誤請求は経理部門だけの問題ではなく、企業の信用を傷つけ、経営上の問題へと発展するリスクがあります。
多くの業界で顧客のニーズに合わせた多様な料金プランが提供されるようになり、請求管理のプロセスは複雑化の一途を辿っています。
また、消費増税・軽減税率導入などの対応にも追随する必要があり、表計算ソフトを使った手作業の管理では、誤請求を防ぐのは難しいのが現状です。
請求管理の効率化のために、どのような対応をとればよいのでしょうか。
- 表計算ソフトを中心にした手作業では、複雑化するビジネス環境に対応できない
- 誤請求はメディアに取り上げられ、調査委員会が設置される、経営レベルの問題
- 請求管理は紙ベースのプロセスからデジタル化、そして請求管理システムの利用へ
表計算ソフトを中心にした手作業では、複雑化するビジネス環境に対応できない
請求管理は定期的に発生する業務でありながら、その効率化は難しく、ミスが発生した場合の影響も大きなものになりがちです。
請求書の作成・発送漏れ、宛先や請求金額の誤り、二重請求、入金消し込みの抜け漏れ等、請求にまつわるリスクは多数存在します。
また、請求先名義と振り込み人名義が異なっていたり、複数の請求書が合算して支払われたりと、請求先の都合に起因する問題も見逃せません。
このような問題に対処するため複数人でチェックをするなど、経理部門は煩雑な作業への対応を強いられています。
加えて、月末に入金が偏るなど特定の期間に集中して作業が発生するため、該当時期のみ稼働負担が増加することに繋がります。
請求管理を表計算ソフトや簡易的なツールで実施している企業も多く存在します。
月に数十件程度であれば管理できるかもしれませんが、規模が大きくなるにつれ、手作業での請求管理には限界が訪れます。
例えば、入金消し込みを行う際には、金融機関の入出金明細と、請求先を記録した表計算ソフトの一覧を見比べて、該当する請求に対して支払いが完了した旨をチェックしていきます。
昨今は、料金体系が複雑化しており、顧客の利用状況に基づく料金計算や複数のプラン、期間限定の割引など、請求管理の難易度が増加しているのが現状です。
また、キャッシュレス決済や暗号資産といった決済手段の追加や税制改正対応など、ビジネス環境に合わせて請求業務を刷新する必要に迫られています。
表計算ソフトによる管理の問題点についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
実は非効率!?表計算ソフトによる管理の問題点
表計算ソフトはシンプルながら多くの用途に対応できるため、大量データを扱う業務管理にも利用されているケースがあります。しかし、共同作業が難しく…
誤請求はメディアに取り上げられ、調査委員会が設置される、経営レベルの問題
誤請求は経理部門だけの問題ではなく、事業そのものへ大きな影響を与えるリスクがあります。
例えば、過大請求が発生していたことが明らかになった場合、顧客への返金対応はもちろんのこと、その規模が大きい場合には経営陣が顧客や株主、メディア向けに謝罪会見を実施することも珍しくはありません。
誤請求については、従業員が故意に起こしてしまうケースもあれば、無意識でヒューマンエラーを起因に発生することもあります。
返金や謝罪といった暫定対処だけではなく、原因を根絶するための再発防止策など、本格対処を含めた説明責任が経営陣に対して求められます。
このような誤請求は企業の信用を傷つけるものであり、メディアで広く報じられればブランド価値の毀損に繋がります。
顧客への影響が大きな事案であれば、訴訟にまで発展するリスクもあるでしょう。
また、事業拡大に伴い、システム上で管理しているデータのレコード数やトランザクション数が増加した場合のサイジングも不要です。
さらに、システムを運用するために必要となる運用設計に加え、24時間365日直営社員や社外ベンダーを監視要員として配置する必要もなくなります。
請求管理は紙ベースのプロセスからデジタル化、そして請求管理システムの利用へ
誤請求の原因は担当者レベルで防げるものばかりではなく、業務プロセスや情報システムの整備を含めて対応するべき全社レベルの課題です。
特に、問題を未然に防ぐことや、問題発生後の再発防止が欠かせません。
紙ベースの業務プロセスが残っていて、情報共有が十分に行われていなかったり、特定の個人に依存した業務が存在すると、誤請求に係わるリスクが高まります。
表計算ソフトを使っていたとしても、一人の管理者しか数式やマクロの変更ができないといったケースも想定されます。
請求管理のシステム化を進める上では、料金計算や請求書の授受だけで完結するものではなく、商品・契約・会計・分析といった多数の業務との関連性を含めて検討する必要があります。
最近はRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）によって、複数のシステムにまたがって定型業務を自動化する取り組みが増えています。
RPAは状況に合わせてカスタマイズできるのがメリットと言えますが、非効率な間接業務を残したまま運用を続けても、自動化による省力効果を最大化することができません。
請求管理を提供するシステムやクラウドサービスを導入すれば、業界標準の業務プロセスを取り入れることができるため、業務の効率化が期待できます。
例えば、NTTコムウェアでは「Smart Billing」というクラウドサービスを、サブスクリプションビジネス事業者に対して提供しています。このサービスは、NTTグループの料金系システム構築で培ってきた請求業務のベストプラクティスを反映させたシステムです。そのため、サブスクに特化した請求管理システム「Smart Billing」を導入し、その運用プロセス通りに請求業務を行うだけで、NTTグループのノウハウが詰め込まれた請求業務プロセスを自社に取り入れることができます。
誤請求を防ぎ、手作業に依存した業務を刷新するために、一度検討してみてはいかがでしょうか。
