワークを認めており、その基盤や制度を整備していました。
これらの取り組みが功を奏し、2020年4月には全社的なテレワーク移行が実現。
約1か月のテレワーク移行期間中、準備していたテレワーク用の回線が足りなくなったり、決裁やドキュメントへの押印ルールなどの見直し・変更が必要になったりしましたが、それ以外には特に大きな課題もなく、2021年4月現在でも政府が求める「出勤者数の7割削減」を常に達成し続けています。
全社的なテレワーク移行が実現した大きな要因として、Smart BillingをはじめとしたSaaSの積極的な利用により、業務の効率化、セキュリティ強化や内部統制などのテレワークに求められる課題をクリアできたことが挙げられます。
業務をできる限りSaaSでシステム化していたので、あとは自宅からでも利用できるように調整するだけで済んだわけです。
また、業務は普段と変わらず、ただ「働く場所が変わる」だけだったので、現場における運用の移行もスムーズでした。
業務のSaaS化が全社テレワークの早期整備に寄与
上記の取り組みを補足すると、システム化・SaaS化する前は、営業や契約業務における押印・印刷作業、セキュリティ保護のため利用端末を制限する業務など、出社せざるを得ない業務フローがありました。
もしそのままの状態だったとしたら、現在のような全社的なテレワークは実現不可能でした。
ルール化できる作業についてはシステムによる自動処理へ変えていき、さらに手運用で行われていた決裁や署名の電子化を行うなど、先回りでシステム化・SaaS化や、それに伴う運用の最適化を行っていたため早期にテレワーク環境の整備ができたのです。
テレワークを実施した企業のなかには「生産性が低下した」という声も聞こえてきますが、NTTコムウェアの場合はシステム化によって計算・管理ミスが最小化し、データの先祖返りや二重管理をなくすことができたという効果が見られ、さらにテレワーク化の実現により、「通勤時間を有効活用できるようになった」「柔軟な働き方ができるようになった」など好意的な意見が聞かれ、むしろ生産性は上がったと捉えています。
つまり、コロナ禍を機に、社員の働き方が改善し、いわゆる「ニューノーマル時代」の働き方をいち早く実現できたのです。
SaaSを活用することによるメリットや効果について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
SaaS活用でシステムの保守運用から解放！
ITサービスの分野で、ここ数年よく見聞きするのがSaaS（サース、またはサーズ）という言葉。SaaSとは、「Software as a Service」の略であり、…
テレワーク構築ノウハウと請求業務の知見をプラスしてお客さまをサポート
NTTコムウェアは1997年に創立して以来、NTTグループ向けの通信系システムや、請求系システムを構築してきた実績があります。
また、NTTグループ各社の請求業務を管理するなかで、その知見を蓄積してきました。
こうした実績を背景に、Smart Billing導入にあたっての運用支援はもちろんのこと、導入に伴う業務見直しや利活用のコツをお伝えするなど幅広くサポートし、さらにNTTグループが提供するSaaSラインナップや既存システムと組み合わせたシステム構築なども柔軟に対応しています。
さらに今回の全社的なテレワーク整備で培った経験を生かすことで、お客さまに寄り添った提案を行うことが可能です。
コロナ禍の収束に見通しが立たないうえ、自然災害など新たな脅威にいつ見舞われるかわかりません。
また、働きやすい職場づくりは、ダイバーシティ経営や優秀な人材を確保するという観点でも必要なことです。
テレワークができる環境整備は、働き方改革への対応だけでなく、事業継続の観点からも重大なテーマです。
先々を見据えて、今こそテレワーク環境の整備に本腰を入れたいという事業者様は、NTTコムウェアへぜひご相談ください。
（日経ピーアールにて取材・記事制作）
