企業が保守期限を迎えたシステムをリプレースする場合、同時に業務プロセスを根本的に見直し、効率化することが肝要です。
こうした取り組みは、BPR(Business Process Re-engineering)と呼ばれています。
システムをリプレースするタイミングは、BPRに取り組む絶好のチャンス。非効率的な作業を減らし、業務を最適化することができます。
BPRを進めていくために知っておきたいこと
BPRは、「企業の業務活動を根本から考え直し、根本的革新を行う経営手法。高度な企業情報システムを取り入れるなどして、業務の効率化を図ること」と定義されています。この意味で、BPRは単なる業務改革よりも、広い概念だと言えます。
BPRへの着手にあたっては、まず自社が業務・システム上抱えている課題を洗い出し、目的を明確化する必要があります。
さらに、経営視点で全体を俯瞰しつつ、経営層が全体最適を考慮して取り組みを推進することが求められます。
システムの保守・運用における課題
実際にシステムのリプレースを検討する際には、まず課題を洗い出していきましょう。
レガシーと呼ばれるような重厚長大な基幹システムへ、何度も改修を加え保守を続けていくと、さまざまな弊害が発生します。
システムの改修を長期にわたり続ければ、つぎはぎ的な対応で使い勝手が悪くなることもあり、業務の煩雑化や、作業ミスの増加、稼働増といったリスクが高まる可能性もあります。
また、市場のスピードへ追随したシステム改修が困難になるだけでなく、改修や保守作業が外部のベンダー依存となることによってコスト低減が進まなくなる場合もあり、競争力を失う要因になります。 また、レガシーシステムを運用している場合、業務をシステム側に合わせざるを得なくなるようなケースも出てきます。
例えば、営業担当者が見込顧客への提案状況を帳票出力して行う営業活動において、「該当の帳票出力処理は日次で夜間に行う」というシステム上の制約があるとします。
この場合、担当者は最新の情報が反映された帳票を日中に出力したくても、翌日まで待たなくてはならず、すぐには最新の状況を把握できません。
仮に、この帳票が随時出力可能であれば、従業員は常に最新の情報を参照することができ、営業活動の効率性も高まります。
リプレース先はSaaSの検討を
システムをリプレースする場合は、業務プロセスの見直しや組織のルール簡略化、過剰品質の緩和などが必要です。
これらを進めていかないかぎり、システム側への影響が大きくなり、コストが肥大化するからです。
では、こうした事態を避けるためにどうするべきでしょうか。
業務プロセスの見直しに関しては、SaaS（Software as a Service）やパッケージソフトなど、リプレース先のシステムに業務プロセスを合わせていくことが効果的です。
SaaSはクラウドを介して多数の利用者が同一の機能を利用することが前提であるため、そこには集合知としてサービス利用者のノウハウがふんだんに活かされています。
したがって、SaaSを利用することで標準的な業務プロセスに沿って運用できるというメリットがあります。
そのほか、社内のシステム部門や外部のベンダーへ都度依頼せずとも、必要なアップデートや保守を継続的に享受することができるため、事業全体で見た場合に保守・運用コストが削減できるのは魅力的です。
SaaSを利用するメリットについては、こちらの記事をご覧ください。
SaaS活用でシステムの保守運用から解放！
ITサービスの分野で、ここ数年よく見聞きするのがSaaS（サース、またはサーズ）という言葉。SaaSとは、「Software as a Service」の略であり、…
BPRを進めるためのヒント
では次に、BPRの進め方について見ていきます。
BPRが成功する鍵は、業務部門の理解や協力が得られるかにあります。
業務部門の理解を得られずに押し通すと、不要な軋轢を生むことになります。
システムリプレースで問題になるのは、「現行業務の流れは変えたくない業務部門」と、「システムコストを抑えるためにBPRを推進したいシステム部門」との衝突です。
こういった対立を避けるためにも、リプレース先であるシステムの標準機能に業務を合わせる「Fit to Standard（標準への準拠）」という考え方を、業務部門に理解・浸透させることが必要になります。
業務部門からすれば、システムへ合わせるために現行の業務プロセスを変えなくてはならないため、習熟度が下がると共に、社内制度や品質基準の見直しが発生することで、短期的に見れば業務効率が低下し、負荷が増加します。
その一方で、先にも触れたように、システムの制約を受けて歪になった業務の流れは無理や無駄も多く、長期的に見ればSaaSのような集合知を活用した標準プロセスへと見直しを行うほうが、より効果的だと考えられます。
このように、業務部門としてもメリットがあることについて理解を得た上で、全体最適や中長期的な視点から経営層がガバナンスを効かせて、システムを刷新していく必要があるのではないでしょうか。
サブスクリプションビジネスにおけるBPR推進に
近年、飛躍的に増加するサブスクリプションビジネスについて、バックオフィスのBPRに役立てるSaaSとして、NTTコムウェアでは「Smart Billing」という請求管理システムを提供しています。
サブスクリプションビジネスに必要な契約管理や料金計算、請求管理、会計システム連携を備え、業務の効率化に貢献。NTTグループの様々な業種・業態の料金系システムにおいて構築・保守・運用を担ってきたノウハウを反映したシステムのため、お客様のBPRにも最適です。
サブスクリプションビジネスにおいて、BPRを進めていきたいと考えている方は、こちらの資料をぜひご覧ください。
